62/ Принципы орг. Выставочного пространства

Для принятия решения об участии в выставке необходимо тщательно изучить состояние дел на предприятии, определить финансовые, материальные, временные и трудовые ресурсы. Чтобы выставка понравилась и принесла прибыль, нужно, чтобы она прошла с успехом. Отсюда, тематика выставки должна быть ориентирована на спрос на рынке. Поэтому выбор тематики – чрезвычайно важная задача – этот фактор в немалой степени влияет на популярность события. Хорошо спланированная выставка нуждается в конкретной теме, в соответствии с которой проводится подготовка экспонатов нужного вида и количества.

Существует ряд моментов, которые нужно принимать во внимание:

• Размер общей экспозиционной площади, от этого зависит масштаб мероприятия и число участников.

• Степень известности выставки, от этого фактора зависит отдача, то есть способность вернуть вложенные в мероприятие средства.

• Успехи крупных организаторов выставок за предыдущие годы.

• Время проверки выставки.

Таким образом, принятие решения во многом обусловлено правильными поставленными целями и задачами.

Важнейшим этапом является четкое формулирование целей и аргументирование задач новой выставки. Цель – это конечный результат проведения выставки, намеченный устроителем. Выставка – многоплановое явление, и её проведение может преследовать сразу несколько целей разного ранга и направленности. Одной из наиболее необычных и в то же время закономерных целей является просто присутствие ради самого присутствия. Далее следует назвать целью получение доступа к информационному ресурсу.

Общие цели включают в себя:

• увеличение объемов продаж;

• контроль конкурентоспособности предприятия; 3.изучение общей конъюнктуры в отрасли;

• обмен опытом и иные формы сотрудничества.

Задача – это работа, которую нужно выполнить для достижения определенных целей. Формирование задач, это первое описание предстоящей работы. Конкретность, практичность и реальность целей и задач – залог того, что они будут правильно поняты исполнителями, а значит, и правильно реализованы.

Среди специалистов, занимающихся выставочной деятельностью, широко известна справедливая фраза: «Стенд – зеркало фирмы». При хорошей композиции стенда он может во многом отразить все преимущества фирмы. Кроме того, на стенде можно отразить образ мыслей и действий компании. Выставочный стенд является своеобразной визитной карточкой фирмы. Стенд должен быть организован для показа товара. Независимо от типа стенда и его размеров он должен иметь три функциональных зоны:

• презентационную площадь;

• место для переговоров;

• подсобные помещения.

Стенд, как рекомендуют зарубежные и отечественные специалисты, должен :

• производить благоприятное, но не показное впечатление;

• казаться скромным, но не скупым;

• выглядеть заманчивым, но не навязчивым;

• казаться довольно строгим, но не отталкивающим;

Организаторы выставки определяют количество рядов, ширину проходов, возможности кругового обхода с учетом территории, наличия павильонов, существующей инфраструктуры, количество экспонентов, ожидаемого числа посетителей. В результате предварительной проработки поступающих заявок формируется предварительный план размещения стендов в павильоне.

Хорошими для расположения стендов считаются места:

• Направо от входа;

• В центральной части выставочной площади;

• Наиболее приближенные к входу;

• На пересечении главных и второстепенных проходов;

• В главных проходах;

• На пересечении второстепенных проходов.

Существуют невыгодные для расположения стендов места.

В зависимости от успешности участия в данной выставке вам необходимо зарезервировать хорошее место на следующую выставку.

В настоящее время различают следующие виды стендов:

• стенд в ряду;

• угловой стенд;

• головной стенд;

• блок-стенд;

• стенд на открытой площадке.

Если в силу различных обстоятельств досталось неудачное месторасположение стенда, то возможны некоторые варианты повышения эффективности вашей деятельности на выставке.

• более тщательно провести подготовку персонала;

• провести презентацию, семинар, конференцию, круглый стол;

• провести лотерею, конкурс.

• разместить различные показатели о месте нахождения стенда.