Автоматизація торгівлі і складського господарства Відмінність торгових систем від бухгалтерських

Торгові системи не тільки повністю забезпечують автоматизацію бухгалтерських задач, але і допомагають здійснити оперативне управління діяльністю торгового підприємства. В той же час торгові системи істотно відрізняються від бухгалтерських.

Задача бухгалтерської системи зазвичай обмежується фіксацією досконалих господарських операцій, оформленням первинних документів, формуванням необхідних бухгалтерських проводок з подальшими розрахунками підсумків і формуванням різних звітів. На відміну від бухгалтерських програм одним з основних призначень торгових систем є торговий облік, в якому велику роль грає безпосереднє виписування документів.

Бухгалтерські програми орієнтовані відповідно в основному на роботу з певними звітними періодами (день, місяць, квартал, рік), а торгові системи призначені безпосередньо для оперативного обліку в реальному масштабі часу.

Бухгалтерський облік ведеться в категоріях плану рахунків, затвердженого відповідними урядовими органами. Для торгових організацій на перше місце з позицій управління виходять оперативний облік і аналіз руху товарних і грошових засобів, які, на відміну від бухгалтерії, повинні вестися не в категоріях рахунків і субрахунків, а в тих категоріях, якими власне оперує торгова організація: товари, склади, контрагенти, тара, замовлення і т.д.

Важливою відмінністю торгових систем від бухгалтерських є необхідність забезпечення роботи спеціального торгового устаткування: касових апаратів і електронних терезів. Шлях товару – від появи на складі до попадання до покупця – відстежується по його штрих-коду, нанесеному фірмою-виробником або внутрішньому коду, сформованому програмою. Однією з таких технологій є автоматична ідентифікація товарів на основі розпізнавання штрихових кодів.

Підходи до автоматизації торгівлі

Перш за все, необхідно виділити дві моделі автоматизованих торгових систем:

• активних касово-комп'ютерних машин (ККМ, або РОS-терміналів);

• систем ПК-ККМ (персональний комп'ютер - пасивний ККМ).

Для їх реалізації необхідно відповідне ПО, яке по західній класифікації ділиться на фронт-офіс, бэк-офіс і логістичну систему.

Фронт-офіс є так званою касовою програмою для обслуговування РОS-терміналів. Бэк-офіс - це, власне, і є торгова система, яка забезпечує підтримку асортименту, замовлень, управління цінами. Фактично торгова система повинна вести два обліки: для бухгалтерії і для менеджерів.

В Україні склалася наступна схема комп'ютерної торгівлі. Основу електронної системи для магазинів складають сервер бази даних, касовий сервер і кінцеві термінали, обслуговуючі покупців. В ролі таких терміналів можуть виступати звичайні касові апарати (з підключеним сканером штрих-кодів), спеціальні касові комп'ютери (мають невеликий монітор, клавіатуру і пристрій для друку чеків) і навіть звичайні ПК з підключеними касовими апаратами, що виконують роль фіскальних принтерів. При продажу конкретного товару запит від терміналу поступає на касовий сервер. Він вносить в базу даних запис про продаж і видає на касу відповідь, що дозволяє даний продаж. Залежно від функціональних можливостей системи, касовий сервер може виконувати ряд перевірок по базі даних. Сервер бази даних – це комп'ютер зі встановленою на ньому самою базою даних і, можливо, набором спеціальних програм, обслуговуючих її. Завершеність системі додає робоче місце оператора ПК з клієнтською частиною інформаційної системи. На ньому ведеться товарний облік, тобто постановка товару на прихід, зміна ціни на товар, проглядання оперативної інформації про залишки товарів. На практиці касовий сервер і сервер бази даних часто суміщають.

Невеликий магазин самообслуговування з достатньо високою пропускною спроможністю може обмежитися одним могутнім ПК (сервер бази даних і касовий сервер – два в одному), комп'ютером для робочого місця оператора з клієнтською частиною інформаційної системи, джерелами безперебійного живлення для серверу і касових апаратів, принтером і власне касовими апаратами. Для підвищення ефективності роботи касирів бажано обладнати їх робочі місця сканерами штрих-кодів.