Кадровое деловодство / dilovodstvo_II

(що є вищими по відношенню до організації), так і власним керівництвом. Контроль виконання завдань як у межах організації, так і підлеглими структурами.

Маршрутизація, транспорт і контроль виконання діловодних процесів їх учасниками.

Підтримка колективної розробки документів.

Забезпечення організації ефективного пошуку.

Підтримка інформаційних повідомлень між учасниками документообігу.

Забезпечення динаміки зміни штатного розпису організації зі збереженням історії під час роботи та опрацювання документів.

Одержання необхідних стандартних форм і журналів, а також статистичних звітів документообігу організації.

Функціональна структура «Атлас ДОК»

Підсистема

Опис Діловодство та КВД:

-реєстрація документів;

-ведення журналів реєстрації та обліку;

-ведення номенклатури справ;

-ведення контрольних завдань;

-контроль виконавчої дисципліни;

-побудова звітів і аналіз даних.

Електронний архів:

-централізоване сховище документів;

-ведення версій документів;

-пошук документів;

-потокове завантаження сховища;

Адміністрування:

-аудит;

-розподіл доступу;

-керування технологічним процесом;

241

-централізоване управління версіями ПЗ.

Технології, що використовуються: система електронного діловодства та документообігу «Атлас ДОК» створена на базі комплексу інструментальних засобів

Atlas Tools, у тому числі:

-сервер додатків, середовище розробки та виконання (Atlas DevS);

-система автоматичного розповсюдження версій на робочі станції користувачів (з використанням Atlas SDS).

Технологічні переваги «Атлас ДОК»

Масштабованість системи. Система може охоплювати сферу керування документами як загалом, так і впроваджуватися поетапно, починаючи з найбільш критичних ділянок діловодства. Кількість користувачів системи обмежується лише апаратними вимогами до системи.

Модульність. Система складається з окремих інтегрованих модулів. Якщо коло задач замовника вужче, ніж спектр можливостей, розв’язуваних системою, то замовник може використовувати лише необхідні йому функції системи.

Відкритість системи, наявність вбудованих засобів розвитку системи, що надає можливості модифікації елементів системи та розвитку її функціональності.

Інтеграція з офісними додатками. Будь-які списки системи (реєстраційні і контрольні картки, картка електронної копії документа, картки внутрішнього і зовнішнього адресата і т.п.) можуть бути легко експортовані в інші офісні додатки

(MS Excel, HTML, txt).

Трирівнева технологія клієнт-сервер дозволяє підтримувати множинний доступ користувачів до інформації в режимі реального часу.

Єдина система розподілу доступу до функцій системи з використанням ролей:

надання доступу на перегляд та модифікацію окремих ресурсів.

Авторизація доступу в систему, аудит дій користувачів.

Гнучкий, інтуїтивно зрозумілий типізований інтерфейс, можливість самостійної побудови необхідних статистичних звітів.

Забезпечується підтримка автоматизації механізму централізованого поширення нових версій чи встановлення клієнтського програмного забезпечення.

242

Додаток 3. Електронний документообіг за матеріалами держкомзв’язку

України

Документообіг у державі є системою, що матеріалізує процеси збору,

перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням.

З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування в рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації передбачено об’єднання існуючих в цих органах інформаційних систем і тих, що будуть розроблятися, в єдиний інформаційно-

аналітичний комплекс – Інтегровану інформаційно-аналітичну систему органів державної влади й органів місцевого самоврядування України (ІІАС).

Враховуючи різноманітність існуючих систем електронного документообігу в органах державної влади й органах місцевого самоврядування (ОДВ й ОМС), при розробці та реалізації пілот-проекту ІІАС передбачено створення інтегрованої системи електронного документообігу (ІСЕД).

Метою створення такої системи є забезпечення руху документів (указів,

постанов, законів, розпоряджень, повідомлень, звітів, аналітичних довідок, тощо),

скорочення терміну підготовки та прийняття рішень шляхом автоматизації процесів колективного створення та використання документів в органах державної влади.

Інтегрована система електронного документообігу вирішує такі головні

задачі:

автоматизація роботи спеціалістів за визначеним регламентом обробки документів, пошук та відбір необхідної інформації, розсилка опрацьованих документів для подальшої обробки;

обмін документами між вузлами ІІАС, уніфікація технологічних процедур проходження, передачі й опрацювання документів, збирання, реєстрація,

накопичення, обробка й аналіз інформації, що надходить до кожного з вузлів,

забезпечення постійного зв’язку та обміну інформацією між вузлами;

автоматизація функцій управління процесами на основі повідомлень

243

спеціалістів про надходження документів для обробки, про закінчення нормативних

строків обробки, синхронізація робіт спеціалістів;

автоматизація контролю виконання документів на основі оперативного відображення поточного стану процесів діловодства, відхилень від планових строків, визначення нових термінів завершення робіт та «критичних шляхів» у

маршрутних схемах, заповнення переліків виконавців, ознак документів тощо;

автоматизація процесів реєстрації документів, заповнення кодованих реквізитів реєстраційних та контрольних карток з використанням класифікаторів і довідників, забезпечення механізмів анотованого опису документів та збору резолюцій, доставка звітів про виконання доручень;

автоматизація збирання даних про результати виконання технологічних процесів та формування на їх основі аналітичних і статистичних звітів, довідок щодо документообігу та контролю за виконанням документів, формування довільних аналітичних довідок;

розсилка, зберігання та використання вхідних, вихідних і внутрішніх документів за єдиною нумерацією з початку року;

відправлення, приймання й опрацювання електронної пошти;

оперативний пошук інформації про вхідні, вихідні та внутрішньо-розпорядчі документи за комбінацією умов з будь-яких реквізитів реєстраційних карток або за контекстом документа;

наскрізний контроль (група контролю, керівник установи, безпосередній виконавець) за проходженням і виконанням документів;

ведення, системи класифікаторів та довідників;

постійне оновлення та адміністрування головної бази даних, забезпечення достовірності, можливість оперативного доступу та збереження інформаційного фонду;

забезпечення надійного зберігання всіх версій документів та інших інформаційних об’єктів, максимально зручна систематизація сховища документів згідно з вимогами пілот-проекту ІІАС;

організація служб копіювання-відновлення інформації, що зберігається,

244

документообігу органів державної влади, забезпечувати прийом електронних документів, ідентифікацію відправника шляхом обробки електронного цифрового підпису, підтвердження існуючою системою доставки адресату, відправку електронних документів та можливість доступу до баз даних документів.

При реалізації системи інтегрованого електронного документообігу повинні враховуватись нормативні акти, спрямовані на забезпечення умов її функціонування

(зокрема, стосовно цифрового підпису та надання електронним документам юридичної сили). Надання юридичної сили електронним документам повинно підвести нормативно-правову базу для паралельного існування паперових і електронних носіїв документів. Важливим залишається питання забезпечення інтеграції системних програмних платформ електронного документообігу на стандартних підходах і протоколах, а також питання додаткових засобів захисту інформації корпоративних мереж.

Склад, архітектура та функціональна структура інтегрованої системи електронного документообігу.

Автоматизація документообігу пілот-проекту ПАС здійснюється на основі окремих автоматизованих функцій, поєднаних за своїм призначенням у типові функціональні комплекси. Перелік функціональних комплексів для автоматизації відповідних діловодних процесів та операцій наведено нижче:

«Комплекс підготовки документів комп’ютерними засобами»;

«Комплекс реєстрації та введення електронних документів в оперативний електронний архів»;

«Комплекс ведення електронного архіву, підтримки паперового архіву та організації доступу до його інформації»;

«Комплекс контролю виконавчої діяльності»;

«Комплекс проектування маршрутів руху документів»;

«Комплекс обміну даними»;

«Комплекс підтримки формування аналітично-статистичної звітності та оперативного аналізу»;

«Комплекс ведення нормативно-довідкової інформації»;

246

«Комплекс адміністрування»;

«Комплекс «Уніфіковане клієнтське місце».

Загальні принципи побудови та функціонування інтегрованої системи електронного документообігу.

Інтегрована система електронного документообігу є територіально розподіленою комп’ютерною системою. Розподілений характер визначає відповідні характеристики та вимоги до неї – орієнтацію на «клієнт/серверні» технології обробки і доступу до інформації, використання комунікаційних каналів і відповідних протоколів обміну.

247

ТЕМА 3

АРХІВОЗНАВСТВО

РОЗДІЛ 1. АРХІВНА СПРАВА НА ПІДПРИЄМСТВІ

Після вивчення цього розділу Ви будете знати:

організацію роботи з документами, основні форми роботи з документами;

приймання документів, попередній розгляд документів;

реєстрацію документів, реєстрацію документів на реєстраційно-контрольних картках, автоматизовану реєстрацію, журнальну форму реєстрації;

правила індексування документів;

види номенклатури справ, вимоги до оформлення номенклатури справ;

реквізити номенклатури справ;

формування справ, правила формування справ;

передачу справ в архів установи;

фондування й облік документів, що зберігаються в архіві підприємства;

внутрішній опис справ з особового складу, складання та оформлення описів

справ з особового складу, передавання справ до архіву, терміни зберігання документів, зберігання та знищення документів.

Після вивчення цього розділу Ви будете вміти:

приймати і здійснювати попередній розгляд документів;

реєструвати документи, правильно оформляти документи;

індексувати документи;

реєструвати документи на реєстраційно-контрольних картках, в журналах реєстрації, здійснювати автоматизовану реєстрацію;

формувати номенклатуру справ, розташовувати реквізити номенклатури справ, формувати справи, передавати справи в архів установи;

фондувати та вести облік документів, що зберігаються в архівному підрозділі підприємства;

оформляти справи з ОС, складати внутрішній опис справ з ОС;

передавати справи з особового складу до архіву;

визначати терміни зберігання документів, знищувати документи з ОС. Попередня підготовка. Для успішного засвоєння матеріалу розділу потрібно

мати початкові навички в оформленні службових документів.

Необхідне обладнання. Для ефективного вивчення матеріалу потрібно мати доступ до кількох книг реєстрації документів, наприклад журналу реєстрації вхідної документації, журналу реєстрації вихідної документації, журналу реєстрації наказів з основної діяльності, документів з особового складу.

Рекомендації до роботи та мотивація до застосування знань. Для поглиблення вмінь та навичок потрібно виконати самостійні завдання, наведені в цьому посібнику

Вивчення матеріалу розділу дасть Вам можливість самостійно розвивати свої вміння формувати номенклатуру справ, формувати справи, готувати документи з ОС для передачі в архів, зберігати і знищувати документи.

248

КЛЮЧОВІ СЛОВА: організація роботи з документами, уніфіковані системи документації, документообіг, реєстрація документів, номенклатура справ, справа, формування справи, опис справ, описувальна стаття, фондування архівних документів, архівний фонд підприємства, архівний документ, архівна колекція.

1.1 Організація роботи з документами

План:

—організація роботи з документами;

—форми роботи з документами.

Організація роботи з документами – з’єднання частин в одне ціле та їх упорядкування.

В організаціях, підприємствах та установах склалися три основні форми

роботи з документами: централізована, децентралізована та змішана.

Централізована форма застосовується в установах зі значним документообігом. Вона передбачає виконання всіх операцій з документами в одному структурному підрозділі, наприклад, канцелярії (в загальному відділі). У сучасних умовах механічного забезпечення створюються документаційні центри, які обслуговують кілька установ.

Централізована система характерна й для організацій з дуже малим документообігом, де всі роботи з документами виконують секретарі. Централізована форма організації документаційного обслуговування найбільш прогресивна й перспективна, проте вона вимагає комплексної механізації.

За умови децентралізованої форми роботи з документами всі операції виконуються у структурних підрозділах установи, як правило, роз’єднаних територіально.

Змішана форма (частково централізована) роботи з документами використовується у великих об’єднаннях, установах зі складною структурою і значним обсягом документообігу. За такої форми частину операцій в роботі з документами – прийом, відправка, контроль, виконання – бере на себе канцелярія, а

249

решту операцій (реєстрація, формування справ, тимчасове зберігання та ін.)

виконують у структурних підрозділах.

Щоб правильно обрати систему організації роботи з документами, необхідно врахувати обсяг документообігу, характер роботи, територіальне розміщення,

структуру установи та її підрозділів, технічне забезпечення і кваліфікацію управлінського персоналу.

Щоб праця діловода установи була ефективною, необхідно доцільно розташувати кадри, раціонально розподілити працю між керівниками, фахівцями та виконавцями. Із цією метою в установах розробляють посадові інструкції, в яких чітко визначено конкретні обов’язки кожного з виконавців.

Архівне зберігання

Розглядаючи архівне зберігання з погляду всіх документів, що обробляються документообігом організації, слід ще раз пригадати про подвійність розуміння цього терміну людьми, не обізнаними з архівною справою. Фахівці інформаційної галузі часто називають архівним зберіганням документів і просто тривале зберігання інформації, й архівне зберігання документів відповідно до нормативних документів України. До того ж при всій орієнтованості на безпаперові технології не слід забувати про те, що в організаціях архівному зберіганню ще дуже довго підлягатимуть і паперові документи.

Таким чином, завдання «архівного зберігання електронних документів» складається з кількох взаємодоповнюючих проблем:

побудова сховища електронних документів і образів паперових документів;

забезпечення архівного зберігання електронних (безпаперових) документів відповідно до вимог;

забезпечення автоматизованого обліку архівного зберігання паперових документів відповідно до вимог.

Довгострокове зберігання електронних документів

У комп’ютерному програмному забезпечені корпорації Microsoft сховище електронних документів будується на основі Microsoft SharePoint Portal Server.

Базуючись на сучасних технологічних рішеннях, такий підхід забезпечує побудову

250