37. Понятие и классификация информации

Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении.

С точки зрения содержания и роли в управлении информацию определяют как предмет труда управленческих работников, пред¬ставляющий собой совокупность сведений о состоянии управляе¬мой и управляющей систем, внешней среды.

Информацию можно рассматривать как один из видов ресур¬сов, используемых в экономических процессах, получение кото¬рого требует затрат времени и других ресурсов.

Информация, используемая в управлении, выступает одновре¬менно и предметом, и продуктом труда. Специфичность инфор¬мации как предмета и продукта труда обусловлена особенностями ее природы, отражающей реальный мир. Она содержит сведения, которые формируют или расширяют знания работников аппарата управления о состоянии и возможных путях развития социально-экономических процессов на предприятии, в регионе, отрасли, позволяет осуществлять прямую и обратную связи между объек¬том и субъектом управления.

Информация обладает рядом отличительных черт:

На определенном этапе процесса управления выступает про¬дуктом труда, на последующем — его предметом;

Обладает свойством длительного и многократного применения, при использовании не теряет потребительских качеств;

Обладает способностью накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития управляемого процесса; в то же время может морально устаревать в результате изменений в реальной действительности;

Структурные подразделения предприятия являются как ее по¬требителями, так и источниками.

Содержание информации определяется потребностями управ¬ленческих звеньев и направлением управленческих решений. В целом для обеспечения процесса управления информация должна содержать данные:

О целях управления производственным процессом;

Критериях оптимальности управления производственным про¬цессом;

Об ограничениях в производственном процессе и управлении (лимит продуктов и ресурсов, регламентирующие правовые акты, задания и т.д.);

Объекте управления и управляющем органе (материальные, трудовые, финансовые потоки и ресурсы и т.д.);

О возмущающих воздействиях со стороны внешней среды на систему управления, текущем состоянии производственных про¬цессов и объекта управления;

Об управленческих решениях, которые вырабатываются систе¬мой управления по результатам переработки всей информации.

Информация должна отвечать следующим требованиям: достоверность, точность и объективность; полнота и новизна; избыточность; своевременность и оперативность; однозначность и доступность и др.

Для быстрой передачи информации необходимо использовать все возможные средства (радио, печать, диспетчерскую связь, со¬временные средства коммуникации). Важное значение имеет на¬глядная информация: графики, планшеты, световые табло, доски объявлений, слайды и т. Д.

38. Уровень информационного обеспечения и внутренняя система информации

В систему информационного обеспечения входят звенья фор¬мирования и сосредоточения информации; каналы движения ин¬формации; носители информации; технические средства преобразования информации (сбора, обработки, хране¬ния, передачи, поиска ).

Информационная система представляет собой совокупность информационных процессов и включает в себя собственно ин-формацию, а также способы и средства, обеспечивающие ее сбор, передачу, накопление, обработку, хранение, предоставление и ис¬пользование. Управляющие информационные системы призваны последовательно реализовывать принципы единства производ¬ственного процесса, информации и организации на основе при¬менения технических средств, аналитических методов обработки и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

Выделяют простые и сложные информационные системы.

Простые информационные системы обеспечивают передачу ин¬формации от места ее возникновения к управляющему лицу без переработки (например, одноразовые устные сообщения, сообще¬ния по телефону, факсу). При этом формирование управля¬ющего решения (выходного документа) и его реализация осуще¬ствляются непосредственно управляющим лицом. Простые ин¬формационные системы характерны для нижних уровней управ¬ления п/п (звено, бригада).

В сложных информационных системах существуют параллельные потоки первичной информации от мест ее возникновения. Пере¬работка такой информации включает статистическую обработку, анализ и сложные вычисления, необходимые для получения вари¬антов управленческих решений.

В зависимости от места обработки различают централизованные и децентрализованные информационные системы.

Важнейшими классификационными признаками информационных систем являются уровни механизации (на базе оргтехники) и автоматизации (на базе эвм) процессов передачи и обработки информационных потоков. По этому признаку выделяют три вида сложных информационных систем: с низким, средним и высоким (автоматизированным) уровнем развития.

Нередко полученная информация не отвечает требованиям со¬временных систем управления. К недостаткам информации отно¬сятся следующие: расхождение плановых, отчетных и фактических данных; запутанность потоков поступления; многократное дублирование; запаздывание; чрезмерность и громоздкость документации; отсутствие эффективных средств обработки.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка — важные факторы повышения эффективности производства. От¬ветственную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизи¬рованное хранение и выдача в требуемой форме; производство но¬вой числовой, графической и иной информации.

Внутрихозяйственная система информации выполняет следую¬щие функции:

Определение характера и содержания необходимой каждому конкретному руководителю информации для оперативного уп-равления производственно-сбытовой деятельностью предприя-тия;

Определение потребностей в технических средствах предприя¬тия в целом и каждого руководителя для обеспечения их необхо¬димой информацией;

Централизованное планирование затрат на приобретение и аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функ¬ционирования системы информации;

Обеспечение высокого уровня сбора, хранения и предоставле¬ния информации;

Разработка программных средств, прикладных программ и др.

Важное значение в информационном обеспечении имеет тех¬нология информационной деятельности. Она включает такие по¬нятия, как материально-техническая база информационной дея¬тельности; виды информационной технологии; носители инфор¬мации, информационные базы данных; система ведения запи¬сей; создание пакетов прикладных программ. Современная материально-техническая база информационной деятельности позволяет использовать во внутрихозяйственной системе инфор¬мации ЭВМ крупногабаритные и персональные; микропроцес¬соры; средства телекоммуникаций; электронные пишущие ма¬шинки, множи¬тельную технику, средства автоматизированной обработки тек¬стовой информации.