Поиск записей по критерию
Задание критерия позволяет просматривать через окно формы только записи, удовлетворяющие критерию. Условие критерия можно задать по всем полям, в том числе и вычисляемым. Если заданы условия в нескольких полях, то они объединяются логическим И. После задания критерия движение по записям осуществляется кнопками Назад и Далее.
Поиск записей по критерию вызывается командой Данные, Форма, затем нажать кнопку Критерии и задать критерии отбора.
Итоги
Часто бывает нужным знать промежуточные суммы для тех или иных таблиц. Можно, конечно, вычислять сумму по диапазону ячеек. Но если БД достаточно длинная или она часто изменяется, удобнее пользоваться инструментом Итоги.
Порядок действий:
Отсортировать таблицу по столбцу, промежуточный результат при изменении которого нужно получить
Выделить
область для обработки (необязательно)Встать на любую клетку таблицы.
Выполнить команды Данные, Итоги
Заполнить опции диалогового окна Промежуточные итоги:
При каждом изменении в - группа, по которой необходим промежуточный результат. Операция - использовать функцию сумма, количество значений, среднее и т.д. Добавить итоги по - отметить поля, по которым будут подводиться промежуточные итоги. Заменит текущие итоги - все итоги в списке заменяются в соответствии с новыми установками. Конец страницы между группами - автоматически вставляет конец страницы перед каждой группой данных, для которых вычисляются итоги. Итоги под данными - строки промежуточных и общих итогов помещаются под соответствующими данными. Кнопка Убрать все восстанавливает исходный вид экрана.
Задание
Скопируйте с листа «Возраст» на новый лист таблицу расчета возраста сотрудников, включая сегодняшнюю дату. Назовите лист «Форма. Итоги».
На листе «Форма. Итоги» просмотрите таблицу возраста в режиме формы.
Встать на любую ячейку таблицы.
Выполнить команду Данные, Форма.
Используя кнопки Назад и Далее просмотреть таблицу.
Используя кнопку Добавить введите в таблицу новую запись.
Измените дату рождения во второй записи таблицы (кнопка Добавить) и отмените изменения (кнопка Вернуть).
Измените дату рождения в последней записи таблицы.
Используя кнопку Критерий найдите записи, соответствующие людям не старше 20 лет. Для этого в окне поля «Возраст 1» задайте <20 и нажмите кнопку Далее.
Скопируйте таблицу с расчетом возраста на этот же лист еще раз. Добавьте в таблицу после столбца «Дата рождения» столбец «Отдел» и заполните его. Номер отдела – целое число, одинаковое для всех.
Используя вторую таблицу с расчетом возраста, рассчитайте суммарный возраст сотрудников отдела. Для этого выполните действия.
Встать на любую клетку таблицы.
Выполнить команду Данные, Итоги.
В окне Промежуточные итоги заполнить:
опцию При каждом изменении в – Отдел;
операция – сумма;
добавить итоги по – пометить поля «Возраст1» и «Возраст2»;
поставить флаг – итоги под данными.
Нажать кнопку ОК.
Лабораторная работа № 13 «Функции баз данных»
Стандартные функции Excel, предназначенные для работы с таблицей как с базой данных, называются функциями баз данных и относятся к категории работа с базой данных.
Представляют интерес функции баз данных, которые позволяют выполнять расчеты по комплексным критериям фильтрации. К ним относятся следующие функции: БДСУММ, БДДИСП, БДДИСПП, БСЧЕТ, БСЧЕТА, БИЗВЛЕЧЬ, БДПРОИЗВЕД, ДМАКС, ДМИН, ДСРЗНАЧ, ДСТАНОТКЛ, ДСТАНДОТКЛП. Каждая из перечисленных функций, кроме БИЗВЛЕЧЬ является аналогом обычной статистической функции. Например, функция БДСУММ – это аналог функции СУММ. Различие между функциями баз данных и их аналогами статистических функций состоит в том, что первые оперируют только теми данными, которые удовлетворяют заданным условиям.
Формат функций баз данных:
Имя_функции (База данных, Поле, Критерий).
База данных – адрес блока, содержащего таблицу, которая рассматривается в качестве базы данных..
Поле – имя столбца, по которому ведется расчет, текстовая константа.
Критерий – адрес блока, в котором храниться условие фильтрации. Критерий задается так же как в командерасширенного фильтразадаетсяобласть критериев поиска.