1 Министерство связи российской федерации

2 Федеральное государственное унитарное предприятие «Северная специальная электросвязь»

3. П Р Е С С - Р Е Л И 3

4 «__»_____200. г. 6. №___________________

5. Эмбарго - «__» 200 г. 7.____________________

8. ( ____________________ )

9. (_______________________________________________________________________________________)

10.

11. Справка:

12. приложение:

13. контактная информация:

14.(_____________________) 15.(__________________)

* На основе бланка конкретного вида документа формата А4.

Номер документа указывается либо в соответствии с принятой на предприятии системой делопроизводства, либо в виде дробного числа, например, 100/10, где «100» -условный номер адресата, «10» - порядковый номер пресс-релиза, высылаемого данному адресату в текущем году. Располагается флаговым способом с выравниванием по правому краю бланка (но не ближе пяти миллиметров к рамке бланка), на уровне даты документа.

Указание на место составления документа фиксируется по фактическому месту составлению доку­мента и включает сокращенное наименование типа насе­ленного пункта и его полное название в именительном па­деже.

В необходимых случаях эти сведения могут быть дополнены: например, припиской «Штаб-квартира фи­лиала предприятия», «Пресс-центр предприятия», «Офис генерального директора» и т. п. Располагается флаговым способом с выравниванием по правому краю бланка (но не ближе пяти миллиметров к рамке блан­ка), на уровне даты опубликования документа.

Заголовок к тексту включает указание на краткое со­держание (тему) документа. Располагается центрован­ным способом, на два интервала ниже даты опубликова­ния пресс-релиза.

Подзаголовок (лид-абзац) включает наиболее важ­ную информацию об освещаемом в пресс-релизе событии или факте, изложенную в краткой, концентрированной форме и занимающую не более трех-четырех строк. Рас­полагается с выравниванием по ширине (не ближе пяти миллиметров к боковым рамкам бланка), без абзацного отступа, на один интервал ниже заголовка.

Основной текст включает оставшуюся информацию об освещаемом в пресс-релизе событии или факте (в объе­ме от одного до четырех 4-6-строчных абзацев). Распола­гается с выравниванием по ширине (не ближе пяти мил­лиметров к боковым рамкам бланка), без абзацного от­ступа, на один интервал ниже лид-абзаца.

Справочная информация (справка) включает допол­нительную информацию об упоминаемых в основном тексте пресс-релиза субъектах PR-процесса (в объеме од-ного-двух 4-6-строчных абзацев). Располагается с вырав­ниванием по ширине (не ближе пяти миллиметров к бо­ковым рамкам бланка), на один интервал ниже основно­го текста.

Отметка о наличии приложения включает слово «Приложение» с двоеточием и перечень прилагаемых к пресс-релизу материалов (фото, дискета, кассета, до­полнительные материалы на бумажных носителях и др.). Располагается с выравниванием по ширине (не ближе пя­ти миллиметров к боковым рамкам бланка), на один ин­тервал ниже справочной информации.

Контактная информация включает:

• стандартную формулу вежливости («Мы будем рады предоставить в Ваше распоряжение дополнительную информацию о...» или «Спасибо за интерес, проявлен­ ный Вами к этому пресс-релизу. Мы готовы предоставить Вам дополнительную информацию о...»),

• конкретное указание о порядке связи с уполномо­ченными лицами, которые могут дать дополнительную информацию (фамилия, имя, отчество уполномоченно­ го должностного лица, номер телефона, телефакса, ад­рес электронной почты (при необходимости – указание на иное средство связи), время, в течение которого предо­ставляется дополнительная информация).

Эта информация располагается с выравниванием по ширине (не ближе пяти миллиметров к боковым рамкам бланка), на один интервал ниже отметки о на­личии приложения.

Отметка об исполнителе документа включает сокра­щение «Исп.» (от слова «Исполнил(а)»), фамилию и ини­циалы исполнителя в именительном падеже, номер теле­фона исполнителя. Располагается с выравниванием по ле­вому краю листа (не ближе пяти миллиметров к рамке бланка), на один интервал ниже контактной информации.

Отметка для автоматического поиска документа включает наименование файла и путь к нему. Располага­ется с выравниванием по правому краю листа (не ближе пяти миллиметров к боковой рамке бланка), на уровне отметки об исполнителе документа.

Перейдем теперь к изучению основных требований, предъявляемых к оформлению пресс-релиза. Они выте­кают из общих требований, предъявляемых к оформле­нию деловых документов.*

Эти требования можно под­разделить на три группы:

1. требования к бумаге и шрифту;

2. требования к оформлению текста с использовани­ем приемов верстки, предусмотренных стандартными средствами программ - текстовых редакторов;

3) требования к размерным показателям пресс-релиза. Начнем с изложения требований, предъявляемых к бумаге и шрифту. Содержание пресс-релиза печатается черным цветом на одной стороне писчей бумаги белого цвета формата А4** или близкого к нему размером шриф­та высотой не менее двух миллиметров для строчных ли­тер (что примерно соответствует кеглю девятого размера.

На практике размер кегля устанавливается несколько крупнее - 10 - 12. - Прим. авт.).

Текст печатается через полтора интервала строчны­ми буквами (кроме заглавных и аббревиатур в соответст­вии с правилами грамматики). При этом отпечатки цифр и знаков должны иметь равномерную насыщенность и визуально резкие края, что обеспечивается, с одной сто­роны, выбором соответствующей гарнитуры шрифта (Times New Roman, Courier New, Arial), а с другой - каче­ством работы принтера.

Опечатки, описки и иные неточности, обнаруженные в процессе выполнения работы, допускается исправлять без повреждения листов, помарок и следов неполного удаления прежнего текста, что реально лишь для элек­тронной версии пресс-релиза.

Подчеркнем, что наличие каких-либо ошибок в текс­те недопустимо. Если они были обнаружены уже при контрольном чтении бумажного документа, его следует перепечатать, предварительно устранив ошибку в элек­тронном оригинале. При оформлении пресс-релиза допу­скается ограниченное использование приемов верстки, улучшающих восприятие содержания, в том числе:

1. выделение названия вида документа, заголовка к тексту, а также названий элементов структуры (спра­вочная информация и пр.) ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (в отдельных случаях - в сочетании с разрядкой);

2. выделение отдельных фрагментов текста (к приме­ру, слов с ключевым значением для понимания смысла всего предложения или абзаца) подчеркиванием:

3. выделение дат, фамилий и наименований (напри­мер, наименований должностей), упоминаемых в тексте,полужирным шрифтом;

4. выделение цитат (прямой речи) курсивом.

Что касается встречающегося в некоторых источни­ках требования об обязательном разделении смежных аб­зацев пустой строкой, то его выполнение, на взгляд авто­ра, не способствует целостному восприятию текста пресс - релиза и потому не может быть рекомендовано читате­лям в качестве обязательного для исполнения.

Основными размерными показателями для пресс-ре­лиза являются следующие:

1. в одной полной строке текста пресс-релиза должно быть 60±4 знака, при этом каждый пробел между слова­ ми считается за один знак;

2. абзацный отступ на протяжении всего текста не при­ меняется (в целях экономии страничного пространства ра­вен нулю. - Прим. авт.);

*См.: ГОСТ Р6.30-97, с изм. 2000, 2001 гг. М.: Изд-во стандар­тов, 2001. ГОСТ 29.115-88. М.: Изд-во стандартов, 1989.

** См.: ГОСТ 29.115-88. М.: Изд-&о стандартов, 1989.

3. на одной странице сплошного текста должно быть 29±1 строк, набранных через полуторный интервал (приэтом меньшее число строк допускается на начальных и концевых страницах пресс-релиза);

4)Текст должен иметь поля следующих размеров: верхнее - 20 мм, правое - 10 мм, тогда как размеры ниж­него и левого полей будут производными от указанных выше параметров, но не менее 20 мм.

Из содержания требований к размерным показате­лям вытекают требования к объему пресс-релиза. Он должен быть оптимальным, то есть отвечающим, с одной стороны, условиям современных сверхскоростных массо­вых коммуникаций, а с другой - соответствующим по­требностям предприятия. Впрочем, обосновать опти­мальный объем пресс-релиза можно и основываясь на не­которых расчетах.

Так, известно, что человек в состоянии прочесть (про себя) не более 25 - 30 печатных знаков в секунду. Извест­но также, что в подавляющем большинстве случаев реше­ние о пригодности (непригодности) информации, содер­жащейся в том или ином документе (в том числе и в пресс-релизе), для дальнейшего использования принимается примерно в течение одной минуты.

Кроме того, именно в течение этого непродолжитель­ного промежутка времени обеспечивается предельно высо­кая концентрация внимания. Отсюда следует вывод о том, что оптимальный объем текста пресс-релиза должен составлять не более 1500 - 1800 знаков, что примерно соот­ветствует объему одного машинописного листа формата А4.

Естественно, во всяком правиле допустимы отдельные исключения. Вот почему объем пресс-релиза в особых слу­чаях может быть увеличен, но не более чем в два раза - ес­ли это наилучшим образом отвечает потребностям пред­приятия в конкретном случае. Например, возможны си­туации, когда речь идет об информации исключительной важности, требующей немедленного распространения и не допускающей при этом ее дробления на части.

Что же касается обоснования длины отдельного абза­ца, то, составляя текст очередного пресс-релиза, исходи­те из следующих соображений:

1. длина самого протяженного абзаца не должна превышать 6-7 строк - более длинные абзацы глаз «ус­тает» воспринимать, что невольно подталкивает читаю­ щего к переходу на следующий фрагмент текста;

2. при первом ознакомлении с текстом читающий не­произвольно «выхватывает» из текста самый короткий абзац;

3. следовательно, длина самого первого абзаца ос­новного текста (как, кстати, и длина лид-абзаца), несу­щего в себе наиболее важную информацию, должна быть минимальной - три-четыре строки.

В то же время следует помнить, что абзац меньшей протяженности - например, в две строки - будет воспри­ниматься читающим уже как заголовок (заголовок к абза­цу). В идеале длина каждого следующего абзаца должна быть несколько больше предыдущего, но при этом не пре­вышать указанных выше размеров. Длина предложений в абзаце должна ритмически чередоваться (средняя, более протяженная, короткая и т. д.) - это позволяет избежать впечатления монотонности текста, его «занудности».

Кроме того, не рекомендуется переносить абзац на сле­дующую страницу, «разрывая» его на две части, посколь­ку это также затрудняет целостное осмысление прочитан­ного. По этой же причине следует избегать и построчного переноса слов.

Заметим, что отдельные скептики всерьез полагают, будто в век интернет-коммуникаций ничего оформлять не надо - достаточно «вставить» в окно программы от­правки электронной почты текст пресс-релиза и «клик­нуть» по кнопке «Send».

На первый взгляд, им трудно возразить, ведь отправ­ленный в бумажном виде пресс-релиз менее технологи­чен (текст в этом случае надо или перепечатывать, или сканировать), на что в условиях извечного редакционно­го цейтнота времени может и не оказаться. Однако у этой проблемы есть и оборотная сторона медали. В чем она за­ключается?

Во-первых, электронный документ сложнее воспри­нимается с экрана компьютера, нежели традиционный, бумажный.

Во-вторых, всегда сохраняется вероятность того, что отправленное вами E-mail-сообщение будет воспринято получателем как обычный «спам» (рекламный мусор, ко­торым уже и так изобилует интернет-пространство).

В-третьих, в случае возникновения каких-либо недо­разумений с опубликованным текстом обеим сторонам будет крайне трудно доказать свою правоту: «отработан­ные» исходные файлы так легко уничтожить.

Следует иметь в виду и соображения престижа. Пресс-релиз, представленный в редакцию на соответст­вующем бланке и должным образом оформленный, несо­мненно, произведет на его получателей позитивное впе­чатление еще до того момента, как ими будет прочитана хотя бы одна строка из этого PR-документа.

Еще лучше, когда этот документ не сваливается как снег на голову (в Интернете же это практически всегда -неожиданность). Предупредить «авральный» эффект и соответствующую внутреннюю реакцию получателей пресс-релиза совсем нетрудно - для этого достаточно за­ранее позвонить, предупредив получателей о времени от­правки пресс-релиза и его теме.

Так что, намереваясь отослать электронную версию очередного пресс-релиза, прежде всего не сочтите за труд уведомить об этом тех, кому он адресован. Дополняйте

электронную версию бумажной - высланной, напри­мер, по факсу или с курьером. Тем самым вы проявите максимум уважения к своему коллеге и представляемо­му им СМИ.

Кроме того, в отдельных случаях будет нелишне снаб­дить пресс-релиз кратким личным посланием - сопрово­дительной запиской или письмом, содержащими, помимо приветствия, и дополнительную полезную информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в пресс-релиз.

Все эти шаги наверняка будут восприняты вашими коллегами исключительно благожелательно. Тем самым увеличиваются шансы на то, что отправленный вами пресс-релиз будет воспринят получателями «как надо» и почти гарантированно будет опубликован или распро­странен (конечно, при условии, что информационный по­вод для его подготовки будет расценен как вполне достой­ный, а качество его изложения - приличным).

К тому же подобным способом довольно легко улуч­шить взаимоотношения с конкретным СМИ, редакцией и представляющими их в данном случае сотрудниками (прежде всего редакторами и журналистами). И, более того, поступая вышеописанным образом, вы косвенно способствуете укреплению паблицитного капитала свое­го предприятия.