Кадровое деловодство / dilovodstvo_II

не тільки надійного і масштабованого сховища. Подібне сховище інтегрує в одному вузлі доступу всі інформаційні матеріали організації. Таким чином реалізується поєднання сучасного підходу до організації інформаційного простору і російських нормативів архівного зберігання документів.

Надійне зберігання великих об’ємів інформації, безумовно, є важливою вимогою до електронного сховища. Але ще актуальнішим є завдання оптимізації взаємодії користувача зі сховищем інформації. У цьому відношенні Microsoft SharePoint Portal Server є унікальним програмним засобом. Наявний функціонал організації колективної роботи з документами надає дуже широкий спектр інструментів з оброблення тієї інформації, що зберігається.

Архівна справа

Архівне зберігання документів є самостійним процесом, що не відноситься до документообігу. Проте практично будь-яка організація здійснює архівне зберігання власних документів. Автоматизація цієї області діяльності так само грає помітну роль в підвищенні ефективності роботи організації.

Більшість конкуруючих рішень реалізують лише просте зберігання електронних документів. Такий цілком прийнятний для більшості підприємств підхід недопустимий для органів влади. Ця система автоматизації архівної справи дозволяє побудувати юридично коректну систему зберігання документів на високонадійній і масштабованій платформі Microsoft SharePoint Portal Server і Microsoft SQL Server. Крім автоматизації процесів архівного зберігання документів система забезпечує тісну інтеграцію програмного забезпечення архіву з системою автоматизації діловодства і документообігу.

Система автоматизації архівної справи використовується для передачі і прийому виконаних документів з системи документообігу на зберігання в архів і для наступних операцій з формування й оформлення справ:

систематизації документів усередині справи;

автоматизованого розбиття справ на томи залежно від числа листів документів у справі;

оформлення справ, включаючи формування внутрішнього опису документів

251

реквізитів архівного зберігання (дати відкриття і закриття справи, заголовка справи,

кількості листів і т. д.). До облікової картки вносяться реквізити, пов’язані з систематизацією документального фонду.

У процесі архівного зберігання відстежуються всі переміщення, видача на руки, повернення, вибуття справ і документів. При цьому підтримується можливість оперативного контролю повернення справ і документів, виданих на руки.

Окремий режим підтримує процедуру перегляду інформації про рух документа в системі автоматизованого документообігу. Система підтримує атрибутивний пошук як за реквізитами справ, так і за реквізитами документів.

Контрольні запитання

1.Дайте визначення поняття «організація роботи з документами».

2.Назвіть три основні форми роботи з документами, що склалися в установах.

3.У яких установах використовується централізована форма реєстрації?

4.У яких установах використовується децентралізована форма реєстрації?

5.У яких установах використовується змішана (частково централізована)

форма реєстрації?

1.2 Приймання, розгляд і реєстрація документів

План:

—правила оформлення документів;

—приймання документів;

—попередній розгляд документів;

—організація документообігу.

1.2.1Уніфіковані системи документації

Уніфіковані системи документації – це комплекс взаємопов’язаних документів, створених за єдиними правилами і вимогами, що містять інформацію, необхідну для керування у визначеній сфері діяльності.

Уніфіковані системи документації (УСД) призначені для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки

253

інформації.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів мають відповідати УСД, положенням (статутам) про організацію й іншим нормативними документами, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи керування видають такі розпорядницькі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення,

інструкції.

Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний чи індивідуальний акт з основних питань компетенції організації. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень і наказів.

Спільні розпорядницькі документи організацій, що видають однакові за формою документи (накази, постанови й ін.), видаються за відповідною формою:

наказ, постанова й ін. Спільні розпорядницькі документи органів, повноважних видавати різні за формою документи, видаються у формі спільного рішення, що має правову силу розпорядницького документа в кожній організації, яка приймала цей документ.

Доведення до відома підвідомчих організацій, структурних підрозділів документів вищих органів чи документів інших організацій здійснюється за формою, встановленою автором документа. Якщо спосіб не зазначено, організація вирішує це питання самостійно. Протокольні рішення колегіальних органів можуть доводитися до відома виконавців за формою, установленою положенням про ці органи.

Розпорядницький документ може бути відмінений (змінений)

розпорядницьким документом самої організації чи вищестоящої. Дія розпорядницького документа може бути припинена відповідними компетентними органами.

Проекти документів, що стосуються інтересів інших організацій, мають попередньо узгоджуватися з цими організаціями. У випадку розбіжностей до проекту додаються зауваження чи формулювання суті розбіжностей.

254

Обговорення питань і рішень, прийнятих на засіданнях колегіальних органів,

радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису процесу засідань, стенограм, звукових записів і матеріалів,

підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів чи постанови рішень, порядку денного, списків запрошених і ін.). Якщо хід засідання стенографується, то текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.

У межах своєї компетенції організації всіх рівнів керування можуть направляти листа в процесі здійснення оперативних зв’язків з вищестоячими галузевими і функціональними органами, підвідомчими й іншими організаціями й окремими громадянами.

Листи, як правило, мають складатися в тому випадку, коли неможливий чи ускладнений бездокументний обмін інформацією: усні роз’яснення, вказівки

(особисті чи телефоном), інструктування і т.д.

При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв’язок, факсом чи тецією на підставі положень про телеграми та телефонограми і інших актів, що визначають їхню компетенцію, видають також інші документи: плани робіт, звіти,

прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила й ін.

Проект управлінського документа має бути погоджений з виконавцями

(авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів чи організацій.

Внутрішнє узгодження проекту документа має проводитися у такому порядку:

-з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами і за необхідністю з громадськими організаціями;

-з працівниками, відповідальними за дозвіл функціональних питань

(головними, старшими фахівцями й ін.);

- з фінансовим підрозділом чи Головним бухгалтером (бухгалтером); з

юридичною службою; із службою документаційного забезпечення; із заступником голови колегіального органу чи заступником керівника організації, що відають

255

питаннями, які містяться в проекті документа.

Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа здійснюють у такій

послідовності:

-з підлеглими організаціями, а також непідлеглими, коли останні виступають зобов’язаною стороною в правовідносинах, що виникають унаслідок видання правового акту, чи коли зміст документа стосується їхніх безпосередніх інтересів; з

організаціями і науково-виробничими об’єднаннями, що займаються дослідженнями

втій області, до якої має відношення зміст документа;

-з громадськими організаціями – за необхідністю чи у випадках,

передбачених документами цих органів;

-з органами, що здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) у

визначеній області (санітарний, протипожежний і т.д.);

-з вищими органами загальної чи галузевої компетенції у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів.

Управлінський документ підписується чи затверджується керівником організації чи його посадовою особою, котра займається відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами: статутом чи положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов’язків і т.п. Два чи більше підписів ставляться в тому випадку, якщо за зміст документа відповідальними є кілька посадових осіб.

Документи грошового, матеріального і кредитного характеру, що служать підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних і інших цінностей, а

також змінюють кредитні і розрахункові зобов’язання з іншими організаціями,

підписують керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують усі члени комісії. Рішення

(постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем.

Розпорядження, які видаються керівником колегіального органу в єдиноначальному порядку, мають один підпис.

256

Право підпису розпорядницьких документів у формі вказівок чи розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головному інженеру,

керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути й ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їхню підготовку.

Протокол підписують голова на засіданні колегіального органу (ради, колегії,

зборів, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки й інші документи інформаційного,

довідкового чи аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо питання, що викладаються в них, не виходять за межі його прав і компетенції,

установлених посадовою інструкцією.

Є також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджувані відповідним розпорядницьким документом, що вводяться в дію (додаток до правових актів, що мають самостійне значення); що пояснюють чи доповнюють зміст іншого документа; направляються з листом в інші організації.

Приймання документів

Усі документи, що надходять до установи, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.

Уразі надходження документів у неробочий час, вони приймаються черговим працівником.

Уканцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають надпис

«особисто».

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документа в разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

257

1.2.2 Попередній розгляд документів

Усі документи, що надійшли до установи, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також установлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів має здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатури справ схемами погодження документів.

Керівництву установи в першу чергу передаються Закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а

також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом.

Інші документи передаються в структурні підрозділи та виконавцям.

Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи і структурних підрозділів розробляє графік доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

258

1.2.3 Організація документообігу

Документообіг – рух документів з моменту їх одержання чи створення до завершення виконання рішень по них, відправлення чи здачі в справу.

Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. За умови функціонування системи автоматизованої обробки інформації в схеми мають бути включені обчислювальні центри та всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки має забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.

Документи, які надходять в організацію, в тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд,

реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям. На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп. Документи з грифом «особисто» чи адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються за призначенням.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів,

що надійшли, на такі, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом, і

направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальним виконавцям.

Попередній розгляд здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов’язків. Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи чи посадовим особам.

Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи з розгляду листів громадян. Документи, адресовані керівництву організації, чи такі, що не мають указівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу,

попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення. На розгляд керівництва передаються документи, одержані з урядових і вищих органів, що

259

містять інформацію з принципових питань діяльності організації і які потребують рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям мають здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення чи в перший робочий день за умови їхнього надходження в неробочий час.

Документи, рішення яких виконуються кількома структурними підрозділами,

передаються їм почергово чи одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, яка організовує виконання. При необхідності невідкладного рішення по документу, що надійшов,

допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.

Документи, що відправляються організацією, в тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються,

оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв’язку. Обробка і відправлення документів здійснюються централізовано експедицією чи співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил.

Передача документів між структурними підрозділами здійснюється через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів чи осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в реєстраційній формі. Передача документів на обчислювальний центр (ОЦ) для обробки, а також одержання документів (машинограм) з ОЦ здійснюються через секретаря структурного підрозділу чи особу, відповідальну за документаційне забезпечення.

Облік кількості документів. Облік повинен вироблятися в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами. Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При

260