Сохранение таблицы
После определения структуры таблицы ее надо сохранить. Если имя таблицы изменять не надо, то можно выполнить команду меню Файл- Сохранить, либо нажать на кнопку панели инструментов Сохранить.
Если таблице нужно дать другое имя, то необходимо выполнить команду Файл-Сохранить как...
В появившемся окне надо заменить старое имя таблицы (например, Таблица 1) на требуемое и нажать кнопку ОК.
После сохранения таблицы становится доступным режим таблиц, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы - формированию записей.
Определение структуры в режиме конструктора
При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица1:таблица, в котором определяется структура будущей таблицы БД.
Каждая строка в окне Таблица1:таблица (рис.3) предназначена для описания очередного поля создаваемой таблицы. При этом для каждого поля должны быть указаны параметры:
Имя поля.
Тип данных.
Описание (краткий комментарий назначения поля).
Общие (Общие свойства поля).
Подстановка (тип элемента управления).
Имя поля.
Каждое поле (столбец) в таблице должно иметь уникальное имя длинной до 64 символов, под которым оно будет фигурировать в запросах, формах, отчетах и др. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов, специальных символов, за исключением: . ! ' [ ].
В имени поля допустимы пробелы (например, Код заказа). Имя поля используется при составлении программ, поэтому рекомендуется в имени использовать лишь английские буквы без пробелов.
Тип данных.
Для каждого поля (столбца) таблицы необходимо определить тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями.
В
Access
допускается использование восьми типов
данных (табл.1). Список возможных типов
данных вызывается нажатием в поле типа
данных кнопки списка
.
Список возможных типов данных Таблица 1
|
Тип данных |
Краткая характеристика поля данного типа |
|
Текстовый |
Строка текста из символов. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля на закладке Общие. При этом размер поля не может превышать 255. Данный тип данных используется по умолчанию |
|
Поле MEMO |
Это поле также предназначено для хранения строк текста из символов, но при этом строка текста может иметь длину до 64000 символов |
|
Числовой |
Числовые данные, используемые в математических вычислениях, конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля из закладки Общие (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой 4 или 8 байт) |
|
Денежный |
Денежный тип данных используется при проведении денежных расчетов. Он подобен числовому типу данных с плавающей точкой, но для него расчеты выполняются существенно быстрее, чем для данных числового типа, поскольку в дробной части у них используется не более четырех цифр, а в целой до 15 цифр. |
|
Дата/время |
Значения даты или времени, относящиеся к годам от 100 до 9999. При этом в свойстве Формат поля из закладки Общие необходимо указать формат представления даты и времени. |
|
Счетчик |
Если данное поле включено в таблицу, то в нем осуществляется автоматическая нумерация всех записей таблицы. Каждая запись будет иметь свой уникальный номер, который будет помещен в это поле. Оно используется для определения уникального ключа таблицы. В таблице может быть лишь одно поле типа Счетчик, и значение в него заносит сама система. Его нельзя изменить или удалить. Чтобы значение в таком поле увеличивалось на 1 для каждой новой записи, свойство Новые значения из закладки Общие должно иметь значение Последовательные. |
|
Логический |
Логические данные, которые могут иметь одно из двух значений задаваемых в поле Формат поля закладки Общие (Да/Нет, или Истина/Ложь, или Вкл/Выкл) |
|
Поле объекта OLE |
Объект (например, электронная таблица Microsoft Eхcel, документ Microsoft Word, рисунок, звуковая запись и др.), связанный или внедренный в таблицу Access. |
|
Мастер подстановок... |
Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Macтер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы. |