5. Техническое и финансовое обеспечение управления персоналом

Техническое обеспечение управления персоналом

Решение задач управления персоналом с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с необходимой точностью и достоверностью и в установленные сроки невозможно без применения современных средств вычислительной техники, оргтехники и оперативной полиграфии.

Применение современных технических средств разрешает повысить производительность работы линейных, функциональных руководителей и работников кадровой службы, ускорить обработку кадровой информации, повысить качество и оперативность решений в области менеджмента персонала, а также культуру управленческой работы.

К техническим средствам управления персоналом относится вся совокупность средств, которые применяются в процессе управленческой работы: от простейших устройств до современной электронно-вычислительной техники.

Технические средства условно можно разделить на три группы:

• простые устройства и орудия труда;

• организационная техника;

• вычислительные машины.

К простым устройствам и орудиям труда относятся: канцелярские приборы (ручки, карандаши, линейки, бумага разного формата, ножницы, кнопки, скрепки и т.п.), средства счета (калькуляторы), разные устройства и приборы (дыроколы, степлеры), папки и скоросшиватели, файлы, которые применяют для облегчения управленческой работы. Полное и своевременное обеспечение работников, которые выполняют функции менеджмента персонала, данными устройствами и орудиями оказывает содействие более производительному использованию их рабочего времени.

Средства оргтехники включают большой перечень разных устройств, которые делятся на такие основные группы:

1. средства составления документов;

2. средства копирования и размножение документов;

3. средства обработки документов;

4. средства хранения, поиска и транспортирования документов;

5. средства и системы передачи и воспроизведение данных – средства управленческой связи.

К средствам составления документов относятся:

1. Печатные машинки. В управлении используются все виды печатных машинок, но преимущество следует отдавать электронным, которые облегчают работу благодаря механизации некоторых операций и снижению силы удара на клавиши.

2. Письменные автоматы – устройства, которые по заданной программой могут обрабатывать тексты, изменяя их форму и содержание. Имеют сменное программное обеспечение, оперативную и внешнюю память.

3. Диктофонная техника используется для записи распоряжений, приказов, писем, выступлений и следующего печатания текстовых документов. Диктофонная техника дает возможность избежать непроизводительных затрат времени управленческих работников на подготовку документов.

4. Компьютеры, оборудованные видеотерминальными устройствами, предназначенными для показа на экране текстов, которые вводятся из клавиатуры или специальных магнитных носителей информации.

Средства копирования и размножение документов включают:

1. Репрографические средства (фотографические, диазографические средства, средства микрокопирования, электрографическое, термографическое копирование), с помощью которых отображают оригиналы на поверхности материала копии. На предприятиях широкое распространение получили высокоскоростные аппараты разных модификаций типа “Ксерокс”, “Канон”, на которые можно осуществлять прямое малотиражное размножение документов без изготовления специальных форм.

2. Оперативная полиграфия (офсетные, трафаретный, гектографический способы печати) - это средства и методы оперативного размножения документации по упрощенной полиграфической технологии.

Средства обработки документов предназначены для канцелярских работ и включают: фальцовочные, листоподборочные, сортировочные, резальные, штемпелирующие, адресующие машины и устройства, ламинаторы, сшиватели, нуменаторы, конвертооткрытватели, машины для уничтожения документов.

Средства хранения, поиска и транспортирования документов призваны обеспечить быстрый поиск и надежность сохранения документов. Служебные документы размещаются в столах, шкафах, стеллажах и сейфах. Для хранения документов применяются папки-регистраторы, архивные папки, лотки для бумаг. Для хранения личных и алфавитных карточек работники отдела кадров применяют картотеки. Для транспортирования документов может использоваться воздушная (пневмо) почта. Пневмопочта предназначена для оперативного внутреннего транспортирования документов, помещенных в специальный патрон.

Средства управления связи – это устройства для передачи и принятия информации, которые охватывают:

1. Средства телефонной связи. Применение телефонных усилителей, устройств автоматического набора телефонных номеров (автонаборы), автоматических телефонных ответчиков, секретарей-автоматов оказывает содействие повышению эффективности использование телефонной связи.

2. Средства телеграфного, фототелеграфного и телеавтографного связи: телеграфы, факсы, факсы-модемы.

3. Электронная почта.

Вычислительные машины применяются для механизации и автоматизации логических и технических операций, расчетов, решение учетных, аналитических и других задач. В особенности перспективным для повышения эффективности менеджмента персонала является применение электронных вычислительных машин (ЭВМ).

Финансовое обеспечение управления персоналом

Финансирование деятельности в области персонала происходит по счет затрат на выпуск продукции (услуг). При этом затраты могут быть как внутренними, так и внешними.

К внутренним затратам относятся: оплата труда и разные социальные выплаты, затраты на улучшение условий труда, оснащение рабочих мест, модернизацию оснащения, ремонт зданий и сооружений производственного, социально-бытового и культурного назначения и др.

Что касается материального поощрения работников, то источником средств на оплату труда хозрасчетных предприятий выступает часть дохода и прочие средства, полученные вследствие их хозяйственной деятельности. Для учреждений и организаций, которые финансируются из бюджета – это средства, которые выделяются из соответствующих бюджетов, а также часть дохода, полученного вследствие хозяйственной деятельности и других источников.

Внешние затраты включают: оплату договорных обязательств с учебными заведениями, службами занятости, кадровыми агентствами, центрами подготовки, затраты на рекламу и др.

Руководство многих предприятий, в особенности это касается отечественных предприятий, не рассматривает деятельность в области персонала как необходимую и главную. Поэтому при неблагоприятной конъюнктуре рынка затраты на подбор, расстановку, обучение работников, создание благоприятных условий работы, стимулирование персонала и т.п. сокращается в первую очередь.

В индустриально развитых странах мира деятельность в области персонала рассматривается как сверхприбыльная, а затраты на персонал – как инвестиции.

Поэтому на данном этапе развития нашего государства в особенности актуальным является вопрос изменения мировоззрения, принципов и установок как руководителей предприятий, организаций и учреждений, так и представителей органов государственной власти на персонал как объект управления.

3. СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ

УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1. Руководящая и воспитательная роль руководителя. Психологические черты личности руководителя, требования к нему как к лидеру.

2. Потребности и ценностные ориентации работников, их учет в процессе мотивации трудового поведения.

3. Коммуникативный процесс. Стрессовые факторы и управление ими.

4. Типы и причины конфликтов. Управление конфликтной ситуацией.

5. Социально-психологический климат в трудовом коллективе. Социально-психологические резервы повышения эффективности совместной работы.

Литература

1. Мескон М.Х., Альбер М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: 1992, гл.6, 13.

2. Обозов Н.Н. Психология межличностных отношений. – К.: Лыбидь, 1990.

3. Потеряхин А.Л. Психология управления. Основы межличностного общения. ВИРА – Р1, - К.: 1999, гл. 1,3.

4. Психология и этика делового общения / Под ред. Лавриненко – М.: Культура и спорт «ЮНИТИ», 1997.

5. Уткин Э.А. Конфликтология. Теория и практика, - М.: ЭКМОС, 1998.