Кадровое деловодство / dilovodstvo_II

інтегроване до інших та отримає властивості формату уніфікованого об’єкта. Макет зберігається у формі, тому, відкриваючи її, вам не потрібно його застосовувати щоразу.

Розділення форми

Розділена форма може відображати дані не лише в межах форми, а й у таблиці. Завдяки цьому можна одночасно відображати і форми, і таблиці. Переваги цієї функції ви відчуєте особливо під час перегляду даних, бо тепер, поки в одній частині відбувається пошук даних, в іншій їх можна редагувати та модифікувати.

Розділену форму створюють у два способи.

У вкладці Створити клацніть по кнопці Розділити форму. Відобразиться розділене вікно, що буде містити і форму, і вибрану вами таблицю (рис. 2.81).

Рис. 2.81. Вікно, яке містить форму і таблицю Якщо ви вже створили форму і не хочете створювати нову, необхідно

відредагувати властивості форми так, щоб її поданням за замовчанням було Розділена форма, а не Безперервні форми чи Одна форма. Щоб відобразити властивості форми, перейдіть у подання Конструктор і клацніть по кнопці Аркуш властивостей. Після цього ви побачите панель Аркуш властивостей (рис. 2.82). На

182

вкладці Формат цієї панелі є властивість Подання за замовчанням, а також Орієнтація розділеної форми, яка дає змогу вибрати, де відображати таблицю даних:

ліворуч, праворуч, зверху чи знизу.

Рис. 2.82. Вікно властивостей

Альтернативний фоновий колір

Це нововведення для форм, яке дозволяє під час відображення рядків відокремлювати їх один від одного за допомогою різних кольорів. Так легше орієнтуватися, розшукуючи дані.

Доступ до параметра Альтернативна заливка та колір фону можна отримати в поданні Конструктор. Для цього потрібно в тілі форми в області відображення полів з даними клацнути правою кнопкою миші тло форми. Зміна кольору задається командою Альтернативна заливка та колір фону. Вам слід вибрати колір, що буде альтернативним до кольору тла, який призначений для полів з даними за замовчанням.

Вправа: робота з формами

Завдання

Ви знову будете працювати з таблицями, які містять відомості про учнів та

183

класи. Вам необхідно створити форму, що матиме професійний вигляд та до якої ввійдуть поля з двох таблиць. Оскільки у формі потрібно швидко знаходити дані,

вам слід встановити розділення форми. Заголовок форми буде містити логотип, дату та назву.

Інструкції

1.Відкрийте таблицю Учні, яка розміщена в області переходів у групі Таблиці.

2.На вкладці Створити клацніть по кнопці Розділити форму. Буде завантажено вже розділену форму, що відображає всі записи про учнів.

3.На вкладці Формат в області Автоформат виберіть відповідний формат для вашої форми.

4.В області Елементи керування на вкладці Формат клацніть по кнопці Логотип. Виберіть відповідне зображення, яке буде автоматично розміщено в заголовку форми.

5.На вкладці Формат в області Елементи керування клацніть по кнопці Дата і час. Праворуч від заголовка форми буде розміщено поточну дату.

6.У формі виберіть поля, які ви хочете об’єднати у групу, клацнувши мишею та одночасно натиснувши клавішу Shіft.

7.На вкладці Упорядкувати в області Макет елемента керування клацніть по кнопці Складений, і раніше вибрані поля буде згруповано в цілісний об’єкт.

8.За допомогою миші перемістіть згруповані об’єкти до центру форми.

9.На вкладці Формат в області Елементи керування клацніть по кнопці Додати наявні поля. Відкриється діалогове вікно Список полів. Знайдіть поле Назва класу та перетягніть його лівою кнопкою миші безпосередньо до згрупованих полів.

Контрольні запитання

1.Охарактеризуйте новий інтерфейс користувача.

2.Як створюються таблицями з новими можливостями в роботі?

3.Опишіть послідовність створення формами.

4.Як здійснюється сортування тексту?

5.Які існують види фільтрації?

184

РОЗДІЛ 3. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ

Після вивчення цього розділу Ви будете знати:

—поняття електронний документообіг;

—системи, що організують електронний документообіг;

—системи електронного документообігу;

—поняття електронний підпис;

—правовий статус електронного цифрового підпису;

—призначення електронного цифрового підпису;

—вимоги до сертифіката ключа;

—права та обов’язки підписувача;

—центр сертифікації ключів;

—скасування, блокування та поновлення сертифіката ключа; Після вивчення цього розділу Ви будете вміти:

—працювати з системами, що організовують електронний документообіг;

—розрізняти системи електронного документообігу;

—визначати правовий статус електронного цифрового підпису;

—розрізняти призначення електронного цифрового підпису;

—описувати вимоги до сертифіката ключа;

—розрізняти права та обов’язки підписувача;

—розрізняти права центру сертифікації ключів;

виконувати скасування, блокування та поновлення сертифіката ключа. Попередня підготовка. Для успішного засвоєння матеріалу розділу потрібно

мати початкові знання з документообігу та знання роботи з ПК.

Необхідне обладнання. Для ефективного вивчення матеріалу потрібно мати доступ до кількох книг з документообігу та мати доступ до ПК з відповідними програмами.

Рекомендації до роботи та мотивація до застосування знань. Для поглиблення вмінь та навичок потрібно виконати тестові завдання, наведені в цьому посібнику.

Вивчення матеріалу теми дасть Вам можливість самостійно розвивати свої вміння працювати з системами, що організовують електронний документообіг; розрізняти системи електронного документообігу; визначати правовий статус електронного цифрового підпису; розрізняти призначення електронного цифрового підпису; описувати вимоги до сертифіката ключа; розрізняти права та обов’язки підписувача; розрізняти права центру сертифікації ключів; виконувати скасування, блокування та поновлення сертифіката ключа.

185

складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у значних масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і виконувати дії, що базуються на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques).

Усе це можливе тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.

Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями й отримують тільки необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу діловодів більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати каталізатором, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.

Що необхідно для побудови електронного документообігу?

Електронний документообіг (ЕД) – це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, а й істотно змінюють роботу органів влади.

Цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена

«з нуля», оскільки, це стосується майже всіх основних сторін діяльності, її впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності органу влади.

Причому «збої» у роботі виникнуть не тільки в органі влади, який автоматизується,

а й як наслідок – у підлеглих органах.

Упровадження електронного документообігу на підприємстві, організації вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

- засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю

187

впроваджуваному ПЗ документообігу; 100%-а оснащеність персональними

комп’ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;

-засобів зв’язку адекватної пропускної здатності між усіма робочими місцями;

-автоматизованої системи діловодства, що використовує програмне забезпечення, яке допускає перехід до електронного документообігу;

-психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;

-служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Завжди варто пам’ятати, що в процесі розгортання електронного документообігу всі службовці, які не мають постійного доступу до електронних документів за допомогою засобів обчислювальної техніки, фактично перестають брати будь-яку участь у роботі органу влади. Усі службовці, до яких документи будуть доходити в неелектронному вигляді, зможуть лише ознайомитися з ними.

Будь-яка участь у роботі над документами, навіть просте візування чи обговорення,

автоматично буде вимагати наявності персонального засобу обчислювальної техніки

(ЗОТ), що має доступ до системи ЕД.

Запуск будь-якої комплексної інформаційної системи вимагає не тільки установки обладнання і настроювання ПЗ, а й перебудови бізнес-процесів і перенавчання службовців. Чим менший обсяг зміни бізнес-процесів під час впровадження системи, – тим вищий шанс дотримання строків упровадження, а

інколи й запуску системи. Тому комплексні інформаційні системи завжди впроваджують поодинці, послідовно автоматизуючи відносно замкнуті сфери діяльності, згодом поєднуючи їх інтеграційною системою.

З технологічної точки зору система електронного документообігу становить інтеграційну систему, що охоплює діловодство та підготовку документів і поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. Таким чином, для підвищення шансів завершення автоматизації органу влади в необхідний строк необхідно попередньо впровадити системи автоматизованого діловодства і засоби організації

188

колективної роботи при підготовці документів.

Попереднє впровадження та експлуатація систем автоматизації документообігу (САД) дозволить не тільки полегшити технологічне впровадження ЕД, а й на практиці ознайомить діловодів з поняттям електронного документа,

пересиланням електронних документів і автоматичних систем контролю виконання.

Найчастіше психологічна готовність виявляється важливішою, ніж наявність необхідного технічного забезпечення. Технологічно ж використання в обох системах спорідненого сучасного універсального програмного забезпечення від одного виробника дозволить більш якісно перенести бізнес-процеси документообігу в електронну форму.

Основною технологічною проблемою для діловодів під час переходу до електронного документообігу є використання електронного аналога власноручного підпису на документах. Без розуміння і впровадження цієї технології неможливо перейти на цілком безпаперову обробку документів.

Повного переводу прийому вхідних і розсилання вихідних документів на безпаперову технологію не потрібно. Подібне обмеження може бути порушенням прав окремих громадян, котрі не мають доступу до засобів обчислювальної техніки та Інтернету. Класичні функції реєстрації вхідних паперових документів з традиційними підписами заявників також є атрибутами системи електронного документообігу. Це необхідно для скасування «інформаційної нерівності». Якщо не приділяти належної уваги розв’язанню цієї проблеми, то громадяни, позбавлені доступу до засобів обчислювальної техніки та Інтернету, залишаться позаду на шляху до інформаційного суспільства.

3.1.2 Системи, котрі організують електронний документообіг

Як уже йшлося вище, електронний документообіг – це сукупність нових технологій роботи з документами. Застосовувані технології дозволяють організувати

«безмовну» взаємодію систем, що забезпечують різні операції обробки документів.

Упершу чергу, до таких технологій можна віднести:

-технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в електронну форму представлення;

189

-електронний аналог власноручного підпису;

-засоби передачі даних;

-засоби збереження електронної інформації.

Автоматизація вводу інформації в комп’ютер

Автоматичне розпізнання тексту

Після обробки документа сканером виходить графічне зображення документа.

Але графічний вигляд – це ще не текст документа. З точки зору комп’ютера,

документ після сканування перетворюється в набір різнокольорових точок, а не в текстовий документ. Проблема розпізнавання тексту в складі точкового графічного зображення є дуже складною. Подібні задачі вирішуються за допомогою спеціальних програмних засобів, називаються вони засобами розпізнавання зображень. Реальний технічний прорив у цій області відбувся лише в останні роки.

До того розпізнання тексту було можливе лише шляхом порівняння знайдених конфігурацій точок зі стандартним зразком. Такі системи називаються ОСR (Optikal Characted Recognition – оптичне розпізнання символів) і опираються на спеціально вироблені шрифти. З часом наукові дослідження в області розпізнання зображень буквально перевернули уявлення при оптичному розпізнанні символів. Сучасні програми можуть ставитись із різноманітними шрифтами без перелаштування.

Багато розпізнають навіть малюнки.

Робота з програмою Fine Reader 8.0

Можливості програми:

підтримує протокол TWAIN;

забезпечує автоматичну настройку на нові шрифти;

має вбудовану систему перевірки орфографії для швидкого виявлення невірно розпізнаних слів;

розпізнає таблиці зі збереженням їхньої структури;

підтримує більше, як 40 мов, може розпізнавати тексти на мішаних мовах,

наприклад російсько-українські, англо-українські тощо, причому користувач може самостійно визначити мову або групу мов для тексту, який розпізнається;

може працювати у пакетному режимі, що значно скорочує тривалість

190