Основы документационного обеспечения управления. Рабочая тетрадь для практических занятий и методические указания по выполнению самостоятельной работы

Негосударственное частное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Южный институт менеджмента

О.В. Медведева

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ для практических занятий и методические указания

по выполнению самостоятельной работы для бакалавров направлений 080100.62 «Экономика»,

080200.62 «Менеджмент» очной формы обучения

Краснодар 2012

УДК 657.01 ББК 65.052.203

М 42

Рецензенты:

Верстова М.В., канд. психологических наук, старший преподаватель кафедры социальной психологии и социологии управления КубГУ, Романов А.А., канд. экон. наук, профессор кафедры менеджмента, маркетинга и предпринимательства ЮИМ

Медведева О.В.

М 42 Основы документационного обеспечения управления. Рабочая тетрадь для практических занятий и методические указания по выполнению самостоятельной работы для бакалавров направлений 080100.62 «Экономика», 080200.62 «Менеджмент» очной формы обучения. – Краснодар: ЮИМ, 2012. – 80 с.

Рабочая тетрадь и методические указания предназначены для оказания помощи студентам бакалавриата очной формы обучения при изучении курса «Основы документационного обеспечения управления». Они содержат задания для аудиторной работы на практических и семинарских занятиях, задания для самостоятельной контролируемой работы студентов, отдельные образцы организационнораспорядительных документов, используемых в документировании управленческой деятельности, вопросы и тестовые задания для самоконтроля по темам практических занятий курса, рекомендуемую литературу, вопросы к зачету.

Рекомендовано к изданию научно-методическим советом ЮИМ (протокол № 10 от 14 июня 2012 г.).

УДК 657.01 ББК 65.052.203

© Издательство ЮИМ, 2012 © Медведева О.В., 2012

2

3

ВВЕДЕНИЕ

Современный деловой мир базируется на информации, отражающей различные управленческие процессы. Как известно, «кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». Первичная фиксация управленческой информации осуществляется в документах. Документы являются одним из основных средств обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными компаниями, фирмами. Они выполняют значительное количество функций (организационная, коммуникативная, юридическая, информационная и др.), поэтому умение правильно составлять и оформлять официальные документы является необходимым условием профессиональной деятельности современных специалистов в области экономики, управления и права.

При подготовке служебных документов необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Каждый управленческий документ должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, поскольку они служат свидетельством, подтверждением фактов, явлений, событий.

Целью создания данного пособия явилось оказание помощи студентам очной формы обучения в приобретении и закреплении практических навыков в области документирования, самостоятельном изучении предмета дисциплины и закреплении изученного теоретического материала по курсу «Основы документационного обеспечения управления».

Рабочая тетрадь и методические указания предназначены для оказания помощи студентам очной формы обучения при изучении курса «Основы документационного обеспечения управления». Они содержат задания для аудиторной работы на практических и семинарских занятиях, задания для самостоятельной контролируемой работы студентов, отдельные образцы организационнораспорядительных документов, используемых в документировании управленческой деятельности, вопросы и тестовые задания для самоконтроля по темам практических занятий курса, рекомендуемую литературу, вопросы к зачету.

Пособие предназначено для студентов бакалавриата очной формы обучения направлений 080100.62 «Экономика», 080200.62 «Менеджмент».

4

Тема 1. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ

Контрольные вопросы:

1.Организация делопроизводства.

2.Законодательное, нормативное и методическое регулирование делопроизводства.

3.Унификация и стандартизация документов.

4.Информация в системе управления.

5.Документ и его виды. Классификация документов.

Задание 1. Перечислите основные этапы технологии работы с управленческими документами:

1) прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

2)_______________________________________________________________;

3)_______________________________________________________________;

4)_______________________________________________________________;

5)_______________________________________________________________;

6)_______________________________________________________________;

7)_______________________________________________________________.

Задание 2. Из предложенного ниже списка выберите формы организации делопроизводства на предприятиях (в организациях, учреждениях):

1)внутриведомственная,

2)министерская,

3)централизованная,

4)смешанная,

5)ведомственная,

6)структурная,

7)децентрализованная.

Задание 3. Раскройте содержание централизованной формы организации делопроизводства:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

Задание 4. Из предложенного ниже списка законодательных и нормативных актов выберите те, которые регламентируют правила организации работы с документами:

1. Конституция РФ.

5

2.Указ Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 «Об утверждении Положения о государственном гербе в Российской Федерации».

3.Указ Президента Российской Федерации от 14 июня 1992 г. № 622 «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения».

4.Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

5.Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

6.Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

7.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ.

8.Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

9.Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов РФ».

10.Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации».

11.Постановление Правительства РФ от 7 мая 1999 г. № 498 «Об утверждении Положения о государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии».

12.Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О федеральном архивном агентстве».

Задание 5. Нормативно-методическое регулирование деятельности служб документационного обеспечения управления осуществляется государственными федеральными институтами: Росархивом, Росстатом, Госстандартом РФ. Определите и раскройте содержание их функций в общегосударственной системе делопроизводства РФ:

Российский архив (Росархив)________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Федеральная государственная служба статистики (Росстат)_________

___________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России)_____________________________________

6

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Задание 6. Из предложенного ниже списка документов выберите те, формы которых унифицированы:

Таблица 1 – Виды управленческих документов

Задание 7. Из предложенного списка выберите определение, соответствующее термину «унификация управленческих документов»:

1)возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов;

2)установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению;

3)рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения;

4)процесс документирования управленческой деятельности хозяйствующих субъектов и организация работы с документами;

5)соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

7

Задание 8. Дайте определение термину «стандартизация управленческих документов»:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

Задание 9. Перечислите виды стандартов в области документоведения: 1)__________________________________________________________________; 2)__________________________________________________________________; 3)__________________________________________________________________,

Задание 10. Из представленного списка стандартов выберите те, которые имеют основополагающее значение в области документоведения:

1.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

2.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требова-

ния».

4.ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования».

5.ГОСТ Р ИСО 14001-98 «Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению».

6.Международный стандарт ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Information and documentation – Records management – General»).

Задание 11. Сформулируйте основные требования, которым должна отвечать управленческая информация:

1)__________________________________________________________________;

2)__________________________________________________________________;

3)__________________________________________________________________;

4)__________________________________________________________________;

5)__________________________________________________________________.

Задание 12. Документ – «это информация, зафиксированная на любом материальном носителе, имеющая юридическую силу, содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать» (ГОСТ Р.6.30 2003).

Определите содержание понятия «юридическая сила документа»:

Юридическая сила документа – это _________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

8

Задание 13. Перечислите свойства документа и раскройте их содержание:

1)__________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________;

2)__________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

Задание 14. Раскройте содержание функций документа:

1)Информационная – _________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

2)Организационная – ________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

3)Коммуникативная – ________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

4)Юридическая – ___________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

5)Воспитательная – __________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________. 6) Учебная – _________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

Задание 15. Все документы в зависимости от отражаемых в них вопросов деятельности делятся на два класса. Определите их значение. Приведите примеры видов управленческих документов, принадлежащих к данным классам.

1) Документы по общим и административным вопросам:___________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________. 2) Документы по функциям управления:__________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

9

Задание 16. Документ состоит из двух частей: 1) формулярной; 2) текстовой. Дайте определение формуляра-образца документов.

Формуляр-образец документа – это_________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

Назовите нормативно-методический акт, в содержании которого представлен формуляр-образец управленческих документов? ______________________

____________________________________________________________________.

Задание 17. Произведите классификацию нижеперечисленных форм управленческих документов (таблица 2). Для выполнения задания использовать таблицы 3, 4, 5.

Исходные данные:

1.Организация – ООО «Символ».

2.Вид деятельности – производство и переработка сельскохозяйственной продукции.

3.Орган управления – совет учредителей.

4.Фактическое управление – директор ООО «Символ» Аделаиди Георгий Павлович.

10.Гарантийное письмо об оплате товаров, поступившее от покупателя ИП Саидов Е.П.

10