4.5. Информационная система «Управление персоналом»
Для принятия решений по управлению персоналом необходимо обращаться к системе отчетов, которые можно получить на базе анализа данных ИС. Такая система определяется как ИС управления персоналом, хотя вернее определить ее как систему отчетов (информации) о состоянии персонала фирмы.
Административно-хозяйственные ИС должны поддерживать три уровня представления информации о персонале:
1) дерево отчетов (формы и структура предоставления отчетов заранее определены, и доступ к информации организован в виде графа связей);
2) оперативный отчет (система выдает отдельные фрагменты информации по запросу, устанавливаемому пользователем. Как правило, это касается оперативных данных);
3) генератор отчета (в ИС устанавливают специальное приложение, которое позволяет, во-первых, описать набор требуемых данных и форму их представления, во-вторых, вести постоянный сбор данных для формирования подготовленной формы отчета).
Структура стандартных отчетов ИС (дерево отчетов) состоит из нескольких уровней иерархии, рис. 4.6. На первом уровне могут, например, находится следующие разделы: организация структуры работы с персоналом, набор новых сотрудников, администрирование, профессиональный рост персонала, льготы, предоставляемые работодателем, менеджмент оплаты, затраты на содержание персонала.
Рис. 4.6. Дерево стандартных отчетов ИС
На втором уровне определяются конкретные области информации. Например, для уровня «Администрирование» − это сотрудники, организационные единицы, документы, срок анализа.
Дерево отчетов устанавливается пользователем ИС.
После определения совокупности данных, используемых для составления отчета, переходят к установке формы отчетного документа; она получается после запроса основных даны ИС в соответствии с установленным деревом отчетов и выбором изменяемых данных сотрудников.
Последний шаг формирования системы стандартных отчетов (дерева отчетов) заключается в установке режима представления итогового документа:
режим просмотра страниц отчета;
передача подготовленного документа по электронной почте;
интеграция данных в табличную документную систему MS Excel;
формирование текстового документа, содержащего результаты отчета, в системе MS Word.
Подготовленный стандартный отчет запоминается под идентификационным именем и хранится в системе. При необходимости он активируется с помощью стандартного меню системы отчетов ИС.
Для разработки индивидуальных отчетов используется специальное приложение ИС, которое определяется как «Генератор отчетов».
Для создания персональных отчетов можно использовать два режима:
1. Программирование отчетов в приложении «Генератор отчетов».
2. Формулирование запроса, на основании которого генератор отчетов создает самостоятельно отчет; при этом поддерживаются два варианта:
формирование отчета по заранее определенным запросам;
подготовка оперативного отчета.
Для реализации функций генератора отчетов используются базы данных системы: основные данные персонала, управление временными данными, данные по кандидатам и данные планирования (для первого варианта отчетов).
Формирование запроса осуществляется в три этапа:
1. Определение функциональной области запроса.
2. Определение групп пользователей запроса и присвоение функциональным областям этих групп.
3. Создание отчета.
При подготовке отчета по запросу вызывают стандартный экран выбора, с помощью которого происходит доступ ко всем параметрам отчета, влияющим на анализ. В процессе подготовки запроса определяется путь анализа. Путь анализа является цепочкой соединений, которая существует между определенными объектами. Он служит для выбора объектов анализа, для структурной графики, а также для ИС персонала.
При настройке системы отчетов пользователь может выбрать необходимые объекты, предлагаемые фирмой-разработчиком и включить их в ИС персонала, например: список сотрудников, национальность, жизненный цикл, описание штатной должности, вакантные штатные должности и т.п.
Темы ЛР