Кадровое деловодство / dilovodstvo_II

вдосконалення форматів зберігання даних).

Пристрої інфрачервоних комунікацій

У якості фізичного носія ці пристрої використовують інфрачервоне випромінювання. Застосування інфрачервоного світла як засобу зв’язку має багато переваг перед іншими технологіями комунікації, це простота та дешевизна приймально-передавального обладнання; невеликі габаритні розміри ІЧ-пристроїв комунікації (на відміну від радіоаналогів, їм не потрібна антена для передавання даних, а тому вони можуть бути значно зменшені); незначний рівень споживання енергії інфрачервоними пристроями; світло інфрачервоного діапазону є невидимим,

безпечним для людини, не корелює з освітлювальними приладами та радіоприладами. Сильною стороною інфрачервоних технологій є швидке встановлення зв’язку між комп’ютерами без наявності кабелів. Основним недоліком є те, що світло інфрачервоного діапазону не проходить навіть крізь аркуш паперу.

Наприклад, фірма Hewlett-Packard випустила кілька сімейств лазерних принтерів, які враховують потреби друку користувачів мобільних цифрових та комп’ютерних пристроїв з вбудованими інфрачервоними портами.

Комбіноване обладнання для опрацювання інформації

Графічні робочі столи. Ці комбіновані багатофункціональні пристрої містять сканер; принтер; копіювальний апарат; факс; модем; потужний сервер, здатний містити великий обсяг графічних даних та обслуговувати всі робочі станції (якщо робочі столи об’єднано мережею); плотер та дигітайзер (якщо це обумовлене конкретною діяльністю, наприклад, малим видавництвом).

Переваги графічних робочих столів такі: всі дії пристроїв (сканування, друк,

копіювання, надсилання та отримання факсів) можна виконувати за допомогою єдиного компактного та простого у використанні пристрою без плутанини проводів.

Найтиповішими комбінованими багатофункціональними пристроями для робочих столів є вироби фірми Brother, з яких ми розглянемо апарати MFC 740 та

MFC 9550. MFC 740 переважає інші струминні пристрої якістю та швидкістю роботи; має всі важливі функції; містить телефонну трубку, автовідповідач та інтерфейс для цифрових камер; швидко працює з факсами (управління є чітким,

61

спеціальні завдання призначаються швидко, відправка факсів з будь-якого додатку виконується безпроблемно); забезпечує зручне копіювання (наприклад, кольорові копії можна отримати без ПК, установки яскравості виконуються легко, ступені збільшення/зменшення можна обирати в межах 50-200 % із кроком 1 %); у процесі сканування, через інтерфейс TWAIN-модуля оригінали можуть надходити майже до будь-якого додатку опрацювання зображень, а додана ОСR-програма розпізнає текст.

Мінітипографії включають сканери; принтери; фотовивідні пристрої;

кольоропробні автомати; копіювальні рами; аркушепідбиральне та брошурувальне обладнання; клейові та різальні машини. Вони дозволяють видавати та тиражувати літературу достатньо високого класу з кольоровим друком.

Визнаним лідером у виробництві мінітипографій є фірма Hamada.

Модель Hamada 234 – одна з найпопулярніших малих друкованих машин для оперативної поліграфії. Її характеризують висока надійність; вбудований мікрокомп’ютер, який керує процесом друку; невеликі габаритні розміри. Вона вважається ідеальною для невеликих типографій, де забезпечує відмінну якість друку.

Модель Hamada Super 47 – малогабаритна друкувальна машина формату А3+

легкого класу для друку невеликих тиражів кольорової продукції. Вона характеризується невисокою ціною та простотою обслуговування.

Модель Hamada C248L – серія малих друкувальних машин середнього класу для поліграфічного виробництва зі світовим рівнем якості. Завдяки надійності конструкції та простоті обслуговування їх можна використовувати двозмінно без зниження якості виробництва для середніх тиражів (1000 – 50000 примірників) .

Модель Hamada B5210K – серія малих друкувальних машин важкого класу для тризмінного виробництва продукції світового рівня якості, які можуть працювати без збоїв багато років.

Контрольні запитання

1.Дайте визначення поняття «компоненти технічного забезпечення».

2.Охарактеризуйте пристрої ведення інформації, засоби виведення зображень.

3.Класифікація сканерів.

4.Дайте визначення поняттям «відеоконференцзв’язок», «відеоконференція»?

62

ЗАПИТАННЯ І ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ ДО ТЕМИ 1

Завдання 1. Скласти порівняльну характеристику механічних та канцелярських друкарських машинок за основними ознаками.

Завдання 2. Описати функціональні характеристики організаційних автоматів.

Вказати переваги їх над друкарськими машинками.

Завдання 3.Скласти порівняльну характеристику копіювальних та розмножувальних засобів (гектографічне, офсетне, трафаретне, електронно-

трафаретне). Вказати переваги та недоліки.

Завдання 4. Підготувати невеличку історичну довідку про процес копіювання.

Завдання 5. Описати технологію друку матричних, струминних та лазерних принтерах. Вказати основні переваги і недоліки.

63

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ ДО ТЕМИ 1

1.До складу засобів організаційної й офісної техніки можуть входити:

a)персональний комп’ютер;

b)міні АТС;

c)витратні матеріали;

d)копіювальні апарати.

2.Технічні засоби інформаційної діяльності класифікуються на:

a)засоби складання і розмножування документів;

b)засоби адміністративно-управлінського зв’язку;

c)засоби комп’ютерної техніки;

d)засоби роботи з документами.

3.Види друкарських машинок:

a)механічні друкарські машинки;

b)електронні друкарські машинки;

c)комп’ютеризовані друкарські машинки;

d)спеціалізовані друкарські машинки;

e)організаційні автомати.

4.Гектографічне друкування відносять до:

a)засобів опрацювання документів;

b)копіювальних засобів оперативної поліграфії;

c)друкуючих пристроїв;

d)копіювальних та розмножувальних засобів оперативної поліграфії.

5.Діазоматеріали поділяються на:

a)діазопапір;

b)діазопапір, діазокальки, діазоплівки;

c)діазокальки, діазоплівки;

6.Трафаретний друк – це друк:

a)через зволоження друкованої форми спиртовим розчином;

b)через передачу фарби з друкованої форми на папір через проміжний офсетний циліндр;

64

c)через форму, яка виконана на спеціальній сітці.

7.Офсетний друк – це друк:

a)через форму, яка виконана на спеціальній сітці

b)через передачу сухого порошку з друкарської форми на папір через проміжний офсетний циліндр;

c)через зволоження друкованої форми спиртовим розчином.

8.Засоби опрацювання документів призначені для:

a)механізації процесів діловодства;

b)зберігання і пошуку документів;

c)механізації і автоматизації процесів діловодства.

9.Агрегувальні машини виконують такі функції:

a)фальцювання документів;

b)автоматичне укладання та заклеювання конвертів;

c)відправлення на пошту;

d)маркування.

10.Документи зберігаються на:

a)робочих місцях;

b)в картотеках;

c)централізовано (в архівах).

11.До засобів транспортування документів відносяться:

a)ліфтові підйомники;

b)автомобілі;

c)конвертна, електромагнітна і пневматична пошта;

d)горизонтальні і вертикальні транспортери.

12.Внутрішньо закладна телефонна система включає:

a)телефонний зв’язок загального призначення;

b)диспетчерський телефонний зв’язок;

c)технологічний телефонний зв’язок;

d)мобільний зв’язок;

e)директорський телефонний зв’язок.

65

13.Факсимільний апарат дає змогу:

a)вести звичайні телефонні розмови;

b)приймати та передавати факсимільні повідомлення;

c)приймати та передавати електронні факсимільні повідомлення;

d)копіювальні документи.

14.Для палітурно-брошувальних робіт використовується наступне

обладнання:

a)різальне;

b)маркувальне;

c)фальцювальне;

d)скріплююче і склеююче;

e)агрегувальне.

15.Фальцюванням називають:

a)комплекс механізмів, що здійснює формування з дроту скоб;

b)операцію складання паперового аркуша в один, два і більше згини;

c)комплекс механізмів, що здійснює почергове підбирання в пачку віддрукованих аркушів.

16.Пристрої введення інформації:

a)клавіатурного введення;

b)тактильного введення

c)мовного введення;

d)дигітайзери.

17.Засоби виведення зображень:

a)плотери;

b)принтери;

c)друкарські машинки;

d)дисплеї.

66

ТЕМА 2

ЕЛЕКТРОННИЙ ОФІС

РОЗДІЛ 1. ПРОГРАМА ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ

MICROSOFT OFFICE OUTLOOK

Після вивчення цього розділу Ви будете знати:

призначення середовища Microsoft Office Outlook;

рахунок відомостей про людей у папці Контакти, роботу з даною папкою;

телефонний дзвінок;

злиття папки Контакти з документами Word;

папки, що відкриваються під час запуску Outlook;

конфігурацію користувача;

роботу в папці Календар;

планування зустрічей, зміну параметрів зустрічі;

планування зборів і подій;

створення завдання;

ведення обліку виконаної роботи;

пересилання повідомлення електронною поштою;

форматування повідомлення.

Після вивчення цього розділу Ви будете вміти:

налаштовувати панель програми Outlook;

записувати відомості про партнерів по роботі в папці Контакти;

використовувати адреси з папки Контакти для підписання конвертів;

створювати записи в папці Календар;

планувати зустрічі, збори, події, завдання;

створювати замітки і приєднувати файли до заходів;

планувати заходи, що повторюються;

доручати завдання іншій особі;

налаштовувати параметри Щоденника;

створювати і відправляти повідомлення електронною поштою.

Попередня підготовка. Для успішного засвоєння матеріалу розділу потрібно мати початкові знання роботи на ПК, основи роботи з програмами MS Office.

Необхідне обладнання. Для ефективного вивчення матеріалу потрібно мати доступ до ПК та програми Microsoft Office Outlook 2003 та Microsoft Office Outlook 2007.

Рекомендації до роботи та мотивація до застосування знань. Для поглиблення вмінь та навичок потрібно виконати завдання для самоконтролю та тестові завдання, наведені в цьому посібнику.

Вивчення матеріалу розділу дасть Вам можливість самостійно розвивати свої вміння вести електронний документообіг на підприємстві за допомогою програми

Microsoft Office Outlook 2003 та Microsoft Office Outlook 2007.

67

КЛЮЧОВІ СЛОВА: Зустріч, збір, подія, завдання, телефонний дзвінок, Microsoft Outlook, тека Контакти, тека Календар, тека Завдання, тека Замітки, тека Щоденник, вхідні повідомлення, вихідні повідомлення, чернетки, відправлені повідомлення.

1.1 Короткі відомості про середовище Microsoft Outlook

План:

—поняття «Microsoft Outlook»;

—призначення «Microsoft Outlook»;

—основні елементи «Microsoft Outlook».

Програмне середовище Microsoft Outlook прийшло на зміну різноманітним видам блокнотів і записників, які використовували керівники та секретарі для організації своєї роботи. Так, для зберігання відомостей про людей та організації використовувалися «телефонні книжки», для планування щоденних зустрічей і справ – тижневики, для тимчасових записів – блокноти для заміток. Крім пере-

рахованих видів блокнотів складалися плани роботи на тиждень, на місяць, рік і т.д.

Програма Microsoft Outlook призначена для організації документів і планування задач, у тому числі для відправки пошти, планування зустрічей, подій і зборів, ведення списку контактів і списку задач, а також обліку всіх виконаних робіт.

Інформація, з якою ви працюєте в середовищі Microsoft Outlook, організована у вигляді тек, котрі за призначенням аналогічні своїм паперовим попередникам.

Зручні способи представлення інформації, її пошуку, засобу нагадування,

пропоновані середовищем Microsoft Outlook, можуть допомогти ефективно організувати свою роботу. Середовище Microsoft Outlook може використовувати і керівник, і секретар, і інші співробітники.

Розгляньте головне вікно програмного середовища Microsoft Outlook (рис. 2.1). У лівій частині вікна знаходиться панель Microsoft Outlook, на якій розташовані основні об’єкти, з якими працює середовище. Об’єкти є теками з інформацією певного вигляду. Ці об’єкти згруповані в групи: Microsoft Outlook,

Пошта, Інші теки.

68

Зустрічі – це заходи, для яких резервується час в календарі.

Заходи

Рис. 2.2. Види заходів

Збір – це зустріч із запрошенням осіб або залученням ресурсів.

Подія – це захід на весь день, на яке можуть запрошуватися або не запрошуватися інші люди.

У середовищі Microsoft Outlook для планування зустрічей, зборів і подій та

встановлення часу їх проведення призначена тека Календар.

Завдання – це справа, яку треба виконати до певного терміну, пов’язана зі значними тимчасовими витратами.

Для опису відомостей про завдання й організацію розв’язання задач

використовується тека Задачи.

Телефонний дзвінок – захід, пов’язаний з вирішенням питань телефоном, що не вимагає безпосереднього контакту.

Телефонні дзвінки, а також вся робота із створення й обробки різних документів на комп’ютері фіксується в теці Щоденник.

Представлена система тек дозволяє діловій людині організувати планування

70