10.5 Документальное оформление результатов анализа хозяйственной деятельности

Завершающий этап аналитической работы - оформление резуль­татов анализа и обеспечение контроля выполнения принятых управ­ленческих решений. Результаты анализа оформляются различными документами в зависимости от поставленных целей и задач.

Пояснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Содержание по­яснительной записки должно быть достаточно полным. Кроме выво­дов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, в ней должны отражаться общие вопросы: экономиче­ский уровень развития предприятия, условия хозяйствования, резуль­таты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обоснован­ной и конкретной по стилю. Она может содержать аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т. д. При ее оформлении особое вни­мание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результа­там анализа. Они должны быть всесторонне обоснованными и направ­ленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, ос­воение выявленных внутрихозяйственных резервов.

Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйствен­ного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управ­ления. В отличие от пояснительной записки содержание справки и заключения должно быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков и достижений, выявленных резервов и спосо­бов их освоения. В данных документах может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Результаты анализа могут оформляться и в бестекстовой форме, которая состоит из постоянного макета типовых аналитических таб­лиц и не содержит пояснительного текста. Такой порядок оформле­ния результатов анализа в последнее время находит все большее применение и рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в отобранной и систематизи­рованной информации и принимать необходимые решения. Бестек­стовый анализ повышает его действенность, так как при этом сокра­щается разрыв между проведением аналитического исследования и использованием его результатов.

Результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического пас­порта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности предприятия в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после соот­ветствующих постановлений собраний трудового коллектива, прика­зов руководителя или вышестоящих органов управления.

Разрабатываемые по результатам анализа мероприятия и реко­мендации после их утверждения становятся обязательными для вы­полнения. Необходимо, чтобы каждое предложение было конкретным и реальным, а его выполнение обеспечено материальными, финансо­выми ресурсами и ответственными исполнителями. Также следует определить сроки исполнения и подсчитать ожидаемый результат и эффект от внедрения разработанных мероприятий.