Координация

В теории организации координацию можно рассматривать как функцию управления. Вместе с тем координацию следует рассматри­вать и как метод организации связей.

Усиление необходимости в текущей координации и нарастание связанных с этим различных затруднений прямо пропорциональны организационным ошибкам в области структуры, ошибкам в разделе­нии функций между отдельными звеньями административной струк­туры (дублирование, «бреши»), неточным и неясным разграничениям прав между индивидуальными рабочими местами, группами и уровня­ми аппарата управления. Объем задач и обязанностей следует распре­делить между структурами управления, местными органами власти и другими органами управления так, чтобы это распределение не соз­давало для координации проблем или сводило их до минимума.

Существует несколько способов координации:

• соучастие (невысокий уровень интеграции действий при решении совместных задач);

• соперничество;

• конкурирующее взаимодействие на формальной основе в соот­ветствии с должностными инструкциями и установленными процеду­рами;

• сотрудничество, отражающее добровольное объединение уси­лий, стремление помочь друг другу в выполнении задач, порученных функций.

Отношения координации возникают при статусном равенстве уча­стников управления (по горизонтали) или в механизмах согласования различных организационных структур и индивидов (в том числе раз­личных уровней управления — по вертикали) при решении опреде­ленных проблем для достижения поставленных целей.

Отношения горизонтальной координации возникают в таких орга­низационных формах: межведомственных советах, комиссиях, коорди­национных комитетах, призванных согласовывать работу различных министерств, ведомств в определенной сфере; в ведущих организаци­ях, которые являются головными при решении вопросов или проведе­нии политики в определенных сферах, координируют и согласовыва­ют свои решения с заинтересованной стороной.

Сущность вертикальной координации состоит в том, что решение о согласовании действий и само согласование в процессе работы осу­ществляются через вышестоящие органы. В этом случае действуют механизмы разделения труда и иерархическая подчиненность, закреп­ленная в нормативных документах. Внутри организации часто созда­ются специальные плановые отделы, выполняющие координирующие функции.

Система информации

Информация в зависимости от источников поступления делится на внутреннюю и внешнюю.

1. Внутренняя информация возникает как результат описания состоя­ния и деятельности организации и используется внутри ее для осуще­ствления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информа­ции во внешние организации.

Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация: организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, админист­ративно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т. п.; оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т. е. отражающая ход про­изводственно-управленческого процесса.

Исходящая информация, т. е. доку­менты, создаваемые в системе управления. Они делятся на: а) доку­менты внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям; б) документы для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев определена и не может подвергаться измене­ниям.

2. Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка к внутренней информации, отражает ход управляю­щего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сооб­щений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны, и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения, многообразного использования первичных документов.

Внешняя информация может быть разделена на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная).

Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов.

Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осущест­вить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандар­ту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко рег­ламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обя­зательной. В свою очередь, она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользо­вания. К общей прескриптивной информации относятся законода­тельные и нормативные документы (кодексы, справочники, офици­альные печатные издания).

Таким образом, информация как управленче­ская категория — это новые сведения, характеризующие управленче­скую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для ре­шения тех или иных задач управления. Информация в управлении — это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения.

Качество управленческой информации как понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.

Наряду с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в усло­виях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вести поиск Дополнительной информации или действует в соответствии с про­шлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться избыток информации, что приводит к потере целостности (множество Цифр и фактов заслоняют истинную картину).

Требования к управленческой информации можно обобщить следующим образом:

• опережающая, т. е. содержащая в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стра­тегии действий в будущем;

• своевременная, оперативная;

• надежная (основными параметрами надежности информации принято считать ее достоверность, объективность, полноту);

• оптимальная (характеристика меры в соотношении необходи­мой и достаточной информации);

• доступная и простая в восприятии (параметры: краткость, на­глядность, выразительность). Необходимо также соблюдать соотноше­ние между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что ско­рость восприятия зрительной информации очень высока;

• логичная и лаконичная (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);

• комплексная, системная;

• соответствующая компетенции, полномочиям субъекта управ­ления;

• ориентированная, допускающая машинную обработку.