3. Информационная база управления персоналом

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной мере зависит от качества информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управления персоналом – это совокупность сведений о состоянии управляемой подсистемы (персонал и его окружение), тенденции ее развития, которые поступают субъекту управления (линейным, функциональным руководителям и работникам кадровой службы).

При этом под информацией следует понимать не любые сведения о персонале, условиях работы, рынке труда и т.п., а лишь воспринятые и определенные как полезные для решения задач менеджмента персонала.

Исходя из этого данные, которые содержаться в документах личного состава (личных листках из учета кадров, личных карточках, приказах и отчетах), материалах и результатах социологических и психофизиологических исследований (анкетирование, интервью, тестирование) и т.п., считаются информацией лишь тогда, когда они вовлечены в процессы менеджмента персонала и применяются для достижения его целей. К тому времени они рассматриваются как данные, которые ждут своей реализации.

Так, данные о результатах оценивания персонала считаются информацией лишь с того момента, когда они надлежащим образом оформлены, доведены работнику и его непосредственному руководителю, и использованы для решения таких задач, как подбор и расстановка новых работников, выдвижение в кадровый резерв, планирование карьеры, усовершенствование организации труда, построение эффективной системы мотивации трудовой деятельности, усовершенствование планов и программ повышение квалификации работников и др.

Информация должна отвечать следующим требованиям:

• полноты и точности;

• своевременности и оперативности;

• полезности;

• объективности;

• доступности;

• сжатости;

• экономичности;

• однозначности восприятия;

• удобства передачи, обработки и хранения.

Эффективное функционирование системы менеджмента персонала возможное лишь при условии соблюдения указанных требований к информации.

Необходимость сбора, хранения, обработки, анализа, преобразования и передачи разнообразной кадровой информации требует создания на предприятии соответствующей информационной системы.

Информационная система включает:

• средства сбора, хранения, обработки, передачи, поиска и использования кадровой информации;

• организованный надлежащим образом учет персонала для информационного обеспечения решения кадровых задач;

• совокупность приемов и методов использования данной системы;

• специалистов в области вычислительной техники;

• потребителей информации.

Среди главных требований, которые выдвигаются к информационной системе, следует отметить широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов, моделирование и др.

Основу информационной системы должен составлять единый массив, который содержит информацию о каждом работнике: место работы, демографические данные, данные об образовании, наличии специальной подготовки, семейное положение, движение на предприятии (с одного структурного подразделения в другое, изменение профессии, повышение квалификации), условия работы, уровень заработной платы, разные социальные выплаты и др.

Поскольку процессы, которые происходят на предприятии, чрезвычайно динамические, важно своевременно и оперативно отображать все изменения в информационном массиве. Это в свою очередь требует тесной взаимосвязи информационной системы с документооборотом на предприятии. Приказы и распоряжения необходимо сразу же использовать для корректирования данных, которые помещаются в массиве.

Большое значение также имеет сопоставление кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, требованиях к работникам, которые выдвигаются данными рабочими местами, возможным уровнем заработной платы, условиями труда. Это требует применения информационно-поисковых задач (поиск работников с необходимыми характеристиками или признаками в информационном массиве), группирование работников соответственно запросам пользователя.

Анализируя изменения в состоянии объекта по тем или другими параметрам, которые состоялось в результате внедрения кадровых мероприятий, руководители могут разрабатывать эффективную кадровую политику и контролировать ее реализацию.