Форматирование данных

Форматирование данных - это формы представления числовых или текстовых данных в ячейке, т.е. задание формата ячейки.

Форматирование данных в ячейке выполняется аналогично форматированию текста в документах Word с использованием панели инструментов Форматирование и команды Формат, Ячейки основного меню.

ОкноФормат ячеек содержит несколько закладок.

Число - установка формата ячеек. Выравнивание - выравнивание текста в ячейках (горизонтальное, вертикальное) и установка ориентации текста. Шрифт - выбор шрифта. Граница - обрамление ячеек. Вид - позволяет выбрать фон ячейки (шаблон штриховки, цвет переднего плана и цвет фона). Защита - защита ячеек от записи.

Панель инструментов Форматирование в отличие от MS Word содержит новую кнопку Объединить и поместить в центре , с помощью которой выполняется команда форматирования данных по центру выделенных ячеек. В случае, если объединяются непустые ячейки, при выполнении команды Объединить и поместить в центре объединённая ячейка будет содержать информацию, которая находится в самой левой объединяемой ячейке.

Задание

1. Перейдите на первый лист и назовите его «Кадры».

2. На листе «Кадры» создайте таблицу 1.

Таблица 1

Для создания таблицы выполните следующие действия:

1) В клетку В2 ввести заголовок «Анализ кадрового состава»;

С3 - в том числе

В4 - Всего

С4 - штатные

D4 - совместители

Е4 - подрядчики

С5 - 25

D5 - 5

E5 - 47

2) Поменять местами расположение текста в ячейках:

• выделить B2:E2, Щелкнуть по пиктограмме центрирования текста ;

• сделать те же действия с блоком C3:E3;

• в клетке B4 выполнить команду Формат, Ячейки, закладка Выравнивание, первый вариант ориентации;

• в клетках C4, E4, D4 - Формат, Ячейки, закладка Выравнивание, второй вариант ориентации (90⁰), расположение по горизонтали и вертикали - по центру;

• в клетке B2 - полужирный шрифт размером 14;

• в клетках B5:E5 - цифра по центру клетки.

3) Обвести клетки рамками:

• выделить B2:E2 , щелкнуть по пиктограмме рамки и выбрать шаблон в правом нижнем ряду;

• выделить C3:E3 , тоже самое;

• выделить B3, B4, тоже самое; выделить C4:E4, к ним добавить выделение (при нажатой клавише Ctrl) B5:E5; выполнить команду Формат, Ячейки, закладка Граница, шаблоны внешние и внутренние.

Лабораторная работа № 2 «Форматы данных» Форматы числовых данных

Числовые данные, содержащиеся в ячейках или являющиеся результатом расчета по формулам, могут по-разному изображаться в рабочем поле таблицы. Так, может выводиться разное количество знаков числа после запятой (или десятичной точки), меняться цвет фона ячейки, символьные строки могут сдвигаться в ячейке в крайние положения и т.п. Для управления таким изображением служат форматы ячеек. Ячейка с заданным для нее форматом считается отформатированной.

Чтобы задать или изменить формат ячейки или блока нужно выполнить команду Формат, Ячейки, закладка Число. В появившемся окне форматирования приведены названия используемых в Excel числовых форматов.

Общий. При выборе общего формата Excel сам подбирает подходящий формат отображения числа: с фиксированной запятой или в экспоненциальной форме.

1,23Е+09 -123Е-05 12,45677

Числовой. Число отображается с заданным количеством десятичных знаков после запятой. Дополнительно можно отделить тысячи пробелом и выделить отрицательные числа красным цветом.

Число 123,567 может отображаться в виде 123,56 123 123,5670 в зависимости от количества заданных десятичных знаков.

Денежный. Отличается от числового только тем, что после изображения числа помещается знак валюты и группы разрядов всегда отделяются пробелом.

Число 12345,67 отображается в виде 12 345,67р.

Финансовый. Отличается от денежного вынесением знака «-» для отрицательных чисел в крайнюю левую позицию ячейки.

Дата. Формат даты. Дата 14 января 1997 года в зависимости от заданного формата может быть отображена в виде 1/14 1/14/97 01/14/97 14-янв 14-янв-97 и т.д.

Время. Формат времени. Время 19 часов 25 минут 5 секунд так же может отображаться по-разному: 19:25 7:25 19:25:05 и т.д.

Процентный. Отображает число в ячейках в процентах. Введенное число 1,23 отображается в виде 123%.

Дробный. Используется для представления значения в виде смешанного числа

целая часть <правильная дробь>. Возможно представление в виде простой дроби, дробями до двух и трех цифр, а так же долями дробей.

Число 1234,567 отображается в виде:

1234 4/7 - простая дробь

1234 55/97 - дробь до двух цифр

1234 1/2 - половинная доля

1234 5/8 - восьмая доля

Экспоненциальный. Число представляется в виде <мантисса>*10**<порядок>, где мантисса принимает значение не менее 0 и менее 10, а порядок более -308 и менее 308. Введенное число 12345 отображается на экране как 1,23Е+4

Текстовый. Отображает число так же, как и общий, но прижимает изображение влево.

Дополнительный. Предназначены для работы с почтовыми индексами, телефонными номерами, адресами и табельными номерами.

Все форматы. При выборе данного формата открывается окно, в котором перечислены шаблоны всех приведенные выше форматов, а также форматов, добавленных пользователем.

Форматы позволяют выводить число в нужном виде и используют следующие основные символы шаблонов:

•  и 0 - цифровые шаблоны. Если в целой части числа больше цифр, чем символов в шаблоне, то они все равно отображаются полностью. Дробная часть числа округляется в соответствии с количеством знаков 0 или # справа от запятой в шаблоне, но если это знаки 0, то в числе добавляются недостающие нули;

• , - место десятичной запятой. Если в формате перед десятичной запятой стоит только #, то в числах, меньших единицы, в целой части ноль не отображается;

• \ - обратный слэш, отображается любой следующий за ним символ;

• % - проценты. Число умножается на 100 и добавляется знак %;

• пробел - вставляется пробел между цифрами в целой части числа.

Исходное число	Код формата	Представление числа	Пояснение
100000,333	0	100000	Целое число
100000,333	0,00	100000,33	Два дробных разряда
100000,333	# ##0	100 000	Разделение тысяч пробелами
100000,333	# ##0, ## р.	100 000,33 р.	Денежный формат
0.2	#,##	,2	Незначащие нули не выводятся
0.2	#0,00	0,20	Незначащие нули выводятся

Для форматирования чисел на панели инструментов Форматирование присутствуют пять кнопок: денежный формат, процентный, разделение тысяч, добавление одного десятичного знака к формату числа и удаление одного десятичного знака из формата числа.

Для форматирования числовых данных активизируйте ячейку или выделите диапазон ячеек и нажмите на одну из кнопок форматирования на панели инструментов Форматирование.

При нажатии на кнопку Денежный формат число представляется в денежном стиле, например, 1,2 представляется в виде 1,20 р.

При нажатии на кнопку Процентный формат числа преобразуются в проценты, так 1,2 будет представлено в виде 120%.

При нажатии на кнопку Формат с разделителями в целой части числа вставляются пробелы между триадами цифр, например, число 1240000 представляется в виде 1 240 000.

При нажатии на кнопку Увеличить Разрядность добавляется один разряд в дробной части числа: число 1,2 представляется в виде 1,20.

При нажатии на кнопку Уменьшить Разрядность удаляется один разряд в дробной части числа.

При форматировании ячеек нужно учитывать следующие замечания:

1. При создании любой таблицы, содержащей нетекстовые данные, прежде чем записывать данные в таблицу, нужно задать формат ячеек, в которые эти данные будут заноситься.

2. Формат ячейки влияет только на отображение содержимого ячейки, и никак не влияет на само содержимое ячейки.

3. Формат ячейки запоминается Excel независимо от самого значения, Формат не изменяется при изменении содержимого ячейки или даже ее типа.

4. Для ячеек типа «формула» форматируется результат вычисления по формуле.

5. Если для ячейки задан некорректный формат (например, формат Дата для ячейки, содержащей текст), то Excel его запомнит, но не будет использовать для отображения ячейки.