6. Контроль в системе управления.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля - должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка - контроль лицами, независящими от процесса.

Классифиция: - по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний), - основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону), - объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами), - регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).три основные вида контроля: предварительного, текущего и заключительного. схожи, так как имеют одну цель: способствовать тому, чтобы получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются временем осуществления.

Предварительный контроль реализуется в форме определенных правил. применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его начальником.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло время. Этапы процедуры контроля. 1) установка стандартов, т.е. конкретных целей, имеющих временные границы. 2) определяется масштаб допустимых отклонений. Только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. 3) измерение результатов.

Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать

Характеристики эффективного контроля: 1.Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их. 2.Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным тогда, когда организация достигает желаемых целей. 3.Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. 5.Гибкость контроля. приспосабливаться к происходящим изменениям. 6.Простота контроля. 7.Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля. 8.К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Функция управленческого контроля ориентирована на подведение итогов реализации управленческого цикла, оценку качества, и определение состояния разрешения управленческой проблемы. Контроль завершает управленческий цикл и на этом этапе невозможно внести в него какие-либо коррективы. В ходе контрольного процесса решаются задачи: предупредительное обнаружение внешних и внутренних факторов, способных значительно повлиять на функционирование организации; предупредительная подготовка к реакции на их действие; своевременное выявление фактических негативных тенденций и выработка мер по их устранению; оценка эффективности деятельности организации за какой-либо период времени; нейтрализация фактора неопределенности; поддержание успеха.

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

•     постановка документов на контроль;

•     проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

•     предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

•     снятие документа с контроля;

•     направление исполненного документа в дело;

•     учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

•     информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.