Создание таблиц

Таблица MS Word состоит из строк и столбцов. Ячейка таблицы является микродокументом, который включает в себя строки и абзацы. Они подчиняются таким же законам форматирования, как и текст.

Ячейка может содержать рисунок, таблицу, следовательно, ячейка и строка таблицы могут содержать несколько строк текста.

Разбиение таблицы на ячейки отображается на экране линиями сетки. Режим отображения этих линий включается командой Таблица-Отображать сетку, отключается командой Таблица-Скрыть сетку. Линии сетки предназначены для отображения размеров ячеек, не печатаются и аналогичны в этом непечатаемым знакам. Для обрамления ячеек предназначены кнопки панели инструментов Таблицы и границы.

Используйте таблицу для выравнивания чисел в столбцах. Числа в столбцах проще сортировать и выполнять над ними вычисления. Также удобно использовать таблицы для выравнивания абзацев текста и соответст­вующих им рисунков, как в резюме.

По умолчанию все таблицы имеют сплошную черную тонкую ли­нию границы шириной в полпункта.

Для привлечения внимания к отдельным ячейкам к ним можно до­бавить заливку. Для выбора одного из стандартных сочетаний границ и заливки нажмите кнопку Автоформат таблицы.

Содержимое ячеек таблицы можно отсортировать по алфавиту, по величине или по дате.

Таблицы удобно использовать для выполнения вычислений. Для выполнения автосуммирования используйте кнопку панелиТабли­цы и границы, для других вычислений - команду Таблица-Формула.

Алгоритм 1. Основные приемы работы с таблицами

1. Для создания таблицы выполните команду Таблица-Вставить-Таблица или нажмите кнопкуДобавить таблицу. Укажите число столбцов и число строк, протянув мышь по открывшемуся шаблону. Если размерности 4 ^х 5 недостаточно, протягивайте мышь с нажатой левой кнопкой. На­жмите ОК.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк таблицы сле­дует перетащить линии, разделяющие ячейки или воспользоваться линейкой. При использовании кнопки Добавить таблицу Word автоматически устанавливает ширину всех столбцов одинаковой и располагает таблицу по всей ширине рабочего поля листа. В процессе работы с таблицей может возникнуть необходимость изменить ширину отдельных ее элементов.

Самый простой способ изменения ширины одного столбца – перетащить с помощью мыши маркер границы столбца на горизонтальной линейке. Существует три способа изменения ширины столбца.

• При изменении размера столбца с помощью мыши изменяется только ширина этого столбца и столбца, находящегося справа от него.

• При изменении ширины столбца перетаскиванием его границы при нажатой клавише Shift изменяется его ширина и ширина таблицы.

• При изменении ширины столбца перетаскиванием при нажатой клавише Ctrl изменяется ширина всех столбцов, расположенных правее. Ширина таблицы не меняется.

В Word предусмотрена также команда Автоподбор, которая автоматически настраивает ширину столбцов в соответствии с той информацией, которую вы уже ввели в них. Если вы хотите применить автоподбор ко всей таблице, выделите ее полностью. Затем выберите из меню Таблица команду Автоподбор и далее нужный пункт из списка.

Для изменения ширины отдельно взятой ячейки нужно указатель мыши поместить в левый нижний угол этой ячейки. Он примет вид черной стрелки, направленной вверх и вправо. Щелкнуть левой кнопкой мыши, чтобы выделить ячейку. Если теперь перетаскивать границу ячейки, то изменится размер только этой ячейки.

2. Для выполнения подбора высоты и ширины ячеек используйте меню Таблица-Свойства таблицы….

3. Для добавления в таблицу копии столбца:

• поместите курсор в любой строке столбца и выполните команду Таблица-Вставить-Столбцы слева (справа). Пустой столбец, равный по ширине выделенному столбцу, вставился слева (справа вставится столбец, равный по ширине столбцу, находящемуся справа от него).

4. Для добавления копии столбца другим способом:

• выделите столбец, подведя указатель мыши к его верхней грани­це и, добившись изменения указателя на вертикальную стрелку, щелкните левой клавишей мыши;

• щелкните правой клавишей мыши внутри области выделения и выполните команду контекстного меню Добавить столбцы. Столбец, равный по ширине выделенному столбцу, добавится справа.

5. Для очистки содержимого ячеек таблицы выделите все ячейки таблицы, добившись вида указателя І и перемещая мышь. Нажмите Dеl .

6. Для удаления таблицы выделите таблицу, поместив указатель мыши слева от таблицы и перемещаясь вдоль полосы выделения и выполните команду Правка-Вырезать или команду Таблица-Удалить ячейки.

6. Для разбиения выделенного столбца, строки или ячейки на несколько ячеек используется команда Таблица-Разбить ячейки или кнопка на панелиТаблицы и границы.

7. Для объединения выделенных ячеек используется команда Таблица-Объединить ячейки или кнопка на панели Таблицы и границы.

9. Для добавления строк в таблицу используйте меню Таблица-Добавить строки или поместите курсор правее последней строки правой нижней ячейки таблицы и нажмите Entеr.

10. Для установления автоматической нумерации выделите столбец и отформатируйте его как нумерованный список.

11. Для определения строки повторяющихся заголовков в начале каждой страницы выделите строки и выполните команду меню Таблица-Заголовки.

Алгоритм 2. Форматирование ячеек

1. Для выравнивания содержимого ячеек по горизонтали и по вер­тикали используйте кнопки выравнивания на панелях инструментов Форматирование и Таблицы и границы .

2. Чтобы изменить или удалить границы, нажмите кнопку Таблицы и границы на панели инструментов Стандартная. Вы­берите на панели инструментов новый тип границы -ширину, цвет и тип линии, а затем нарисуйте новую границу поверх существующей при помощи инструмента Нарисовать таблицу.

3. Чтобы установить соответствующее обрамление, пользуйтесь кнопкой Внешние границы или панелью инструментов Таблицы и границы:

• для отмены обрамления выделите таблицу и выберите из комбинированного списка Внешние границы кнопку с изображением только сетки;

• для установки внутренних границ выделите таблицу, выберите из комбинированного списка Тип линии нужную линию, а из комбинированного списка Границы - кнопку Внутренние границы с изображением перекрестия ;

• для настройки вида границы используйте панель инструментов Таблицы и границы, палитру границ(инструменты Тип линии, Толщина линии и Цвет границы).

• для установки внешних границ используйте кнопкуВнешние границы.

4. Для выбора одного из стандартных сочетаний границ и заливки выполните команду Таблица-Автоформат или нажмите кнопку Автоформат таблицы для автоматического форматирования таблицы.

Алгоритм 3. Выполнение вычислений и сортировка строк таблицы

1. Для автоматического подсчета итогов в строке

• установите текстовый курсор в ячейку самого правого столбца строки, выполните команду Таблица-Формула… и введите формулу.

• для пересчета значения полученного поля выделите ячейку и нажмите F9. Для обновления всех полей документа используйте команду Правка-Выделить все и затем F9.

2. Для подсчета общих итогов в столбце щелкните ячейку, расположенную в самой нижней строке этого столбца, а затем нажмите кнопку Автосумма на панели инструментов Таблицы и границы. Результат будет помещен в указанную ячейку.

3. Для сортировки строк таблицы по алфавиту служит меню Таблица-Сортировка или кнопки сортировки панели инструментов Таблицы и границы.

Замечание. Пункт меню Таблица-Сортировка позволяет сортировать списки литературы, абзацы текста и т.д.