2.4. Банківська документація

Операції комерційних банків здійснюються i відображаються в обліку на основі документів.

Банківський документ - письмове розпорядження господарської організації чи банку, що містить необхідну i достатню інформацію для здійснення банківських операцій, підтверджує їx законність i служить основою для відображення операцій у бухгалтерському обліку. Уci документи, на підставі яких здійснюються операції містять необхідні дані, що характеризують ці операції. Дані, які складають елементи документів, називаються реквізитами.

Обов'язковими реквізитами банківських документів є:

• назва документа;

• номер та дата складання документа;

• назва підприємства (банку), від iмeнi якого складено документ;

• назва одержувача коштів;

• зміст операції;

• сума операції (цифрами та прописом);

• номери рахунюв за дебетом i кредитом;

• назви банків (одержувача та платника коштів), інші номери заМФО;

• підписи ociб, відповідальних за здійснення операцій та відтиск печатки юридичної особи.

Реквізити в документах розмщено у відповідній послідовності: довідкові дані зліва, бухгалтерські й статистичні - справа. Таке розмщення реквізитів полегшує оброблення інформації.

Кількість примірників грошово-розрахункових документів, що подають до банку клієнти, i тих, що їx банк оформляє самостійно, повинна бути достатньою для вдіображення операції за двома особовими рахунками, а також для додатків до витягів iз особових рахунків.

Відповідальність за своєчасне складання первинних документів i peгicтpiв бухгалтерського обліку, а також за правильність відображення операцій в облікових регістрах несуть особи, які складали i підписували ці документи (регістри).

Банки самостійно визначають порядок формування i зберігання первинних документів, облікових peгicтpiв i звітів, забезпечують їх сувору схоронність.

Вилучення первинних документів, облікових peгicтpiв i звітів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідальній службовій ocoбi банку.

У присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні службові особи банку мають право зняти копиї доку­ментів та зобов'язані скласти реєстр документів, які вилучаються, iз зазначенням підстав i дати ix вилучення. Koпії вилучених доку­ментів та протоколів (акта) зберігаються в окремій cпpaвi.

У paзi втрати або зниціння первинних документів, облікових peгicтpiв i звітів керівник банку письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів i з'ясування причин їx зникнення або знищення.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником банку. Копія акта подається до територіальних управлінь НБУ в 10-денний термін від дати його підписання.

2.5. Документообіг за банківськими операціями

Щоб упорядкувати рух документів i своєчасно відобразити господарські операцій у бухгалтерському обліку, банки розробляють графіки документообігу.

Документообіг за банківськими операціями - це послідовне переміщення грошово-розрахункових документів від моменту їx виписування або надходження ззовні до завершення операції за робочий день i передання у поточний apxiв.

Національний банк України надає комерційним банкам ліцензії на ведення банківських операцій лише тоді, коли в них є внутрішнi документи, які регламентують діяльність, що за законом підлягаеє лійензуванню.

Графіком документообігу визначено порядок переміщення документів між банком i клієнтами, між різними установами банків, кількістъ підрозділів, через які проходить кожен первинний доку­мент, та виконавці, які беруть у цьому участь. Він регламентує максимальный час перебування документів у підрозділі, терміни, відведені для відображення інформації в обліку.

Рух документів залежить від спеціфіки тих або інших операцій, структури обліково-операційного апарату банку, автоматизації обліку тощо. Тому порядок проходження документів банк установлює самостійно з урахуванням вимог НБУ до окремих операцій. При цьому банки дотримуються таких основних правил:

• кожен документ підлягає попередньому контролю;

• документи щодо безготакових розрахунків спершу проводятьза дебетом рахунків платників i лише потім - за кредитом рахунків одержувачів;

• прибуткові касові документи служать підставою для відображення операцій в обліку тільки після того, як грошi отримано касою банку, а видаткові - направляють у касу для оплати тільки після відображення видаткових касових операцій за рахунками бухгалтерського обліку.

Документообіг за банківськими операціями проходить послідовні стадії.

На першій стадії перевіряють форму i сутність документів, що надійшли, а також оцінюють можливість здійснення операцій залежно від стану рахунків.

На другій стадії на ocновi документів операції відображають у бухгалтерських регістрах, і їх підписують відповідальні виконавці, а в необхідних випадках - контролюючі працівники.

На третій - документи групують i брошурують у папки для здання в поточний apxiв.

Графіки документообігу за різними операціями банку можуть набувати різних форм. Їх оформляють у вигляді схем або переліку poбiт зi створення, перевірки та оброблення документів. Графіки розробляє кожний підрозділ банку. В них указуються вci виконавці, взаємозв'язки між ними i терміни виконання робіт.

Графік документообігу в банку затверджує керівник установи.Kpiм графіка документообігу, в кредитних установах складають графіки обслуговування клієнта, у яких для кожного підприємства, організації чи установи встановлюють час, протягом якого операційний відділ банку приймає від представника організації або через систему «клієнт-банк» документи для відображення опера­цій у бухгалтерському обліку.