Служба бухгалтерского учета, или финансо­вая служба

Эта служба относится к подразделениям «заднего пла­на», так как напрямую не контактирует с клиентами. Однако в структуре отеля она занимает ведущую позицию. В ее функции входит формирование достоверной бухгал­терской отчетности, дающей полное представление об имущественном и финансовом положении отеля, о ре­зультатах хозяйственной деятельности и изменениях в его финансовом положении.

Персонал службы бухгалтерского учета:

1.осуществляет контроль и учет всех производимых в отеле финансовых операций, включая получение и вы­дачу денежных средств, начисление и выплату зара­ботной платы персоналу;

2. осуществляет операционное обслуживание гостинич­ной деятельности, расчеты внутри отеля, с поставщика­ми и с кредиторами;

3. осуществляет планирование финансово-экономичес­кой деятельности, направленной на развитие отеля. В обязанности этого подразделения входит регуляр­ная подготовка отчетных форм для контролирующих го­сударственных органов и владельцев или акционеров предприятия. В этом подразделении также аккумулиру­ется и обрабатывается вся финансовая информация.

В силу требований, предъявляемых к подразделению бухгалтерского учета, и его функций главный бухгалтер гостиницы напрямую подчиняется генеральному директору, а служба работает в тесном контакте со всеми структур­ными подразделениями отеля. Особенное внимание бухгал­терской службы фокусируется на подразделениях, при­носящих предприятию основные объемы прибыли.

Исходя из этого, работа службы бухгалтерского учета де­лится на два глобальных участка: учет гостиничных опе­раций и учет операций общественного питания. В крупных отелях выделяются сектора расчетной группы по заработ­ной плате персонала, центральной кассы и отдела закупок.

Кассиры службы приема и размещения в конце каждой смены сдают полученную от реализации услуг отеля вы­ручку в бухгалтерию или в центральную кассу. В их обя­занности также входит проверка чековых книжек, ав­торизация кредитных карт, проверка изменений и внесе­ние поправок в счета гостей.

Иногда служба ночного аудита и кассиры службы при­ема и размещения относятся к отделу ценового контроля, включенного в структуру службы бухгалтерского учета.

Учетом поступлений через предоставление услуг ресто­ранами, буфетами, барами и другими пунктами питания клиентов занимается, как правило, специальная служба бухгалтерского подразделения. Если пункты питания обслуживаются не предприятиями-арендаторами, то све­дения об их работе поступают в общую бухгалтерию для включения в общую отчетность. Кассиры, осуществляю­щие операции по предоставлению услуг питания и на­питков, отслеживают баланс доходов и расходов ресторан­ных служб. Они отчитываются перед бухгалтером-контро­лером, ответственным за этот участок. Бухгалтер-кон­тролер подотчетен по всей поступающей к нему информа­ции главному бухгалтеру.

Деятельность бухгалтерии или финансовой службы свя­зана со сбором и обработкой большого объема информации. Выводы, полученные после обработки имеющихся дан­ных, становятся основой формирования бюджетной по­литики отеля и дальнейших его стратегических решений.

В некоторых отелях, особенно в крупных, финансо­вые и бухгалтерские службы разделены и имеют иные функции и управление.

В отелях, включенных в гостиничные цепи, финансо­вые службы непосредственно подчинены головной орга­низации.