3.2. Структура, форми подання та відображення економічної інформації

Основу будь-якої ІС становить інформаційна база (уся сукупність інформації підприємства). Не вся інформаційна база є базою даних – тільки та її частка, яка певним чином організована на машинних носіях відповідних ЕОМ. Сьогодні на українських підприємствах найчастіше використовується не єдина управлінська база даних, а сукупність кількох баз (організаційно-економічна, технологічна, службова, інфраструктурна тощо). Для певності надалі йтиметься про організаційно-економічну базу (підсистему БД).

При розміщенні масивів в пам’яті ЕОМ виникає питання їх внутрішньої структуризації. В порядку зростання рівнів виокремлюють такі одиниці інформації: символ → поле → агрегат даних → запис → файл → база даних.

Символ – це елемент даних, який не має змісту і використовується для створення інших елементів даних. Поле – поєднання символів, яке приводить до утворення мінімального семантичного елемента масиву (наприклад, “Таб. номер робітника”). Агрегат даних – сукупність елементів, яка має самостійний зміст (наприклад, “Адреса”). Запис – це поіменована сукупність об’єднаних за змістом полів, яка має завершену характеристику об’єкта (наприклад, “№ , ПІБ, Таб. номер робітника , Адреса”). Файл – поіменована сукупність записів для об’єктів одного типу (напрклад, “ВИКЛАДАЧІ”). База даних – поіменована сукупність взаємозв’язаних файлів з мінімальною надмірністю, яка призначена для одночасного використання багатьма співробітниками (наприклад, “ЕЛЕКТРОННА БІБЛІОТЕКА З НАПРЯМКУ МЕНЕДЖМЕНТ” ).

За характером взаємозв’язку елементів усі структури даних можна поділити на лінійні та ієрархічні. В обох випадках можливі нелінійні зв’язки. В лінійних структурах усі елементи розміщені на одному рівні, в нелінійних – на кількох рівнях. До лінійних структур відносяться послідовні й рядкові структури, а також списки. До ієрархічних структур відносяться дерева, сітки, таблиці, а також комбінації з названих елементів.

3.3. Види економічної інформації

Відповідно до виконуваних функцій управління виділяють такі види інформації: прогнозна, планово-договірна, облікова, нормативна, розцінкова, довідкова, таблична.

Прогнозна інформація пов’язана з моделюванням майбутнього стану підприємства і носить інформаційно-рекомендаційний характер (наприклад, очікуєма кількість споживачів послуг зв’язку через два роки). Планово-договірна інформація пов’язана з плануванням виробничо-господарських процесів в найближчому часовому періоді (наприклад, планування витрат на наступний квартал, які необхідні для надання послуг на певну суму). Облікова інформація відбиває процеси, що вже здійснилися (наприклад, обсяг послуги ГРОШОВІ ПЕРЕКАЗИ по місту за минулий місяць).

Нормативна інформація пов’язана з підготовкою виробництва і регламентує межі витрат ресурсів, рівень запасів, склад і структуру підприємства, послідовність і методики операцій тощо (наприклад, методика вимірювань вантажів більше 250 кг). Розцінкова інформація включає ціни або тарифи, які встановлено на матеріали, продукцію, роботи тощо. Ціни можуть бути планові, договірні, фактичні, прейскурантні, відпускні, оптові, роздрібні (наприклад, договірна ціна на проведення патентних досліджень).

Довідкова інформація призначена для пояснень, деталізації та доповнення виробничо-господарських процесів різними відомостями (наприклад, адреси та телефони потенційних споживачів). Таблична інформація зазвичай містить коефіцієнти або заздалегідь обчислені значення (наприклад, розмір податку з певної суми заробітку).

Нормативна, розцінкова, довідкова і таблична інформація є загально функціональною, яка призначена для прийняття управлінських рішень на будь-яких об’єктах управління. Ця інформація в умовах автоматизованої обробки утворює фонд нормативно-довідкової інформації підприємства (ФНДІ) або відповідну підсистему загальної БД. Важливість такої підсистеми дуже висока.

За технологією обробки та використання в управлінських рішеннях ЕІ поділяють на початкову (інформація на вході об’єкта), внутрішню (інформація в межах об’єкта управління), зовнішню (інформація, що виникає за межами об’єкта), необроблену та оброблену (необроблена – інформація, що переходить від входу до виходу в незмінному вигляді, інша інформація – оброблена), проміжну (інформація, що надходить для чергового оброблення і зберігається тільки в оперативній пам’яті ЕОМ) тощо. Така класифікація обов’язково має бути врахована при побудові БД підприємства з метою зручного користування нею, а також мінімізації потрібного обсягу пам’яті та часу обробки даних.

ЕІ подають по-різному, в залежності від багатьох факторів, в першу чергу від видів інформації. Подання (зображення, фіксація) виконується як під час збирання первинної інформації, так і в процесі її обробки. Якщо для фіксування первинної інформації використовуються переважно паперові документи, то перероблена інформація фіксується на різноманітних машинних носіях.