18.Довідково інформаційні документи Пояснювальна записка.Види та основні вимоги до офлрмлення склад реквізитів

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

У залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи:

o Записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом.

o Записки із приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися із провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Викладення тексту може бути прямим, тобто коли він містить у визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним - коли доказова частина стоїть після висновків.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого..

19. Довідково-інформаційні документи. План роботи

План роботи - це документ, що встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів (робіт) для їхнього подальшого ви¬конання. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відпові¬дальних за кожний пункт плану).

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, таблиці, схеми тощо.

Розрізняють такі групи планів: річні (календарний, фінансовий, навчальний); піврічні (семестрові); квартальні (четвертні); місячні; декадні; тижневі; добові.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану:

1. Ґриф затвердження.2. Назва документа.3. Назва установи чи структурного підрозділу.4. Термін, на який укладено план.5. Порядковий номер.6.Термін виконання конкретного виду роботи (заходу).7.Зміст роботи.8. Посада, прізвище та ініціали виконавця.9. Посада, прізвище та ініціали відповідального.10. Відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (про¬ведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які від¬повідають за їх виконання, а індивідуальні - ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником.

20Довідково-інформаційні документи. Протокол. Витяг з протоколу

Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах (Додаток 13).

Комерційні підприємства складають протоколи засідань Ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо.

Протокол веде секретар, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

Протоколи бувають трьох видів:

¨ короткі – записують питання, які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих в обговоренні, а також прийняті рішення;

¨ повні – містять, крім порядку денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів;

¨ стенографічні – весь хід засідання записують дослівно.

Реквізити протоколу:

- назва виду документа (ПРОТОКОЛ);- дата засідання;- індекс (номер);- місце засідання;- гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);- заголовок до тексту;- вступна частина тексту (склад присутніх, порядок денний);- текст;- особистий підпис голови;- особистий підпис секретаря.

Реквізити витягу:

1. Назва й номер документа. 2. Назва колегіального органу, засідання, наради. 3. Дата. 4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання. 6. Підписи голови й секретаря

У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджуються в життя наказами керівника установи.