1.6. Текст письма

Его содержание (то, что сообщается). Письмо должно быть посвящено лишь одному вопросу, если в нем затронуто несколько вопросов, оно может требовать внимания разных отделов, кроме того, это усложняет его подшивку.

Деловые письма должны быть точными и простыми, вежливыми и искренними, сжатыми и краткими. Это означает выбор простых естественных, коротких слов и предложений, открытое и искреннее признание ошибок, выбор сжатых выражений и предложений, а не расплывчатых, многословных, без повторов и ненужных слов, без избыточной информации. Выражаться нужно по-дружески и с достоинством.

Чтобы письмо легче воспринималось и в какой-то мере было более привлекательным, необходимо делить его на абзацы с тем, чтобы каждый абзац содержал одну мысль, подчеркивал ту или другую сторону вопроса или давал дополнительную подробность.

Если несколько абзацев посвящены одной теме, они должны быть связаны между собой, т.е. каждый последующий абзац, характеризующий обсуждаемый вопрос с другой стороны, должен естественно вытекать из предыдущего. Это достигается либо нумерацией абзацев, либо использованием связующих слов, таких как:

however, still, yet, but – однако, все же, но

nevertheless – тем не менее

otherwise – иначе, в противном случае

on the contrary – наоборот

again – и еще

also, in addition, besides – кроме того

so, therefore, in this way – поэтому, таким образом

in short – короче говоря

as a result – в результате

on the other hand – с другой стороны

and some others – и некоторые другие.

Если письмо длинное, абзацы могут иметь заголовки, которые печатаются обычными или заглавными буквами. После заголовков можно ставить точку, двоеточие или тире.

Если заголовки печатаются обычными буквами, их следует подчеркивать, чтобы выделить из текста абзаца.

Если в письме больше одной страницы, они должны быть пронумерованы.

Вторая и последующая страницы печатаются на свободных листах (без заголовка письма).

В левом углу каждого листа должны быть напечатаны фамилия и инициалы получателя, а под номером страницы – дата письма.

Кроме оборотов и фраз, выражающих сожаление, благодарность и другое отношение автора письма, данных выше, могут быть полезными следующие обороты:

1) To express apologies and regrets	1) Для выражения извинения и сожаления
We regret being unable to…	Сожалеем, что мы не можем…
Unfortunately we cannot…	К сожалению, мы не можем
Please accept our apologies for…	Просим принять наши извинения за…
We express our apology that …	Извините нас за…
We offer (make) our apology…	Мы приносим свои извинения…
2) To express gratitude	2) Для выражения благодарности
We would be very much obliged…	Мы были бы весьма признательны…
I shall be grateful to you…	Мы будем Вам благодарны…
We shall appreciate it if…	Мы будем Вам признательны, если…
We are indebted to the Chamber of Commerce and Industry for your address.	Мы обязаны за Ваш адрес торгово-промышленной палате.
We owe your address to … a certain compаny	Мы обязаны за Ваш адрес … такой-то фирме
3)To express request	3) Для выражения просьбы
Please let us know…	Просим Вас сообщить нам…
We would ask (request) you to …	Мы просили бы Вас…
We’d be obliged if…	Мы были обязаны, если бы …
We’d be glad to have your latest catalogue	Мы были бы рады получить Ваш последний каталог
Kindly inform us of the position of the оrder	Просим Вас ставить нас в известность о ходе выполнения заказа.
4) To express confirmation	4)Для выражения подтверждения
We confirm our consent to the alterations	Подтверждаем свое согласие с данными изменениями.
Please acknowledge receipt of our invoice	Просим Вас подтвердить получение нашего счета-фактуры