1.3. Вступительное обращение (Приветствие)

Приветствие варьируется в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости. Если письмо адресовано фирме (хотя это и не рекомендуется, но очень часто делается), форма приветствия будет «Господа» («Dear Sirs»), если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет: «Ув. г-н» или «Ув. г-жа» («Dear Sir» или «Dear Madam») (эта форма употребляется как при обращении к замужним, так и к незамужним женщинам). Таковы обычные приветствия в английских деловых письмах, американцы же предпочитают форму «Gentlemen».

Если же они употребляют английские формы обращения, они ставят после них двоеточие вместо запятой.

Когда неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляйте: «Ув. г-н» («Dear Sir»). Если получатель письма Вам известен лично, или же если Ваша фирма торгует уже некоторое время с его фирмой, можно использовать более теплую и более дружественную форму обращение «Ув. г-н Браун!» («Dear Mr Brown!»).

1.4. Заголовок к тексту письма

Заголовок к тексту письма дает содержание письма (его тему), тем самым давая возможность получателю сразу понять о чем письмо. Он помещается, поскольку является частью письма, сразу после вступительного обращения в середине страницы. Перед заголовком сначала писали слово: Кас., которое означало «касательно, относительно» (от латинского «по делу»). В настоящее время это считается устаревшим, и больше не употребляется. Иногда употребляется указанная форма, означающая «о» (чем-либо). Иногда заголовок просто подчеркивается, в других случаях рекомендуется его писать заглавными буквами.

Однако, этот заголовок не всегда нужен, поскольку ссылка на дату письма в первом абзаце иногда достаточна, чтобы знать, о чем будут речь в письме.

НАПРИМЕР

Dear Sir,

Abt: Order No.342 of 3^rd Apr., 2001

Dear Madam,

YOUR ENQUIRY OF 5^th MAY, 2001

Dear Mr Brown,

Abt: the arrival of our inspectors

1.5. Первый абзац письма

Первый абзац письма часто дает понять, о чем будет письмо, тем, что дает ссылку на дату письма, на которое пишется ответ, а также передает отношение к нему отправителя, выражая удовлетворение, сожаление, удивление или благодарность. Первый абзац выиграет и скорее привлечет внимание получателя, если будет коротким, нежели длинным.

Полезные обороты и фразы

a) In reply to your letter of 2nd Mar. this year we would like to inform you … (=we are writing to inform).	а) В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем Вам, что…
We thank you for your letter dated 3rd Jun. and write to tell you…(wish to inform you…)	Благодарим за Ваше письмо (датированное) от 3 июня и сообщаем Вам, что …
b) We are sorry to have to remind you…	b) К сожалению нам приходится напоминать Вам, что
To your regret we shall have to…	К сожалению мы вынуждены…
We regret to inform you that…	С сожалением сообщаем Вам, что…
c) We are glad to inform you…	c) С удовольствием сообщаем Вам,
We are happy to tell you… что…	С удовольствием сообщаем Вам,
We are pleased to inform you…	Мы с удивлением узнали, что…
We are surprised to learn that …	Мы с удивлением узнали, что…
Further to our letter of 3rd Jun …	В дополнение к нашему письму от 3 июня…
With reference to (=Referring to …) the enquiry of 4th July, 199…	Ссылаясь на запрос от 4 июля 199…г.
We refer to you Order No.256 and	Мы ссылаемся на Ваш заказ №256 и…
We have received your letter dated13th Mar….	Подтверждаем получение Вашего письма от 13 марта…
We thank you for the letter of 13th Mar…