Кадровое деловодство / dilovodstvo_II

13. Що можна використати, при збереженні відомостей про контактну

особу у файл як ім’я цього файла:

a)прізвище особи;

b)назва підприємства;

c)будь-яка зручна форма для створювача контакту.

14.Для злиття теки Контакти з документом Word використовується команда:

a)Сервіс  Конверти і наклейки;

b)Вставка Конверти і наклейки;

c)Сервіс  Параметри

15. Набір контактних телефонів, час розмови, замітки про розмову фіксуються у теці:

a)Календар;

b)Контакти;

c)Щоденник.

16. Чи можна користувачеві вказати теку, яка відкриватиметься при запуску програми Outlook?

a)так;

b)ні;

c)інколи.

17. З ким на підприємстві узгоджується створення облікового запису?

a)з керівником підприємства;

b)адміністратором мережі;

c)програмістом.

18. Що потрібно зробити перед тим, як відіслати повідомлення?

a)створити обліковий запис, знати електронні адреси;

b)з’ясувати в адміністратора мережі інформацію про обліковий запис і створити його;

c)створити повідомлення.

231

19. При плануванні зустрічі налаштовано в параметрах зайнятості –

«Зайнятий»:

a)зустріч не може бути перенесена на інший час, і ви не хочете, щоб вас турбували в цей час;

b)ви можете перенести зустріч на інший час;

c)ви не впевнені, що зустріч відбудеться.

20. Що потрібно зробити для того, щоб зустрічі, що повторюються,

записувались автоматично на заплановані дні?

a)події, що повторюються;

b)задати час, день зустрічі, що повторюється;

c)задати ознаку повторення для зустрічі.

21. Секретар за вказівкою директора може доручити виконання завдання іншому співробітнику і здійснювати контроль виконання за допомогою програмного середовища Outlook:

a)не може;

b)дозволяє доручити задачу та контролювати хід її виконання будь-якій

особі;

c)дозволяє доручити задачу та контролювати хід її виконання будь-якій особі

зтеки «Контакти».

22. Чи можуть автоматично заноситися в щоденник документи, створені в таких програмах: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word і інші програми, сумісні з Microsoft Office:

a)тільки в Microsoft Excel, Microsoft Word;

b)так;

c)ні.

232

ДОДАТКИ ДО ТЕМИ 2

Додаток 1. Автоматизована система електронного документообігу ДПА України

Автоматизована системи електронного документообігу (АСЕДО) призначена для автоматизації процесів діловодства у центральному апараті Державної податкової адміністрації України та забезпечує взаємодію з обласними відділами ДПА і підлеглими організаціями.

Завдяки використанню компонента комплексу Atlas Tools створено єдину корпоративну базу даних. Передача інформації в системі проводиться по розподіленому колу (пакети інформації передаються якісно та не залежать від каналів зв’язку).

Інструментальні засоби Atlas Tools

Atlas Tools – це комплекс, що складається з готових продуктів, компонентів каркаса (framework) та інструментальних засобів для розробки клієнтських додатків і правил бізнес-логіки, експлуатації і супроводження розподілених інформаційних систем, побудований з використанням багатоланкової архітектури клієнт-сервер.

При створенні Atlas Tools врахований передовий досвід компанії «Атлас» зі створення і супроводження великих розподілених інформаційних систем.

Основні компоненти Atlas Tools

Atlas Development Suite (Atlas DevS) – сервер додатків, середовище розробки і виконання клієнтських додатків.

Atlas Replication Manager (Atlas RM) – система реплікації баз даних (у

загальному випадку система обміну даними), адаптована для роботи з низькошвидкісними або неякісними каналами зв’язку.

Atlas Software Distribution System (Atlas SDS) – система поширення версій,

інсталяції і поновлення програмного забезпечення.

Atlas Tools орієнтований на роботу в середовищі Windows. При цьому серверна частина працює на Windows NT Server/Windows 2000 Server, а клієнтська може працювати на всій лінійці операційних систем сімейства Windows 9x і вище.

233

Як системи керування базами даних можуть бути використані будь-які промислові СУБД, наприклад, IBM/Informix, Oracle, MS SQL, Interbase.

Конфігурація комплексу інструментальних засобів

У корпоративних системах компоненти Atlas Tools (Atlas DevS, Atlas RM, Atlas SDS) можуть застосовуватися як окремо, так і в складі інтегрованого комплексу. Дані системи поставляються у двох можливих конфігураціях:

RunTime Edition – частина, що виконується, дозволяє експлуатувати вже розроблені системи;

Developer Edition – частина, що виконується, і засоби розробки; дозволяє замовнику прикладної системи самостійно проводити конфігурування,

настроювання і розвиток прикладної системи, що базується на Atlas Tools.

Характеристики Atlas Tools

Реалізація принципу багаторазового використання компоненту

У рамках Atlas DevS реалізовано комплект базових компонентів і підсистем

(підсистема розподілення доступу, система аудита) та надані інтерфейси для розробки компонентного програмного забезпечення. При цьому завершені прикладні модулі можуть бути використані повторно в різних прикладних підсистемах у рамках Atlas DevS.

Уніфікація користувальницького інтерфейсу

В Atlas DevS реалізована розробка єдиного каркаса для створення прикладних інтерфейсів. Підтримується уніфікований інтерфейс у всіх прикладних продуктах та розроблено відповідні стандарти оформлення користувальницького інтерфейсу.

Реалізація більшої частини елементів стандарту в базових класах середовища розробки приводить до їх автоматичного слідування та негайного поширення змін на всі прикладні форми.

Компонентність прикладних систем і можливість «гарячої» заміни компоненту.

За рахунок компонентної організації системи окремі закінчені частини оформляються у вигляді незалежних модулів (plugin) і можуть поширюватися незалежно один від одного. Це дозволяє ефективно експлуатувати і підтримувати

234

систему, швидко заміняти або обновляти окремі її частини. При цьому внесення змін в окрему форму чи модуль не приводить до змін в інших частинах системи.

Можливість створення переносних прикладних систем без втрати продуктивності

Atlas DevS надає альтернативне середовище виконання правил бізнес-логіки,

що виконується на сервері додатків у вигляді скриптів JavaScript. Втрата продуктивності при цьому не відбувається завдяки використанню регулярних SQL-

виразів у прикладних проектах. Використання Atlas DevS не виключає можливість застосування специфічних конструкцій SQL конкретної СУБД для написання оптимізованого коду.

Можливість побудови розподілених систем, що враховують специфіку низькоякісних каналів зв’язку

Atlas Replication Manager – пакетна система реплікації баз даних, що дозволяє вирішувати задачу створення розподілених систем в умовах низькоякісних каналів зв’язку чи їх відсутності.

Простота розповсюдження та модифікації версій програмного забезпечення

Atlas SDS дозволяє проводити централізоване постачання та поновлення версій ПЗ через Інтернет із сайту розроблювача або по внутрішньо-корпоративній мережі замовника із центрального вузла. Система максимально автоматизована і дає можливість адміністратору оперативно встановлювати актуальну версію ПЗ.

Системи, в основі яких лежить Atlas Tools

Білінгова система розрахунків з фізичними особами «Абонент»,

експлуатується в ВАТ «Київгаз».

Система електронного документообігу Атлас ДОК експлуатується в ДПА України.

Інформаційно-аналітична система, замовник – МЗС України

Система формування та видачі страхових свідоцтв, замовник – Пенсійний

235

фонд України.

Atlas Development Suite (Atlas DevS)

Atlas Development Suite (Atlas DevS) – це т. зв сервер додатків, середовище розробки і виконання клієнтських додатків. Це необхідна ланка в структурі багаторівневих додатків, що зв’язує в єдине ціле базу даних, бізнес-логіку і рівень представлення даних – клієнтські форми. Сервер додатків є фундаментом сучасної інформаційної системи, на якому розміщується вся програмна надбудова. Від його якості залежить продуктивність і зручність роботи та практична користь від усієї системи.

Компоненти Atlas DevS

Сервер додатків, який взаємодіє з базою даних.

Планувальник.

Метабаза DevS.

Каркас розробки прикладних форм.

Стандартні plugin модулі, що працюють у взаємодії із сервером додатків.

Клієнтський додаток, що взаємодіє з сервером додатків – середовище виконання прикладних форм.

Середовище розробки програмного забезпечення. Atlas Replication Manager (Atlas RM)

Одна з найбільш складних задач, розв’язуваних при створенні прикладних інформаційних систем – побудова розподіленої системи. Питання синхронізації й актуалізації вмісту баз починають відігравати головну роль, особливо при відсутності швидкісних і дешевих каналів зв’язку. Atlas Replication Manager є

комплексним рішенням для побудови систем реплікації баз даних чи їх підмножин

(таблиць, частин таблиць) за спеціально обговореними правилами. Стосовно до

Atlas Replication Manager під “реплікацією” розуміється процес обміну інформацією між джерелом її виникнення і множинними одержувачами. Причому підтримується будь-яка висока складність настроювання алгоритмів обміну на основі загальних механізмів, покладених в основу цього продукту.

Основні характеристики Atlas Replication Manager

236

Пакетний режим синхронізації баз даних.

Інтегрованість з розповсюдженими транспортними засобами, наявність власного транспортного засобу arm.TCP.

Гарантія доставки реплікованих даних за рахунок підтримки двофазного квітування обміну.

Гетерогенність реплікації – можливість побудови розподіленої системи на основі СУБД різних виробників.

Мінімізація можливостей виникнення прикладних конфліктів, вбудовані засоби їхнього автоматичного вирішення і моніторингу результатів.

Здатність Atlas RM вбудовуватися в готові експлуатовані інформаційні системи і надавати їм якість «розподіленості».

Здатність інтегрувати сертифіковані засоби криптозахисту й ЕЦП

(електронного цифрового підпису).

Розвинуті візуальні засоби конфігурування і моніторингу роботи. Atlas Software Distribution System (Atlas SDS)

Поширення версій прикладного програмного забезпечення – одна з найважливіших задач у процесі його супроводження. Особливо гостро вона стоїть в прикладних системах, що динамічно змінюються, та в системах з розподіленими базами даних (очевидно, що десинхронізація структур баз даних у реплікативних системах може привести до виходу системи з ладу). Atlas Software Distribution System (Atlas SDS) дозволяє будувати багатоланкові системи поширення програмного забезпечення, його інсталяції і наступного поновлення за принципом live update.

У додатку до багатоланкової архітектури клієнт-сервер Atlas SDS в межах кожного вузла «СУБД – сервер додатків – клієнтські робочі станції» забезпечує:

-одержання поновлення з вищестоящого вузла (по каналах зв’язку чи із зовнішнього носія);

-інсталяцію і наступне поновлення програмного забезпечення клієнтської робочої станції;

-інсталяцію і наступне поновлення програмного забезпечення сервера

237

додатків; поновлення структури (схеми) бази даних.

Переваги системи електронного документообігу:

-скорочення обсягів паперових витрат, що пов’язані з опрацюванням документів;

-використання електронних копій документів під час роботи користувачів,

підтримка версій електронного документа;

-використання шаблонів текстових атрибутів у системі;

-колективна робота під час виконання і розробки документів;

-наглядний і зручний контроль виконання встановлених доручень;

-необмежена кількість контролерів і виконавців одного завдання;

-можливість неодноразового перенесення терміну виконання доручення;

-багаторазова можливість звітування про виконання поставленого завдання,

при цьому, в якості звіту може виступати будь-яка дія або документ системи;

-автоматичне зняття завдань з контролю під час реєстрації документів, що скасовують їх виконання;

-підтримка завдань з циклічним періодом виконання;

-встановлення зв’язків між документами в системі;

-короткі анотації для електронних копій документів;

-внутрішня поштова система;

-використання маршрутних схем;

-гнучкий, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс;

Відповідність інструкції з діловодства, що затверджена Кабінетом Міністрів України.

Підсистеми.

Реєстрація документів.

Реєстрація й облік документів.

Ведення журналів реєстрації та обліку.

Ведення номенклатури справ.

Контроль виконання.

Ведення контрольних завдань.

238

Перенесення терміну виконання завдань.

Ведення стану виконання.

Зняття завдань з контролю відповідно до звітів.

Визначення результату виконання завдань.

Підтримка завдань централізованого і децентралізованого рівня.

Підтримка деталізуючих завдань.

Маршрутизація об’єктів документообігу (workflow-підсистема), реєстраційних карток, контрольних карток, електронних версій документів, звітів щодо виконання контрольних завдань.

Колективна робота.

Ведення електронних версій документів.

Потокове завантаження електронного сховища.

Нормативно-довідникова інформація.

Пошук, атрибутивний пошук об’єктів документообігу.

Звітність. Журнали реєстрації та обліку.

Контрольні картки.

Аналіз виконання завдань.

Аналітичні і статистичні довідки.

Адміністрування.

Розмежування повноважень.

Управління технологічними процесами.

Налагодження системи.

Програмна архітектура.

Сервер бази даних: Windows’2000, СУБД Oracle 9i.

Сервер додатків: ОС Windows’2000, Atlas Development Suite.

Робоча станція: ОС Windows’2000 Professional, ППЗ.

Засоби проектування і розробки: Borland Delphi 5.0, Platinum ERWin ERX 3.5.2, FastReport 2.47

Оновлення ПЗ виконується за допомогою системи Atlas Software Distribution System, обмін інформацією – на основі Atlas Replication Manager.

239

Додаток 2. Система електронного діловодства і документообігу Пенсійного

фонду України

Корпорація «Атлас» завершує впровадження автоматизованої системи електронного документообігу в Пенсійному фонді України.

Роботи проводяться в рамках побудови Інтегрованої комплексної інформаційної системи ПФУ, Генеральним підрядчиком створення якої є АТЗТ «Атлас».

Проект базується на системі електронного діловодства і документообігу «Атлас ДОК».

«Атлас ДОК», система електронного діловодства та документообігу.

Призначення системи «Атлас ДОК»

Система «Атлас ДОК» призначена для автоматизації основних процедур сучасного діловодства: розгляд вхідного документа, виконання резолюцій, обробка вихідних документів, контроль виконання, а також для управління процесами сучасного електронного документообігу: створення документа, обробка, тиражування, збереження, пошук, авторизований доступ.

Реалізовані в системі функції діловодства відповідають вимогам українського законодавства (постанова КМУ № 1153 від 17.03.97).

«Атлас ДОК» – це являє собою модульне рішення в галузі організації електронного діловодства та документообігу. Система підходить для використання як у державних організаціях, так і в комерційних структурах будь-якого масштабу.

Основні функції «Атлас ДОК»

Реєстрація вхідних, розпорядчих, внутрішніх і вихідних документів як у паперовому, так і в електронному вигляді. Забезпечення одноразовості реєстрації будь-якого документа в системі.

Завантаження та ведення електронного архіву документів, у т.ч. версій документів.

Підтримка багаторазовості обліку документів.

Контроль виконання завдань, встановлених як зовнішніми кореспондентами

240