2.3. Планування робочого часу

Перспективним є той офіцер, який знає свою справу і вміє виконувати поставлені завдання незалежно від обставин. Ще однією неодмінною умовою успіху є вміння правильно планувати свій робочий час, якого завжди не вистачає молодим офіцерам.

Загальні причини дефіциту часу.

1. Постійний поспіх, при якому керівник не встигає навіть зосередитися на завданні, що виконується в даний момент. Він не думає про інші способи виконання, що можливо є кращими, ніж той, що прийшов на розум першим.

2. Накопичення проблем, коли керівник займається дрібними, другорядними справами. У нього немає чіткого розподілення їх за ступенем важливості, він не займається визначенням ключових, перспективних питань.

3. Постійні доопрацювання вдома. При цьому офіцер не встигає відпочити, що позначається на його працездатності наступного дня і погіршує здоров’я.

4. Перевтома, як наслідок тривалої роботи в умовах постійного поспіху.

5. Метушливість – є результатом поганої організації робочого дня, інколи вона залежить від особливостей характеру людини.

6. Безплановість роботи, як результат способу життя не тільки офіцера, а і загального стилю життя даного підрозділу.

7. Слабка мотивація праці, наслідком якої є низька продуктивність.

Тривожними ознаками є такі:

• відсутність чіткого плану роботи на поточний день (керівник не знає, що слід зробити в першу чергу, а що – у другу);

• несвоєчасність виконання отриманих розпоряджень (керівнику “все якось ніколи”);

• продовження роботи над документами вдома (на службі бракує часу);

• постійні перешкоди в роботі (численні наради у старших начальників, телефонні розмови);

• виконання обов’язків своїх підлеглих (офіцеру здається, що так надійніше);

• нескінченний потік другорядних справ (офіцер “потопає” у дрібницях);

• невиправданий поспіх при виконанні завдань старших начальників (часто є результатом невчасного початку роботи над ними).

Для того, щоб зрозуміти, які причини із наведеного переліку заважають Вам працювати, потрібно систематично проводити інвентаризацію часу за декілька робочих днів.

Насамперед необхідно визначити всі види діяльності в якій Ви брали участь. Для цього можуть бути корисними аналіз видів діяльності і витрат часу та облік денних перешкод.

Аналізувати потрібно як позитивні, так і негативні моменти.

Пригадайте весь робочий день і зрозумійте де було витрачено часу більше, ніж заплановано, з’ясуйте причини цього.

При плануванні свого робочого часу офіцеру потрібно враховувати такі правила.

Правило 1. Визначення мети. Саме в цьому полягають ази діяльності підрозділу. Мета визначає кінцевий результат. Необхідно усвідомлювати те, заради чого виконують ті чи інші дії. Мета – це свого роду сигнал, що спонукає до дій, вона вказує, у якому напрямку потрібно рухатися. Без неї можна загубитися в дрібницях.

Необхідно відповісти для себе на такі запитання:

1. Яких цілей Ви хочете досягти?

2. Чи погоджуються вони між собою?

3. Чи існують так звана вища ціль і проміжні на шляху до головної?

4. Чи знаєте Ви, що можете зробити для цього (сильні сторони) і

над чим ще треба працювати (слабкі сторони)?

5. Які засоби необхідні для досягнення цілі (особисті, фінансові, тимчасові ресурси) і їх відповідність реальній ситуації.

Правило 2. При складанні плану дня залишати час на непередбачені потреби (40 %).

Правило 3. Всі справи поділяти на довго-, середнє- і короткострокові.

Правило 4. Регулярність. Системність. Послідовність.

Основною є план на рік. Потім складають квартальний план, що є інструментом контролю за виконанням річного. До місячного плану переносять цілі і завдання з квартального плану та незавершені справи з минулого місяця. Декадний (тижневий) план – більш детальний і точний прогноз наступного періоду.

Денний план є останньою і водночас важливішою ланкою у системі планування часу, конкретним втіленням поставлених цілей. Його складають виходячи з декадного (тижневого) плану.

Правило 5. Реалістичність. Планувати лише той обсяг завдань, який реально можливо виконати.

Правило 6. Пріоритетність, що означає прийняття рішення про те, яким завданням надавати першочергового, а яким другорядного значення. Якщо додержуватись цього простого правила, можна досягти такого:

– витримувати визначені терміни;

– отримувати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

– уникати конфліктів, стресових ситуацій і перевантажень.

Пріоритетність  можна  визначати  за  допомогою нижчезазначе-них методів.

Принцип Парето (співвідношення 80:20): за перші 20 % часу, що витрачається, досягають 80 % результатів, а інші 80 % витраченого часу додають лише 20 % до загального підсумку.

Метод АБВ виходить із досвіду, що сума часток у відсотках більш важливих і менш важливих справ є незмінною. За допомогою літер А, Б і В завдання поділяють на три класи, відповідно до їхньої значущості.

Найважливіші завдання складають приблизно 15 % усієї кількості справ. Внесок цих завдань для досягнення мети близько 65 %. На важливі завдання припадає 20 % загальної кількості справ, значимість котрих також близько 20 %. Менш важливі і несуттєві завдання складають 65 % всіх справ, їх значимість 15 %.

Необхідно скласти список завдань і систематизувати їх відповідно до категорій А, Б, В. Завдання категорії А виконують особисто. Завдання категорії Б можливо передоручити. Завдання, що лишилися, – другорядні, підлягають обов’язковому передорученню.

Прискорений аналіз (метод Ейзенхауера) – є простим допоміжним засобом у тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Пріоритетами є терміновість і важливість. Їх поділяють на 4 групи:

1. Термінові – важливі справи (необхідно виконати самому керівнику).

2. Термінові – менш важливі справи.

3. Менш термінові – важливі завдання (не обов’язково виконувати одразу, але виконувати їх треба самому).

4. Менш термінові – менш важливі справи.

Правило 7. Упорядкування робочого дня. Наведемо деякі поради.

Поради щодо початку дня:

– починати день із позитивним настроєм;

– добре поснідати і без поспіху йти на службу;

– починати роботу, по можливості, щодня в той самий час;

– ще раз переглянути денний план;

– до роботи приступати “без розхитування”;

– зранку займатися складними і важливими справами.

Поради щодо основної частини дня:

– уникати дій, що викликають зворотну реакцію;

– відхиляти проблеми, що виникають додатково;

– уникати незапланованих імпульсивних дій;

– вчасно робити паузи, витримувати розмірений темп;

– невеликі однорідні завдання виконувати серіями;

– використовувати тимчасові перерви;

– контролювати час.

Поради щодо завершення робочого дня:

– завершити розпочате;

– підвести підсумки;

– скласти план наступного дня;

– додому повертатися з гарним настроєм.

Правило 8. Самоконтроль за виконанням заходів.

Періодично, через рівні проміжки часу, перевіряти виконання планів і організацію праці, аналізувати свою діяльність, витрати часу.

Контроль за результатами праці (цільовий контроль) у будь-якому випадку робити після виконання завдання (кінцевий контроль).

Таким чином, можна зробити висновок, що кожному офіцеру потрібно ретельно підходити до організації свого робочого дня, інакше існуватиме ризик хронічного дефіциту часу і, як наслідок, – невиконання своїх статутних обов’язків та завдань командирів.