Розділ 8. Оцінка ситеми автоматизації управління та застосування сучасних інформаційних технологій на підприємстві прат «гамалія», м. Київ

Весь процес діяльності туроператора «Гамалія» є автоматизованим шляхом використання комп’ютерів, принтерів, факсів, модему. Використовується Інтернет та електронна пошта. В роботі підприємство використовує як стандартне (пакети фірми Microsoft: Word, Excel, PowerPoint, Outlook) так і спеціальне («ПАРУС») програмне забезпечення.

Діловодство та документооборот в процесі розробки та реалізації турів також ведуться за допомогою комп’ютера: всі документи існують у електронному та паперовому вигляді. Також періодично створюються певні бази, в які вноситься інформація за певним напрямом роботи. Це полегшує подальший аналіз, оскільки зазвичай облік ведеться за допомогою EXCEL. Також такого роду бази допомагають проводити перевірки обрахунків постачальників, і не забирають багато часу.

Основним програмним продуктом, що використовується на підприємстві є спеціалізована програма «ПАРУС», що впроваджена на підприємстві. Туроператор «Гамалія» обрав саме це програмне забезпечення, адже, на ринку туристичних послуг воно з’явилось одиним з перших і за час свого існування завоювало прихильність та довіру більшості тур фірм як у межах нашої країни, так і закордоном. 

Програмний комплекс «ПАРУС» виконує ряд важливих функцій в процесі розробки нових турів менеджерами туроператора «Гамалія», а саме: облік клієнтів, калькуляція турів з окремих послуг, оформлення замовлень, облік коштів, друк необхідних документів (рахунки, рахунки-фактури, прибуткові касові ордери й ін.), облік реклами.

У комплексі передбачене створення довідників по будь-якому сегменту туристичного продукту, контроль завантаження готелів з урахуванням квот місць. Всі основні дії менеджера по оформленню документів туристів фіксуються в журналі подій. Сильною стороною цієї програми є єдина управлінська база для планування, обліку й аналізу діяльності турфірми, оперативне проведення трудомістких операцій, наявність набору стандартних довідників для опису послуг, зрозумілий інтерфейс.

У версії програми «ПАРУС», придбаній туроператором «Гамалія» існує можливість ведення бази даних постійних клієнтів, розширена система фінансового обліку, обліку телефонних дзвінків, розроблений прайс-лист для партнерів, оптимізовано багато існуючих функцій, з'явилися нові звіти, додана функція формування турпакету з послуг декількох туроператорів. Також поліпшена робота з правами доступу різних типів користувачів, які умовно підрозділяються на 4 групи - «Адміністратор», «Бухгалтер», «Менеджер», «Продавець». У клієнтській базі комплексу з'явилися так званий «чорний» список небажаних туристів і список VIP-клієнтів.

Основними засобами звязку на підприємстві є мобільні телефони, стаціонарні телефони, факси. Також активно використовується мережа Інтернет та послуги пошти. Відповідно до цілей, використання цих засобів звязку характерне таким чином:

- мобільні телефони – для розмов з клієнтами;

-стаціонарні телефони для розмов з корпоративними клієнтами, постачальниками та посередниками послуг;

- факси- для звязку з постачальниками послуг;

- Інтернет – для роботи з клієнтами, постачальниками, посередниками послуг;

- листування – для роботи з постачальниками та корпоративними клієнтами.

Звичайно, чи не найвагоміше місце серез засобів звязку займає саме мережа Інтернет. Якщо на підприємстві пропадає звязок Інтернет одразу зупиняється 90% роботи. Основними напрямками застосування мережі Інтернет є:

• Листування з постачальниками, посередниками та клієнтами;

• рекламна діяльність;

• проведення аналізу ринку;

• бронювання місць на регулярних рейсах.

Особливе місце в роботі менеджерів посідає оргтехніка. З метою швидкого копієвання і розмноження службових документів впроваджено комплекс розмножувальної техніки. Підприємство вирішило дещо полегшити собі задачу, зекономити місце, тому закупило 3 БФП (багатофункціональний прилад). Використання даного виду оргтехніки значно полегшує роботу працівників усього офісу, А також дає змогу у випадку поломки одного, використовувати інші.Щодо інших засобів оргтехніки то це, насамперед, степлери, дироколи, пристрої безперебійного живлення.