2. Типовой пример

 

Индивидуальное задание: Подготовить типовые документы для редакционно-издательского отдела университета (демонстрационный вариант).

______________________________________________________

 

Характеристика отдела и характер управленческой деятельности

Юридический статус

Наименование организации: ГОУ ВПО Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого.

Ведомственная подчиненность: Министерство образования и науки РФ, Федеральное агентство по образованию.

Адреса: 300026, Тула, проспект Ленина, 125.

               e-mail tspu.tula.ru

      сайт http://www.tspu.tula.ru 

      тел., факс. 8-4872-354060

Наименование подразделения: Редакционно-издательский отдел.

 

Административно-управленческий состав

В штате числится 18 человек, в том числе:

Директор.

Заместитель директора (он же юрист).

Редакторы (2 человека).

Менеджер-технолог.

Менеджер-продавец (он же кладовщик).

Бухгалтер.

Секретарь.

Операторы производственного оборудования (10 человек).

 

Функциональные обязанности

Директор – исполняет представительские и распорядительные функции, издает локальные акты, ведет переговоры с крупными клиентами. 

Заместитель директора – исполняет управленческие, частично распорядительные, а также координационные функции, полномочен по согласованию с директором издавать локальные акты, ведет переговоры с клиентами.

Бухгалтер – реализует приходно-расходные и кассовые операции по отделу,  начисляет заработную плату, готовит отчетную документацию для бухгалтерии университета.

Менеджер-технолог – обеспечивает функционирование производственного оборудования, следит за выполнением установленных норм и технологий операторами производственных машин, фиксирует выполненную работу, следит за ее оплатой.

Специалист по программно-техническому оборудованию – отвечает за техническое и программное обеспечение автоматизированных рабочих мест отдела, анализирует информацию, поступающую из отделов университета и других организаций. Обеспечивает связь с информационной базой университета, обеспечивает работу в сети и антивирусную защиту рабочих мест. Обучает работе за компьютером.

Менеджер по реализации – занимается консультациями, рекламой товара и его продажей, следит за уровнем запаса комплектующих и расходных материалов.

Секретарь – занимается ведением архива документов, подготовкой представительских и распорядительных документов по распоряжению вышестоящих сотрудников.

 

Номенклатура продукции

Группа продукции	Выпуск продукции (в натуральных единицах)
	Предыдущий  квартал	Отчетный квартал	Плановый квартал	Технологическая мощность
Учебные пособия	120	130	150	Одноцветная печать - 15000 листопргонов в день.   Полноцветная печать - 3000 единиц печатной продукции.
Бланки	4400	4200	4600
Дипломы	750	780	8000
Грамоты	9300	9500	9500
Буклеты	18900	19000	19500
Блокноты	6500	6700	7000
Визитки	2680	2720	2800
Календари	10100	10800	11000
Агитационные материалы (листовки)	13500	13200	13000
Рекламные материалы	18300	18500	19000

Здесь и далее приведены условные данные.

 

Техническое оснащение

Наименование оборудования	Продолжительность эксплуатации (годы)	Степень загруженности (проценты)
1. Листовая резательная машина типа IDEN	5	80
2. Печатная  машина  типа RA	8	90
3. Листоподборочная машина типа DC mini	7	60
4. Фальцевальная машина типа FKS	8	60
5. Листоукладочная машина типа LU	8	60
6. Проволокошвейная машина типа PH	5	50
7. Брошюровальная машина типа DC HF	8	70
8. Переплетная машина типа T	8	70
9. Пачковязальная машина типа PV	5	50
10. Копировальная машина типа Xerox	5	90

 

Характеристика процедур оперативной полиграфии

Наименование процедуры	Применяемое оборудование	Производи-тельность	Обслуживающий персонал	Дополнительные сведения
1. Изготовление оригинал-макета	Компьютер.  Сканер	15  листов в час	2 человека
2. Вывод на пленку	Принтер	20 листов в минуту	1 человек
3. Изготовление печатной формы	Термоголовка	10 листов в минуту	2 человека
4. Печать	Ризограф	30 оттисков в минуту	2 человека
5. Листоподборка	DC mini	200 блоков в час	1 человек
6. Фальцовка	FKS	2000 листов в час	1 человек
7. Брошюровка	DC HF	500 брошюр в час	1 человек
8. Упаковка	PV	800 брошюр в час	1 человек

 

Документооборот в отделе (фрагмент)

Наименование документа	Кем готовится	Куда передается	Кем используется	Где хранится
1. Заявка	Заказчиком	Секретарю		Журнал регистрации
2. Заказ-наряд	Секретарь	Бухгалтеру	Менеджером-технологом	Архив
3. Счет	Бухгалтер	Менеджеру-технологу	Менеджером по реализации	Бухгалтерия
4. Сопроводи-тельный лист	Менеджер-технолог	Сектор производства	Производственным персоналом	Архив
5. Накладная на отгрузку	Менеджер по реализации	Заказчику. Бухгалтеру	Бухгалтером	Архив

 

Информационное  обеспечение

Ключевые функциональные требования к информационной системе:

         Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями.

         Возможность удаленного доступа.

         Управление запасами: оперативное получение информации об остатках на складе.

         Управление продажами: контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов.

         Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами.

         Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах, как детальных– для менеджеров, так и агрегированных – для руководителей подразделений и директоров фирмы.

 

Информационно-функциональная схема редакционно-издательского отдела представлена на рис. 1.

Рис. 1. Информационно-функциональная схема редакционно-издательского отдела

 

Ответственным за информатизацию отдела (распределение информативных актов по сотрудникам) назначен директор.

Созданием информативной базы занимается специалист по программно-техническому обеспечению как по своей инициативе, так и на основании распоряжений Администратора университета и директора отдела.

Информативную связь с отделами университета и другими субъектами (внешними источниками) осуществляет и поддерживает специалист по программно-техническому оборудованию.

Информация приходит, обрабатывается, документируется в соответствующие локальные  базы, соответствующим образом распределяется между сотрудниками отдела в соответствии с их функциональными обязанностями (это могут быть обновления в законодательстве для заместителя директора; распоряжения о предоставлении услуг населению от администрации университета; распоряжения о внедрении новых информационных технологий для специалиста по программно-техническому оборудованию и т.д.). Далее информация, полученная каждым сотрудником, перерабатывается в документ установленного образца, принимается к исполнению и используется всеми сотрудниками по мере необходимости или архивируется (поглощается).

Темы ЛР