Основы документационного обеспечения управления. Рабочая тетрадь для практических занятий и методические указания по выполнению самостоятельной работы

24. Проверка наличия и состояния личных дел работников проводится…

а) ежемесячно б) ежеквартально в) один раз в год г) два раза в год

д) один раз в 5 лет

25.Обязанность по ведению трудовых книжек работников возникает…

а) у всех предприятий, организаций, учреждений, ИП б) только у коммерческих организаций

в) только у государственных муниципальных учреждений

26.Основное назначение трудовой книжки заключается…

а) в фиксации сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работников б) в фиксации сведений о поощрениях в) в фиксации информации о дисциплинарных взысканиях работника

27.Трудовые книжки работающих работников должны храниться…

а) в отделе кадров предприятия б) в государственном архиве в) на складе предприятия

28.Обязательный срок хранения невостребованных трудовых книжек уволенных сотрудников составляет…

а) 3 года б) 5 лет в) 7 лет

29.Трудовая книжка уволенного работника должна быть выдана ему на руки…

а) в день увольнения б) по истечении 7 дней после дня увольнения

в) в сроки, определенные приказом (распоряжением) руководителя

30.Основанием для записи в трудовую книжку работника о приеме работника на работу является…

а) сертификат, подтверждающий обучение работника б) лицензия на профессиональную деятельность работника в) приказ о приеме работника на работу г) заявление о приеме

31.Запись об увольнении работника в трудовой книжке заверяют подписью…

а) руководителя организации б) учредителя(ей) организации в) руководителя отдела кадров

32.Запись об увольнении работника в трудовой книжке заверяют печатью …

а) круглой или гербовой б) квадратной в) угловым штампом

г) печатью для накладных д) печатью для счетов-фактур

71

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Задание 1. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, издаваемых в органах административной и исполнительной власти государственного управления. Определите общий порядок их оформления.

Задание 2. Оформите титульный лист устава общества с ограниченной ответственностью «Рэгби» (г. Анапа). Общество имеет сокращенное наименование – ООО «Рэгби». Устав утвержден протоколом общего собрания учредителей ООО «Рэгби» (протокол № 3 от 12.10.2011 г.). Недостающие реквизиты внесите самостоятельно.

Задание 3. Составьте приказ по ОАО «Рубикон» (г. Краснодар) об утверждении графика учетного документооборота. В констатирующей части приказа укажите, что график разработан в соответствии с «Положением о документах и документообороте» и приказом директора ОАО «Рубикон» № 52-о от 12.08.2011 г. «О рационализации учетного документооборота». В распорядительной части необходимо утвердить прилагаемый график документооборота и поручить заместителю директора по общим вопросам управления (Симонову А.Л.) методическое руководство над организацией документооборота и контроль выполнения графика учетного документооборота. Руководитель ОАО «Рубикон» – Петров С.Н. Недостающие реквизиты документа внесите самостоятельно.

Задание 4. Составьте приказ по ООО «Капитал» о проведении плановых ревизий финансового учета в структурных подразделениях предприятия. В констатирующей части укажите, что ревизии должны быть проведены в период с 01.07.2011 г. по 15.07.2011 г. комиссией в составе: председатель – Сидоров А.С., члены комиссии – Петриченко Г.П., Иванова А.К., Петрова Л.П., Ярцев Н.Г. Контроль за исполнением приказа возлагается на главного бухгалтера Петриченко Г.П. Недостающие реквизиты документа оформите самостоятельно.

Задание 5. Составьте приказ по ООО «Капитал» об итогах аудиторской проверки бухгалтерской отчетности и первичных документов общества за 2011 год. В констатирующей части приказа укажите, что ревизией выявлены факты грубого нарушения финансового учета, отсутствие журнала регистрации доверенностей, нарушение сроков отчетности по подотчетным суммам. Недостающие реквизиты документа оформите самостоятельно.

Задание 6. Составьте приказ по ПГЭС «Ростовэлектро» об установлении единого режима работы для всех структурных подразделений. В распорядительной части приказа укажите, что в структурных подразделениях устанавливается единый режим работы с 08.00 до 18.00 , перерыв с 12.00 до 13.00. Недостающие реквизиты документа оформите самостоятельно.

Задание 7. Составьте проект должностной инструкции на главного бухгалтера, коммерческого директора. Проекты должностных инструкций утверждаются директором ООО «Идеал» Толокновым А.П. Дата утверждения – 18.01.2011 г. Недостающие реквизиты документа оформите самостоятельно.

72

Задание 8. Оформите докладную записку бухгалтера ООО «Идеал» Тимченко И.Ю. главному бухгалтеру Алексеевой Н.П. от 15.08.2011 г. об утере менеджером Соловьевым С.Ю. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия от покупателя ИП Солониди Г.А. 2 месяца назад. Недостающие реквизиты документа и дополнительную информацию внесите самостоятельно.

Задание 9. Составьте объяснительную записку на имя директора ООО

«Идеал» Толокнова А.П. о нарушении сроков представления финансового отчета по итогам деятельности за 1 полугодие 2010 г. Составитель объяснительной записки – начальник финансового отдела Иващенко М.Н., причина нарушения

– несвоевременное представление учетной документации бухгалтерией ООО

«Идеал». Регистрационный номер объяснительной записки – 5, дата составления – 10.08.2011 г. Недостающие реквизиты документа оформите самостоятельно.

Задание 10. Составьте характеристику с места работы на главного бухгалтера ООО «Радуга» Соловьеву Анну Сергеевну для представления документа в аттестационную комиссию Института профессиональных бухгалтеров. Период работы Соловьевой А.С. в ООО «Радуга» – с 01.08.2006 г. и по настоящее время. За время работы Соловьева А.С. дисциплинарным взысканиям не подвергалась. Руководитель ООО «Радуга» – Якимов Сергей Александрович. Недостающие реквизиты документа оформите самостоятельно.

Задание 11. Составьте письмо-извещение Краснодарского ОАО «Рубикон» о причинах задержки поставок машин и оборудования. Письмо адресовано покупателю – АО «Кубаньмехстрой». Руководитель ОАО «Рубикон» – Петров С.Н. Руковолитель АО «Кубаньмехстрой» – Горгиди А.В. Дополните документ необходимыми реквизитами.

Задание 12. Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества «Эврика» с товариществом «Алекс» на поставку строительных материалов. Все недостающие реквизиты документа оформите самостоятельно.

Задание 13. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» АО «Триколор» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности. Недостающие реквизиты документа оформите самостоятельно.

Задание 14. Составьте письмо-просьбу ООО «Идеал» РАО «Энергосистемы» об увеличении лимита на пользование энергоносителями. Все недостающие реквизиты документа оформите самостоятельно.

Задание 15. Составьте письмо-приглашение объединения ОАО «Экспоцентр» на имя руководителя АО «Кубаньдизайнпроект» с предложением принять участие в выставке ландшафтного проектирования и дизайна. Недостающие реквизиты внесите самостоятельно.

Задание 16. Оформите акт о нахождении сотрудника Иванова Н.Н. (охранника) на работе в нетрезвом состоянии. Акт составлен комиссией ООО «Капитал» в составе: председатель – Сидоров А.С., члены комиссии – Петриченко Г.П., Иванова А.К., Петрова Л.П., Ярцев Н.Г. Реквизиты акта: регистрационный

73

№ – 12-о, дата – 15.10.2010 г. Недостающие реквизиты и информацию внесите самостоятельно.

ТЕМЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ РЕФЕРАТОВ

1.Основные этапы истории развития делопроизводства в России.

2.Законодательное регулирование документирования управленческой деятельности.

3.Унификация и ее роль в общегосударственном масштабе.

4.Стандарты в документировании управленческой деятельности.

5.Организация делопроизводства в государственных административных учреждениях.

6.Структура службы документационного обеспечения управления в государственных учреждениях.

7.Организация делопроизводства в учреждениях банков.

8.Официально-деловой стиль в оформлении текстов документов.

9.Культура и навыки делового общения.

10.Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов.

11.Современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности.

12.Устав организации.

13.Порядок и правила государственной регистрации учредительных документов.

14.Должностные инструкции: порядок их составления и оформления.

15.Документация по личному составу и её роль в исполнении норм трудового законодательства.

16.Виды пенсий.

17.Законодательное регулирование пенсионных накоплений.

18.Порядок и состав документов, оформляемых при предоставлении пенсии по возрасту.

19.Порядок и состав документов, оформляемых при предоставлении пенсии по инвалидности и потере кормильца.

20.Пути рационализации организации документооборота.

21.Обязательные сроки исполнения документов.

22.Порядок хранения, передачи и уничтожения документов.

23.Текущее и оперативное хранение документов.

24.Архивное хранение документов. Передача документов в архив.

25.Коммерческое письмо и его виды.

26.Правила составления и оформления коммерческих и деловых писем.

27.Правила составления и оформления международных писем.

28.Официально-деловой стиль в текстах деловой переписки.

29.Договор и его виды.

30.Правила составления и оформления гражданско-правовых договоров.

74

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ:

Источники:

1.Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ. Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть первая.

2.Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. Об акционерных обществах.

3.Федеральный закон от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ. Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть вторая.

4.Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. Об обществах с ограниченной ответственностью.

5.Федеральный закон от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть первая.

6.Федеральный закон от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая.

7.Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ. О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

8.Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

9.Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ. Трудовой кодекс Российской Федерации.

10.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. Об архивном деле в Российской Федерации.

11.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.

12.Государственный стандарт 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

13.Государственный стандарт Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

14.Постановление комитета по статистике Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 1. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Литература:

1.Березина Н.М. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп.– СПб.: Питер, 2010. – 224 с.

2.Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. – СПб.: Питер, 2010. – 221 с.

3.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М.: Омега-Л, 2009 – 337 с.

4.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для вузов. – М.: Юнити-Дана, 2011. – 359 с.

5.Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. Оформление документов. – М.: Бератор, 2010. – 184 с.

75

ПРИЛОЖЕНИЕ А

РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

ИСТОЧНИКИ:

Законодательные акты:

1.Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188. Об утверждении сведений конфиденциального характера // Российская газета. – 1997. – 14 марта.

2.Закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1. О государственной тайне (в ред. от 18 июля 2009 г.) // Российская газета. – 1993. – 21 сентября.

3.Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ. Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть первая // Собрание законодательства РФ. – 1994. – № 32. – Ст.

3301.

4.Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. Об акционерных обществах //Российская газета. – 1995. – 29 декабря.

5.Федеральный закон от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ. Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть вторая // Собрание законодательства РФ. – 1996. – № 5. – Ст. 410.

6.Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. Об обществах с ограниченной ответственностью // Российская газета. – 1998. – 17 февраля.

7.Федеральный закон от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть первая // Собрание законодательства РФ. –1998. – № 31. – Ст.

3824.

8.Федеральный закон от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая // Собрание законодательства РФ. – 2000. – № 32. – Ст.

3341.

9.Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ. О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей // Российская газета. – 2001.

– 10 августа.

10.Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях // Российская газета. – 2001. – 31 декабря.

11.Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ. Трудовой кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ. – 2002. – № 1– Ст. 3.

12.Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ. О техническом регулировании // Российская газета. – 2002. – 31 декабря.

13.Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ. О коммерческой тайне // Российская газета. – 2004. – 5 августа.

14.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. Об архивном деле в Российской Федерации // Российская газета. – 2004. – 27 октября.

15.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Об информации, информационных технологиях и о защите информации // Российская газета. – 2006. – 29 июля.

16.Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации // Собрание законодательства . – 1996. – 8 января. – № 2. – Ст.123.

Нормативные акты:

1.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. – М.: Главархив СССР, 1991.

2.Государственный стандарт 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

76

3.Государственный стандарт Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

4.Государственный стандарт Р ИСО 15489-1. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

– М.: Стандартинформ, 2007.

5.Постановление комитета по статистике Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 1. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты // Финансовая газета. – 2004. – 8 января.

ОСНОВНАЯ И ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА:

1.Березина Н.М. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп.– СПб.: Питер, 2010. – 224 с.

2.Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. – СПб.: Питер, 2010. – 221 с.

3.Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. – М.: Юрайт, 2010 – 184 с.

4.Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.И.и др. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: Проспект, 2011. – 480 с.

5.Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов вузов. – М.: Юнити, 2010. – 391 с.

6.Делопроизводство и документооборот: Электронное практическое пособие. – М.: Книжный мир/Новый Диск, 2009.

7.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М.: Омега-Л, 2011. – 360 с.

8.Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. – М.: Юрайт, 2011. – 576 с.

9.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для вузов. – М.: Юнити-Дана, 2011. – 359 с.

10.Медведева О.В. Основы документационного обеспечения в управлении. Курс лекций. – Краснодар: ЮИМ, 2010. – 142 с.

11.Мозговой Л.М. Деловые отношения в предпринимательской деятельности. Курс деловой этики. – М.: Кнорус, 2010. – 246 с.

12.Непогода А.В., Семенченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов. – М.: Оме- га-Л, 2009.

13.Пшенко А.В., Доронина Л.А. Документационное обеспечение управления. Практикум. – М.: Академия, 2011. –160 с.

14.Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов.

– М.: Академия, 2010. – 118 с.

15.Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. Оформление документов. – М.: Бератор, 2010. – 184 с.

16.Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот (в бухгалтерии). – М.: ГроссМедиа, 2011. – 218 с.

17.Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. – М.: Академия, 2011. – 224 с.

18.Соколова О.И., Т.А. Акимочкина. Документационное обеспечение управления в организациях. – М.: Кнорус, 2010. – 676 с.

ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ

www.nuru.ru/delo/016.htm; www.edau.ru/pract; www.termika.ru/dou/; www.enc.primeri.php и др.

77

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1.История развития делопроизводства в России.

2.Основные термины и понятия ДОУ.

3.Роль документирования в управлении.

4.Законодательное регулирование документирования управленческой деятельности.

5.Нормативное и методическое регулирование делопроизводства.

6.Процесс унификации документов и его роль в общегосударственном масштабе.

7.Унификация и стандартизация управленческих документов.

8.Государственные стандарты на документацию.

9.Информация в системе управления.

10.Документ: его свойства и функции.

11.Виды управленческих документов, их классификация.

12.Общие правила оформления документов.

13.Бланк документа и его виды.

14.Состав и назначение реквизитов документа.

15.Правила оформления реквизитов документа.

16.Формуляр-образец документа.

17.Состав и назначение организационно-распорядительных документов.

18.Состав и функции организационно-правовых документов.

19.Понятие и виды учредительных документов.

20.Порядок составления и оформления учредительных документов.

21.Порядок государственной регистрации учредительных документов.

22.Устав: порядок составления, оформления и государственной регистрации.

23.Учредительный договор: порядок составления, оформления,регистрации.

24.Виды и функции положений (об организации, структурном подразделении).

25.Штатное расписание: роль, функции, порядок составления и оформления.

26.Должностные инструкции: роль, функции, порядок составления и оформления.

27.Состав, назначение, порядок составления и оформления распорядительных документов.

28.Состав, назначение, порядок оформления справочно-информационных документов.

29.Роль документов по личному составу в исполнении трудового законодательства.

30.Порядок и сроки хранения кадровых документов.

31.Состав и назначение приказов по личному составу.

32.Порядок оформления и движения отдельных видов кадровых документов.

33.Документооборот и его основные этапы.

34.Организация документооборота.

35.Методы совершенствования организации документооборота.

36.Общие правила организации контроля исполнения документов.

37.Сроки исполнения документов.

38.Анализ данных об исполнении документов.

39.Сущность, значение и формы регистрации документов.

40.Правила регистрации и индексации документов.

41.Номенклатура дел и ее виды.

42.Формирование дел.

43.Хранение дел и подготовка их к архивизации.

44.Порядок уничтожения документов.

45.Правила составления и оформления рефератов, курсовых, выпускных работ.

46.Нормативно-методическая база регулирования договорно-правовых сделок.

47.Договор и его виды. Правила составления и оформления договоров.

48.Деловое письмо и его виды.

49.Правила составления и оформления коммерческих писем.

50.Правила составления и оформления международных писем.

78

ПРИЛОЖЕНИЕ В

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

20 73 88 10 │<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │ │<-------------------------------------------------->│

Рис. 1– Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (приложение к ГОСТ Р 6.30-2003)

79