Кадровое деловодство / dilovodstvo_II

підписом.

Зберігання особистих ключів підписувачів та ознайомлення з ними в центрі

сертифікації ключів забороняються.

Скасування, блокування та поновлення посиленого сертифіката ключа

Акредитований центр сертифікації ключів негайно скасовує сформований ним посилений сертифікат ключа у разі:

-закінчення терміну чинності сертифіката ключа;

-смерть фізичної особи або його уповноваженого представника;

-визнання власника ключа недієздатним;

-надання власником ключа неправдивих даних;

-компрометація особистого ключа.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції,

органічно доповнювати одна одну. Подібна взаємодія дозволяє різко підвищити ефективність праці діловодів у процесі роботи з документами.

Електронний документообіг дозволяє створити в органі управління єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням правил діловодства.

Основа подібної інтеграції – надійне сховище документів і взаємодіючі з ним системи документообігу.

Усі документи зберігаються в єдиному сховищі, що дозволяє забезпечити оптимальний пошук і вибірку інформації під час підготовки матеріалів.

Система також автоматизує операції:

-узгодження проекту внутрішнього чи вихідного документа;

-затвердження внутрішнього чи вихідного документа;

-розсилання і публікації документів.

Це обумовлено необхідністю використання в перерахованих вище операціях електронного аналога власноручного підпису і криптозахисту. Обидві ці технології регламентовані законодавством і повинні здійснюватися за допомогою ПЗ, що має

221

необхідні сертифікати.

Відмінність САДД від САДЕД полягає в тому, що перша система забезпечує управління потоками паперових документів, а друга організує роботу тільки з електронними організаційно-розпорядчими документами.

Інші операції:

-підготовка текстів документів;

-підтримка робочих матеріалів (інформаційні документи, довідники, статті,

загальні списки, розклади тощо) і єдиних шаблонів документів;

- підтримка бази нормативно-довідкової інформації і керівних матеріалів – оперують «неофіційними» документами, робота з якими не регламентована загальнодержавними чи відомчими інструкціями. На сьогодні в більшості органів влади і місцевого самоврядування ці операції вже виконуються із застосуванням ЗОТ. Завдання автоматизованої системи – організувати ефективну колективну роботу над текстами документів і надати кожному державному службовцю насичений інформаційний простір для забезпечення діяльності.

Документообіг офіційних документів

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.

Системою діловодства обробляються документи, які зберігаються в єдиному сховищі документів органу влади. Це дозволяє включити документи, оброблені офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади.

Технологію електронного документообігу підтримують наступні функціональні можливості системи:

-реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через Інтернет-портал вхідних документів, у тому числі таких, що мають електронний цифровий підпис (ЕЦП) і криптозахист;

-сканування і розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої

OCR-технології;

222

-прикріплення до реєстраційної картки (РК) електронного образу документу

увигляді файлу (файлів) будь-якого формату;

-розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документу;

-надання кожній посадовій особі – учаснику діловодного процесу –

особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи тільки до

документів, що відносяться до її компетенції;

-розсилання електронних документів і доручень у мережі (по кабінетах посадових осіб);

-забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;

-повнотекстовий і атрибутивний пошук електронних документів, а також віддалений повнотекстовий пошук;

-відправлення електронною поштою або публікація на Інтернет-порталі органу влади електронних вихідних документів (з використанням будь-якої електронної пошти, що підтримує MAPI), захищених ЕЦП і шифруванням за допомогою сертифікованих засобів;

-формування й оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизації документів усередині справи;

-архівне збереження електронних документів, справ органу влади.

Основною одиницею обліку в системі є реєстраційна картка (РК) документа,

повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів з різних інформаційних зрізів, легкість під час пошуку.

При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна робити пошук і відбір даних при формуванні звітів.

При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами ЕДД документа більша частина реквізитів РК формується

223

автоматично. Електронний образ документа прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документа, що має ЕЦП і криптозахист.

Якщо вхідний документ надходить у паперовому вигляді, із середовища системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після одержання його електронного образу – повернення в систему діловодства з одночасним прикріпленням документа до РК. Користувач системи, що здійснив прикріплення файла документа, встановлює права доступу до файла на рівні грифа таємності, а також захист (скасування захисту) від редагування.

При необхідності перекладу відносно великого обсягу паперових документів,

призначених для виконання і збереження в електронному вигляді, пропонується використання опції «Потокова реєстрація». У цьому випадку після занесення реєстраційних даних про документ у РК користувач автоматизованого робочого місця (АРМ) потокової реєстрації здійснює друк на першому листі штрих-коду, що відповідає внутрішньому системному номеру, який присвоюється документу, що реєструється системою.

Після цього документи в довільному порядку від різних АРМів потокової реєстрації надходять на АРМ сканування, обладнаного швидкодіючим сканером.

Відскановані електронні образи документів надходять у базу даних і завдяки технології виділення штрих-коду прикріплюються до відповідних реєстраційних карток документів.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається мережею посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення з виконання документа, а далі

– виконавцям документа відповідно до реквізитів винесеної резолюції.

При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому у папках розкладено документи, що знаходяться в компетенції тільки цього співробітника і які або чекають початку виконання (у папці Надійшли), або прийняті співробітником до виконання (у папці На виконанні), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці На контролі).

224

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, в тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ,

супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові.

Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли лініями зв’язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг.

Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.

Забезпечення підготовки документів

Відмінність процесів підготовки текстів документів для автоматизованого документообігу, описаних у розділі «Підготовка документів», від цих же процесів в електронному документообігу невелика.

В описі рішення для автоматизації документообігу говорилося, що в більшості органів влади і місцевого самоврядування реальна робота зі створення документів ведеться в електронній формі. Такий порядок роботи став звичним для діловодів, і

мета рішення – запропонувати більш сучасні засоби організації роботи.

Оскільки в автоматизованому документообігу використовуються найбільш сучасні рішення і критерієм відбору є лише їхня сполучуваність з паперовим документообігом, то нічого нового в електронному документообігу не міститься.

Важливою перевагою технології підготовки документів, яка використовується в ЕДД, є можливість автоматизації всього процесу узгодження і затвердження документа, в тому числі і з використанням електронних аналогів власноручного підпису.

Крім того, система ЕДД дозволяє працювати з єдиним сховищем об’єктів, у

якому містяться як неофіційні дані, так і документи, оброблювані «офіційним» документообігом і архівною справою.

Усе це дозволяє істотно підвищити ефективність праці при підготовці

225

документів, оскільки єдиним інструментам пошуку та аналізу даних доступний весь інформаційний простір органу влади.

У підготовці нових документів можуть легко використовуватися не тільки особисті чи колективні напрацювання службовців, але й фрагменти чи аналітичні матеріали, отримані на основі дослідження всіх (при безумовному контролі прав доступу до інформації) наявних документів.

Це найсуттєвішим чином підвищує ефективність праці і якість документів, які готують. Тільки технологія ЕДД дозволяє сформувати та успішно експлуатувати єдину базу знань у повній відповідності з представленням цього терміна в концепції

«управління знаннями».

Контрольні запитання

1.Дайте визначення поняття «електронний документообіг»?

2.Що необхідно для побудови електронного документообігу?

3.Які матеріали повинні бути в усіх службовців, які беруть участь у роботі з електронними документами?

4.Назвіть основну технологічну проблему для діловодів при переході до електронного документообігу.

5.Які технології відносять до технологій з обробкою електронних документів?

6.Які операції можна виконувати при роботі з електронним документообігом?

7.Які функціональні можливості системи підтримують технологію електронного документообігу?

8.Як здійснюється забезпечення підготовки документів?

9.Дайте визначення поняттям «електронного підпису» та «електронного цифрового підпису».

10.Дайте визначення поняттям «особистий ключ» та «відкритий ключ».

11.Дайте визначення поняття «сертифікат відкритого ключа».

12.В яких випадках електронний підпис прирівнюється до власноручного?

13.У яких випадках акредитований центр сертифікації ключів негайно

226

скасовує сформований ним посилений сертифікат ключа?

227

ЗАПИТАННЯ І ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ ДО ТЕМИ 2

Завдання 1. Перед виконанням практичних завдань заплануйте задачу в середовищі Outlook. Після виконання роботи відзначте задачу як виконану.

Перегляньте в щоденнику записи про виконані роботи.

Завдання 2. Створіть і відправте кілька нових повідомлень різним контактам.

Приєднайте до повідомлень файли. Деякі з них збережіть як чернетки, інші -

помістіть у теку Вихідні.

Завдання 3. Створіть і відправте кілька повідомлень, адреси для яких не включено в теку Контакти.

Завдання 4. Створіть кілька видів підписів з візитними картками і без них.

Створіть і відправте кілька повідомлень з різними видами підписів і візитних карток.

Завдання 5. Отримайте електронною поштою повідомлення з візитними картками і зробіть на їх основі нові записи в теці Контакти.

Завдання 6. Відправте відповіді на отримані повідомлення. Переконайтеся, що на повідомлення, що прийшли, автоматично відсилаються відповіді.

228

ТЕСТОВЕ ЗАВДАННЯ ДО ТЕМИ 2

1. Основними елементами інформації, з якими працює середовище

Outlook є теки:

a)Контакти, Календар, Задачі, Замітки, Щоденник;

b)Телефонний дзвінок, Календар, Задачі, Посилання, Щоденник.

2. Тека «Контакти» є сховищем відомостей і даних про

a)підприємство;

b)людей;

c)людей і підприємство.

3. В середовищі Outlook всі заходи розділяють на:

a)контакти, збори, презентації;

b)зустрічі, збори, події, завдання, телефонні дзвінки;

c)події, презентації, зустрічі.

4. Зустріч це –

a)захід, для якого резервується час на календарі;

b)подія із запрошенням осіб або залученням ресурсів;

c)захід на весь день.

5. Тека Календар призначена для:

a)зустрічей;

b)зборів і подій;

c)встановлення часу їх проведення й призначення;

d)всі вище названі приклади.

6. Основними діями, які можна виконувати з елементами в середовищі

Outlook є

a)створити, встановити і змінити параметри;

b)виділити, скопіювати, вставити копію, видалити;

c)помітити як виконаний, переслати іншій особі;

d)прикріпити документ, пов’язати з контактом;

e)всі вище названі приклади.

229

7. Які об’єкти розміщені у групі Outlook

a)«Outlook сьогодні»;

b)«Календар»;

c)«Контакти»;

d)«Задача»;

e)«Замітки»;

f)всі вище названі приклади.

8. Які об’єкти розміщені у групі Пошта?

a)«Чернетки», «Вхідні», «Вихідні»;

b)«Відправлені», «Передані», «Збережені»;

c)всі вище названі приклади.

9. Програма Microsoft Outlook призначена:

a)для організації документів, планування задач, відправки пошти, планування зустрічей, подій і зборів, ведення списку контактів і списку задач, обліку всіх виконаних робіт;

b)для організації документів, планування задач, відправки пошти;

c)планування зустрічей, подій і зборів, ведення списку контактів і списку задач, обліку всіх виконаних робіт.

10. Вміст теки «Outlook сьогодні»:

a) інформація про майбутні справи (зустрічі, завдання);

b) інформація про виконані справи, а також про наявність пошти; c) наявність пошти на сьогоднішній день.

11. Тека Контакти організована за зразком:

a)книги Excel;

b)бази даних;

c)документ Word.

12. Скільки адрес можна ввести для одного контакту:

a)10;

b)5;

c)3.

230