15. Довідково-інформаційні документи. Довідка

Довідково-інформаційні документи — це ті документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Довідка — це документ, який містить опис та підтвер¬дження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми – укладаються для подання в інші ус¬танови; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки:

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).2. Назва документа.3. Дата.4. Місце укладання документа.5. Заголовок до тексту.6. Текст.7.Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.8. Печатка.

16. Довідково-інформаційні документи. Оголошення

Оголошення – це документ, у якому повідомляється про час і зміст зборів (засідань, нарад), про потребу в робочій силі чи замі-щенні вакантних посад, про потребу в послугах чи можливість їх надання.

В оголошенні потрібно вказувати:

– хто і про що повідомляє,

– дату,

– місце події.

Оголошення за формою поділяються на писані, друковані (у га-зетах, часописах, на окремих аркушах), мальовані. До оголошень можна віднести афіші, що рекламують вистави, кінофільми тощо.

Для того, щоб оголошення краще сприймалося, потрібно подба-ти про його оформлення: подумати, які слова написати більшими, а які – меншими літерами, вдало дібрати кольори.

Якщо оголошення має звучати по радіо чи телебаченню, – обу-мовити час його озвучення, подбати про оригінальність тексту.

Розрізняють оголошення:

1) від приватних осіб;

2) від окремих організацій, підприємств, державних установ, на-вчальних закладів.

17.Довідково інформаційні документи акт.Види та основні вимоги до офлрмлення склад реквізитів

Акт - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою.

Акти складаються за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовуваннях нових виробів та зразків та ін. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи. Текст акта містить висновки з фіксованих фактів та пропозиції.

В актах зазначають документи, що визначають повноваження осіб, які його склали.

Кількість примірників акта встановлюється нормативними документами або визначається практичними потребами.

Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

В актах проставляють дату заактування факту чи події.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатувальної.

Вступна частина будується за такою схемою:

Складено комісією...;

Присутні...

Якщо акт складено комісією, то замість слова "Присутні" друкують: "Голова комісії", потім - "Члени комісії", зазначають їхні посади, прізвища та ініціали.

У констатувальній частині викладають цілі та завдання, суть та характер проведеної комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася робота, фіксують установлені факти. Акт складають у трьох примірниках: перший направляють до вищої організації, другий - керівникові організації, третій - підшивають у справу

Реквізити акта: назва виду документа, дата, індекс, місце складання чи видання, гриф затвердження (у разі потреби), заголовок до тексту, підстава (оформляють за зразком реквізиту 22), текст, позначка про наявність додатка, підпис.

Акт оформляють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.