Контрольні питання

1. Назвіть форми усного фахового спілкування.

2. Назвіть види ділових бесід та особливості їх проведення.

3. Дайте визначення співбесіди з роботодавцем, зазначте вимоги до її підготовки.

4. Дайте характеристику прийому відвідувачів.

5. Вкажіть на структуру та етикет телефонної розмови.

6. Вкажіть, на які види поділяються наради та з якою метою проводяться.

7. Назвіть етапи підготовки до проведення нарад, зборів.

8. Дайте визначення дискусії, вкажіть її види.

9. Охарактеризуйте перемовини як жанр усного ділового спілкування.

Література:[1.1; 1.5; 1.6; 1.9; 1.13; 1.15 ].

Тема 9. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

План практичного заняття № 1

1. Реквізити документів та їх оформлення.

2. Види документів за ознаками класифікації та групами.

3. Вимоги до оформлення текстів офіційних паперів.

План практичного заняття № 2

1. Особливості написання автобіографії.

2. Правила укладання заяви, типи заяв.

3. Вимоги до укладання резюме.

План практичного заняття № 3

1. Особливості оформлення доручення.

2. Реквізити пояснювальної записки, порядок їх розташування.

3. Правила укладання службової записки, рапорту.

4. Правила оформлення протоколу, витягу з протоколу.

План практичного заняття № 4

1. Етикет службового листування.

2. Реквізити листа та їх оформлення.

3. Різні типи листів та правила написання.

Основні поняття: документ, діловодство, документування, реквізит, формуляр, бланк, рубрикація, нумерація, автобіографія, резюме, заява, доручення.

Документ є основним видом професійного мовлення. Документ – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про матеріальну та розумову діяльність людини. Документ має господарське та правове значення.

До оформлення документів висувається ряд вимог: документи повинні видаватися повноважним органом, не повинні суперечити законодавству, містити достовірну інформацію, повинні бути укладені за встановленою формою, бездоганно відредаговані та оформлені.

Діяльність, яка охоплює питання документації й організації роботи з документами в процесі здійснення функцій управління називається діловодством.

Діловодство є важливою складовою частиною роботи кожної установи, організації, підприємства. В їх практичній діяльності застосовуються різні системи діловодства, але майже для всіх них обов'язковим є ведення адміністрації діловодства.

У процесі діловодства беруть участь всі працівники апарату управління: одні створюють документи, інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у практичній діяльності.

Документи класифікуються за такими ознаками:

найменуванням: листи, протоколи, накази тощо;

за походженням: службові та особисті;

за місцем виникнення: внутрішні та зовнішні;

за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів;

за формою: стандартні і нестандартні;

за строками виконання: звичайні безстрокові, термінові і дуже термінові;

за ступенем гласності: таємні і нетаємні;

за стадіями створення: оригінали та копії;

за складністю: прості й складні;

за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового ( до 10 років);

за технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називаютьсяреквізитами. За Національним стандартом налічують 32 реквізити. До постійних реквізитів належать: назва виду документа, текст, дата, підпис. Формуляр – зразок укладання однотипних документів. Бланк– аркуш паперу з відтвореними на ньому постійними реквізитами.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

Щоб документом було зручно користуватися, його поділяють на складові частини. Рубрикація - членування на складові частини. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф, глава, розділ, частина (вони також нумеруються).

Під час рубрикації тексту слід дотримуватись правил:

1. Нумерувати рубрики, коли є хоч два однорідних елементи.

2. Застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин.

3. Дотримуватись правил пунктуації при комбінованих способах нумерації.

4. Використовувати логічні короткі однозначні заголовки.

Зупинимось на деяких реквізитах документів.

Назва (вид) документа є обов'язковим його реквізитом. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, абонентського телеграфу, номер телефону, факсу оформляються відповідно до поштових правил.

Дата— це обов’язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ. Існує два способи оформлення дати:

А) цифровий, який полягає у використанні трьох пар цифр, між якими ставиться крапка, наприклад, 02.04.2010;

Б) словесно-цифровий, який полягає у використанні слів та цифр, наприклад: 18 квітня 2010 року.

Адреса. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи, структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у називному відмінку, а найменування посади і прізвища – у давальному.

Наприклад: Національний університет ДПС України

Відділ кадрів

Петренко Р.В.

Якщо документ адресовано керівникові установи, її назва входить до найменування посади і пишеться у давальному відмінку.

Наприклад: Ректорові Національної академії

ДПС України

проф. Мельнику П.В.

До реквізиту «адреса» входить поштова адреса, яка вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка.

Наприклад: Київський національний

університет ім. Т.Шевченка

Навчальна частина

Пономаренку О.П.

25060 Київ-60

вул. Володимирська, 68

Підпис —це обов'язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує його законність. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу.

Заголовок до тексту.Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа (крім повідомлення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньому кутку під датою і номером документа.

До документів щодо особового складу належать автобіографія, резюме, характеристика.

Автобіографія-документ, який подає опис життя і діяльності певної людини.

Резюме – документ, де у стислій формі (не більше 1 с.) претендент викладає основні відомості про себе.

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім′я, по батькові.

3. Дата і місце народження.

4. Домашня адреса та номер телефону.

5. Родинний стан.

6. Освіта.

7. Науковий ступінь.

8. Досвід роботи (за спеціальністю).

9. Трудова діяльність (якщо немає досвіду роботи за спеціальністю, на яку претендує кандидат).

10. Додаткові відомості (дані, які не ввійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити).

11. Дата і підпис.

Заява -це документ, який містить прохання або пропозицію однієї або кількох осіб, адресовану установі чи посадовій особі. Заяви бувають особисті та колективні.

Доручення —це документ (письмове уповноваження), за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридичне значущі дії або представницькі функції з (перед) третіми особами і цим створювати для останнього правові наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові).

Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, неви­конання роботи).