39. Понятие и нормативная база делопроизводства

Информационное обеспечение процесса управления агропро¬мышленным производством осуществляется с помощью докумен¬тов, которые являются основными носителями информации, по¬этому четкость и эффективность деятельности аппарата управле¬ния во многом зависят от правильной организации делопроизвод¬ства.

Под документированием понимают регламентированный про-цесс записи, обеспечивающий ее юридическую силу.

Результатом документирования является документ — зафикси¬рованная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии с ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и обще¬ственного использования. Документы являются основными носи¬телями управленческой, научной, статистической и иной соци¬ально значимой информации.

Выделяют общие и специ¬альные функции документа.

К общим функциям документа относятся:

Информационная — создается для сохранения информации;

Социальная — является социально значимым объектом, по-скольку порождается той или иной социальной потребностью;

коммуникативная — выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и между предприятиями;

Культурная — средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса.

Специальные функции документа следующие:

управленческая — важнейший инструмент управления (плано¬вые, отчетные, организационно-распорядительные документы

Правовая — средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

Исторического источника — выступает в качестве источника научных сведений.

Документационное обеспечение управления — важнейшая сто¬рона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно ос¬новываться на четкой нормативной базе. Нормативно-методичес¬кая база делопроизводства — это совокупность законов, норматив¬ных правовых актов и методических документов, регламентирую¬щих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, тех-ническое обеспечение и другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает: правовые акты законодательных и исполнительных органов влас¬ти разных уровней (федеральный уровень, субъектов рф) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и ин¬структивного характера, методические документы по делопроиз¬водству учреждений, организаций, предприятий; государственные стандарты на документацию; госты; унифицированные системы документации (усд); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; государственную сис¬тему документационного обеспечения управления (гсдоу).

Наиболее полным межотраслевым документом по организа-ции документационного обеспечения управления является из-данная в 1990 г. ГСДОУ. ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документиро-ванию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприя¬тиях, в учреждениях и общественных организа¬циях.

ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендатель¬ной. Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разде¬лов: общие положения; документирование управленческой дея¬тельности; организация работы с документами; механизация и ав¬томатизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления. Рекомендательная часть гсдоу дополняет и разъясняет нор¬мативную с помощью справочного и методического материала по делопроизводству.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены госу¬дарственными нормативными актами, что обеспечивает их юри¬дическую силу; оперативное и качественное составление и испол¬нение; организацию быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ.

Юридическая сила — свойство официального документа, сооб¬щаемое ему действующим законодательством, компетенцией из¬давшего его органа и порядком оформления. Она обеспечивается прежде всего установленным для каждой разновидности докумен¬тов комплексом реквизитов. Современные требования к оформлению управленческой (адми-нистративной) документации определяются государственным стандартом (гостом).