Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Белгородский государственный технологический университет
им. В. Г. Шухова
М. В. Шевченко
Основы документационного
обеспечения управления
Утверждено ученым советом университета в качестве
учебного пособия для студентов всех форм обучения
направления бакалавриата 080100 – Экономика
профиля подготовки «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Белгород
2013
УДК 657.2(07)
ББК 65.052.201.2я7
Ш 37
Р е ц е н з е н т ы:
Доктор экономических наук, профессор Белгородского
государственного технологического университета
им. В. Г. Шухова И. А. Слабинская
Доктор экономических наук, профессор Белгородского
государственного национального исследовательского
университета (НИУ «БелГУ») Л. В. Усатова
Шевченко, М. В.
Ш 37
Основы документационного обеспечения управления: учеб.
пособие / М. В. Шевченко. – Белгород: Изд-во БГТУ, 2013. –
186 с.
В представленном издании изложены основные теоретические и практические положения дисциплины «Основы документационного обеспечения управления», рассмотрены вопросы истории развития ДОУ, организации делопроизводства, перечислены
уровни нормативно-правового регулирования ДОУ в России, приведены примеры
оформления основных видов организационно-распорядительной документации, образующейся в деятельности предприятий.
Издание предназначено для студентов всех форм обучения направления бакалавриата 080100 – Экономика профиля подготовки «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».
Учебное пособие публикуется в авторской редакции.
УДК 657.2(07)
ББК 65.052.201.2я7
© Белгородский государственный
технологический университет
(БГТУ) им. В. Г. Шухова, 2013
3
Введение
Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием
невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления. Процесс
управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. Документационное обеспечение управления возникает только тогда, когда возникает процесс
управления, но сам процесс управления может существовать только
тогда, когда в нем определен порядок документирования и работы с
документами. По существу, документационное обеспечение управления – это технология управления.
Организация документационного обеспечения управления на
уровне современных требований предусматривает создание соответствующей единой комплексной системы, единого порядка работы с
документами, начиная с их создания (получения) и до сдачи в архив
(уничтожения). Документационное обеспечение управления является
эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.
Руководитель каждой организации должен владеть информацией о
работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению
проблем и координации деятельности персонала организации.
Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники
организации. Документы всегда создаются исключительно в какихлибо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.
Сотрудник организации стремится к закреплению информации в
документах при решении следующих задач:
– управление текущей работой, когда это связано с поступлением и
передачей большого количества информации;
– управление ресурсами организации во времени и пространстве в
текущем режиме и с перспективой на будущее;
– управление (координация) работой подчиненного ему персонала,
– реализация договоренностей с внешними организациями;
– отражение хода мероприятий, событий;
– анализ различных данных и их оценка;
– подведение итогов работы за определенный период;
– планирование рабочего времени;
4
– прогнозирование развития определенных процессов и определения
наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.
Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного
документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со
своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки
документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы
в целом, а значит и повышает ее конкурентоспособность.
Знание основ документационного обеспечения управления необходимо любому современному специалисту.
Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе
информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в
том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде.
5
Содержание и основные задачи современного
документационного обеспечения управления
Залог обоснованного и эффективного управленческого решения,
продуктивной и целесообразной деятельности – своевременность получения и достаточность информации. В нашей стране каждый год
появляется масса новых предприятий различных форм собственности,
созданных с различными целями, и которые становятся объектами и
субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.
Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции
выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством
материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению
документов называется документационным обеспечением управления.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документа-
ционное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами.
Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение
управления» (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них – «делопроизводство» – возник в России, по данным словарей русского языка, во
второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже «дело» стало употребляться и в
значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» – закреплены ГОСТом Р51141-98.
Термин «документационное обеспечение управления» вошел в
научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением
организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.
6
Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих
функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и
учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по
организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является
обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле
их выполнения.
Объектом документационного обеспечения управления являются
как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет документационного обеспечения управления – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям соответствующих нормативных актов.
Основные задачи документационного обеспечения управления:
1. Отражение управленческой, производственной и иной деятель-
ности предприятия в соответствующих документах;
2. Обеспечение рационального использования документов в дело-
вой практике предприятия.
Проблема развития документационного обеспечения управления в
настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это
следующими причинами:
– существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности;
– способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в
распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно
пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых
бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы
управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы
организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ – устав, протокол, приказ, справка и другие, –
имеет свои особенности и правила работы с ними.
7
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и
передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому
на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации
по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких
требования: она должна быть своевременной; она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять
участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если
информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности,
может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем
информации в большинстве случаев является документ.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе отражены определения «информация» и «документ».
Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях,
явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Документированная информация (документ) – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для
ее передачи во времени и пространстве.
Документ имеет два свойства – информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
– информационная (в документе фиксируются факты, события, явления);
– организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности);
– коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
8
– юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
– воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует
повышенного уровня образовательной подготовки);
– учебная (для начинающих работников и молодых специалистов
готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с
огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в
свою очередь отличают от других не только оформление и содержание, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для
повышения эффективности работы с ними. Распределение документов
по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся
на два класса:
– документы по общим и административным вопросам (вопросы
общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений;
– документы по функциям управления. Эти документы составляют
работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
– по способу документирования: рукописные; электронные; графические; кино-, фотодокументы;
– сфере использования: организационно-распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические;
– содержанию: простые; сложные;
– месту составления: внутренние; внешние;
– степени гласности: открытые; с грифом ограничения доступа
(«для служебного пользования» – информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» – информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю;
«секретно» – информация, составляющая государственную тайну);
– происхождению: официальные или служебные (составленные
юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном
порядке документы, отражающие интересы предприятия); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы);
– юридической силе: оригиналы или подлинники (первые или
единственные экземпляры официальных документов, подписанные
9
автором); копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется); заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные
должностным лицом и печатью); дубликаты (повторные экземпляры
подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и
подлинник) – выдаются при утере или уничтожении подлинника;
– форме изложения (степени унификации): индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее
подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления – типовые инструкции); примерные (используются для составления и
оформления документов по аналогии); унифицированные (входящие в
какую-либо унифицированную систему документации);
– срокам исполнения: срочные (с указанием срока исполнения); несрочные;
– срокам хранения: временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Дайте определение термина «документационное обеспечение
управления».
2. Как соотносятся между собой понятия «документационное обес-
печение управления», «делопроизводство», «документирование»?
3. Что является объектом и предметом ДОУ?
4. Каковы основные задачи документационного обеспечения
управления?
5. Что такое документ, каковы его свойства и функции?
6. Перечислите признаки, по которым классифицируют документы
в организациях.
7. Какое место занимают информация и документы в современной
системе управления?
10
История развития системы
государственного документирования
Делопроизводство в Древней Руси
На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца
ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции
выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В
этих условиях единая система делопроизводства не была востребована
самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до
нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период
(Х–ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот;
заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.
В период Х–ХIV столетий на Руси формировались определенные
традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило,
центральные храмы и монастыри. Появляются также элементы защиты
информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и
использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов
в политических и лично-корыстных целях.
Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси
служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или
козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения.
В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и
дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание
чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому
документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]