Лабораторная работа № 18 «Решение задач средствами сводных таблиц»

Сводная таблица – это инструмент обработки базы данных, с помощью которого выполняется сортировка, фильтрация записей и подведение итогов. Для работы со сводными таблицами Excel предлагает Мастер сводных таблиц, который вызывается по команде Данные, Сводная таблица. Работа с мастером состоит из 4 шагов.

Шаг 1.Выбор вида сводного отчёта.

Шаг 2. Задание диапазона данных..

Шаг 3. Выбор листа, на который будет помещена сводная таблица и создание макета. Макет сводной таблицы содержит четыре области: страница, строка, столбец, данные. Страница – обеспечивает фильтрацию данных сводной таблицы по значениям выбранных полей. Строка, Столбец – обеспечивает группирование строк и столбцов списка для вычисления итогов. Данные – содержит произвольное число полей, не включенных в другие области. Одно и то же поле может быть многократно размещено в области Данные, если для него нужны разные виды итогов (сумма, среднее значение и т.д.). П области Данные для каждого поля автоматически устанавливается какая-либо итоговая функция (сумма, среднее значение и т.д.). Для использования другой итоговой функции следует дважды щелкнуть по заголовку поля, а затем выбрать требуемую функцию Порядок следования полей в областях Страница, Строка, Столбец определяет иерархию группирования данных и формируемых итогов. С помощью мыши надо перетащить поля из списка в правой части окна Мастера сводных таблиц в области Строка, Столбец, Данные.

Группировка данных в сводных таблицах

При подведении итогов можно объединять данные в группы. Excel предлагает три способа группировки данных:

• группировать выделенные элементы по выбранным категориям,

• автоматически группировать числовые данные,

• автоматически группировать даты и время в более крупные единицы времени, например, дни в месяц.

Можно создавать подгруппы в группах. Например, сгруппировать даты по месяцам, а месяцы по кварталам.

После выделения элементов, которые нужно сгруппировать, достаточно выполнить команду Сводная таблица, Группа и структура, Группировать на панели инструментов Сводные таблицы.

Обновление данных в сводных таблицах

Сводная таблица не является динамической таблицей, т.к. она не связана напрямую с теми данными, которые были использованы для ее построения. Если в исходные данные были внесены изменения, то сводная таблица не отразит их автоматически. Для того, чтобы привести в соответствие данные в сводной таблице измененным исходным данным, надо нажать кнопкуОбновить данные на панели инструментов Сводные таблицы, при этом курсор должен стоять внутри таблицы.

Консолидация диапазонов исходных данных

1. С помощью Мастера сводных таблиц можно консолидировать данные из таблиц, расположенных на разных рабочих листах Excel. Непременным условием такой консолидации является единая структура таблиц.

Использование стандартных функций в сводных таблицах

Для вычисления значений в области данных сводной таблицы по умолчанию используется функция суммирования (только для числовых данных). Чтобы изменить итоговую функцию нужно выбрать любой элемент в этом поле и нажать кнопкуПоле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы. Можно использовать следующие функции: сумма, количество значений, среднее, максимум, минимум, произведение, количество чисел, смещенное отклонение, несмещенное отклонение, смещенная дисперсия, несмещенная дисперсия. Любая из этих функций может быть задана в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы. В этом же окне можно изменить имя поля данных сводной таблицы.