1. Структура письма

Обычное деловое письмо состоит из следующих основных частей.

1. Даты

2. Внутреннего адреса

3. Вступительного обращения

4. Заголовка к тексту

5. Начального абзаца

6. Текста письма

7. Конечного (заключительно) абзаца

8. Заключительной формы вежливости

9. Подписи

10. Отметки о наличии приложения и постскриптумов, отметки о направлении копий в другие адреса.

1.1. Дата

В английских деловых письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении.

ПРИМЕР: 2 апреля 2001 года.

2^nd Apr. 2001.

Названия месяцев можно писать в сокращении, как указано выше.

January – Jan.

February – Feb.

March – Mar.

April – Apr.

June – Jun.

July – Jul.

August – Aug.

September – Sep.

October – Oct.

November – Nov.

December – Dec.

В американских деловых письмах дата пишется иначе.

Например: Apr 2, 2001.

Читается: April second, nineteen ninety.

Дату не рекомендуется писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуждение, так как в США обозначается сначала месяц, затем день и год.

Например: 9.2.2001.

Значит: second of September 2001.

1.2. Внутренний адрес

Название и адрес фирмы-получателя письма обычно печатаются слева у левого поля на одном и том же расстоянии, а не по диагонали.

Messrs (множественное число от Mr) в обращении к фирме употребляется лишь тогда, когда в названии фирмы имеется имя собственное без каких-либо любых званий и лишь когда это товарищество.

НО:

Sir James Brown & Co.,

14, Manor Gardens,

LONGBURY,

Hants

The Brown Electrical Co.,

26, Exton Square,

LONDON, W.C. 3.

Dr John Duncan & Co.,

22, Green Lane,

SLEAFORD, Lincs.

Отметим, что в практике внешнеторговых объединений МВЭС наблюдается неправильное употребление Messrs в обращении к любым фирмам, в том числе публичным и частным зарегистрированным компаниям.

Messrs никогда не употребляется при обращении к зарегистрированной компании, будь то публичная или частная компания. Рекомендуется направлять корреспонденцию непосредственно тому должностному лицу, для которого она предназначена, то есть директору-распорядителю, коммерческому директору (заведующему отделом сбыта), управляющему экспортными операциями и т.д. В таком случае указывается название фирмы без обращения к ней. Оно становится частью адреса точно так же, как название улицы или города.

Если мы не знаем, кто конкретно будет заниматься нашей корреспонденцией, рекомендуется адресовать письма секретарю компании, поскольку в соответствии с “Companies Act” все фирмы обязаны иметь секретаря компании.

Письма мужчинам можно адресовать, в зависимости от того, как сам человек подписывает свои письма.

К незамужним женщинам и девушкам можно обращаться: «Мисс» («Miss»). К замужним женщинам – «Миссис»: «Миссис М(ария) Браун» («Mrs M(ary) Brown»); прежде нужно было обязательно указывать имя мужа: «Миссис Т(омас) Браун» («Mrs T(homas) Brown»).

Когда неизвестно, замужняя или незамужняя женщина, к которой Вам нужно обратиться, вместо «Мисс» и «Миссис» стало употребляться «Мс» («Ms»). Когда Вы сомневаетесь, употребляйте «Мисс». Если Вы не уверены, какого пола человек, которому Вы пишете, употребляйте «Мистер» («Mr»).

Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, оно может быть направлено в организацию (например, в торгпредство или на фирму), которая может передать или переслать ему это письмо. В таких случаях перед названием организации (торгпредства, фирмы) пишутся слова «Сare of» (=in care of), которые означают «на попечение», т.е. по адресу, через.

ПРИМЕР

Mr F. Popov,

C/O The Trade Delegation of

Russia,

32, Highgate West Hill,

London, N.6,

England

После названия фирмы в адресе указывается номер дома и название улицы, затем название города и графства.

В отношении больших городов Великобритании указание графств не обязательно, что касается небольших городов, обозначение графства в адресе обязательно, особенно потому, что названия небольших городов повторяются (например, в Великобритании существуют два Ричмонда, один – в графстве Суррей, а другой – в графстве Йоркшир).

В Великобритании при написании почтового адреса рекомендуется писать название города прописью, затем мелко название графства, затем почтовый код (система которых недавно введена в стране). Написание кода в адресе ускоряет доставку и позволяет обрабатывать почту с помощью автоматов.

Когда письма посылаются в другие страны, нужно всегда писать название страны, даже если это столица страны. Существует, например, Лондон в Англии, а также в Канаде, Бостон в Англии, а также в Америке, Триполи – в Ливии и в Ливане, Блэнтайер – в Шотландии и в Малави.

По той же причине, когда посылаются письма в Америку, нужно обязательно указывать название штата после названия города:

CHICAGO Ill. (Illinois); PENNSYLVANIA, VA. (Virginia)

После же названия города Нью-Йорк нужно обязательно указать название штата: Нью-Йорк или Нью-Джерси.

Для обеспечения сбалансированного расположения, а также чтобы легче было использовать конверты с прозрачным «окном» для адреса, допустимо расположение внутреннего адреса в нижнем левом углу письма.

Если письмо адресовано фирме, а его отправитель хочет, чтобы оно попало к определенному лицу, немного выше вступительного обращения печатаются слова: «Вниманию г-на … » («Attention of …»), затем печатается фамилия данного лица, поскольку эти слова не входят в состав самого письма.