Основы документационного обеспечения управления. Рабочая тетрадь для практических занятий и методические указания по выполнению самостоятельной работы

Таблица 3 – Классификация документов по содержанию

Таблица 4 – Классификация документов по месту составления

Таблица 5 – Классификация документов по виду оформления (юридической силе)

Таблица 6 – Классификация документов по степени гласности

11

Вопросы для самоконтроля:

1.Что является предметом изучения в документоведении?

2.Дайте определение документационного обеспечения управления.

3.Назовите исторические этапы в истории развития системы государственного делопроизводства в России.

4.Что такое документ?

5.Перечислите основные этапы организации работы с документами?

6.Какие формы организации делопроизводства Вы знаете?

7.Назовите современные федеральные институты, регламентирующие организацию работы с документами в России.

8.Назовите основные законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие правила работы с управленческой документацией.

9.В чем заключается процесс унификации и стандартизации документов?

10.Что такое информация? Перечислите основные требования, которым должна отвечать управленческая информация.

11.Раскройте содержание функций документа.

12.Что такое юридическая сила документа?

13.Назовите основные свойства документа.

14.Что такое формуляр-образец документа?

15.Перечислите признаки классификации управленческих документов. Приведите примеры.

Тестовые задания для самоконтроля по теме 1.

1.Синоним делопроизводства –…

а) документальность б) документационное обеспечение управления в) судопроизводство

2.Выберите определение, соответствующее понятию термина «документационное обеспечение управления»:

а) процесс управления, направленный на обучение сотрудников организации в области документирования управленческих процессов

б) процесс, связанный с организацией хранения управленческой документации в) процесс документирования управленческой деятельности хозяйствующих

субъектов и организация работы с документами г) отрасль управленческой деятельности, связанная с документированием ор-

ганизации предпринимательской деятельности хозяйствующих субъектов

3.Официальное возникновение термина «делопроизводство» в области документирования управленческих процессов впервые зарегистрировано…

а) в конце ХV века б) в конце ХVII века в) в конце ХVIII века г) в конце ХХ века

4.Процесс создания и оформления документов называется…

а) архивация б) документирование

12

в) фиксация г) регистрация

5. Процесс документирования осуществляется на … языках:

а) только на естественном (рукописные и машинописные документы)

б) только на искусственном (магнитные и электронные носители информации) в) на естественном и искусственном (все вышеперечисленное)

6.Информация, зафиксированная на любом материальном носителе, называется…

а) файл б) документ

в) информационная справка г) каталог д) выписка

7.Наиболее древним видом документа на Руси считается…

а) указ б) грамота

в) отписка г) протокол д) доклад

8. Свойства официального документа, сообщаемые ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления называют…

а) подлинником документа б) копией документа

в) юридической силой документа

9. Организация делопроизводства на предприятиях, в организациях или учреждениях осуществляется с помощью… форм:

а) министерской б) ведомственной

в) централизованной г) децентрализованной д) коллежской е) смешанной

10. Законодательное регулирование делопроизводства на территории РФ осуществляется путем издания…

а) указов Президента РФ б) приказов министров в отдельных министерствах в) ГОСТов

г) федеральных законодательных актов д) решений и постановлений государственных коллегиальных совещательных

органов е) типовых инструкций по делопроизводству

11. Нормативное и методическое регулирование делопроизводства на территории РФ осуществляется путем издания…

а) указов Президента РФ

13

б) методических указаний в области организации делопроизводства в) ГОСТов, ОСТов, СТП г) федеральных законодательных актов

д) типовых инструкций по делопроизводству

12. Нормативно-методическое регулирование деятельности служб ДОУ осуществляется путем издания инструктивно-методических актов федеральными институтами…

а) Минэкономразвития РФ б) Правительством РФ в) Госстандартом РФ

г) Государственной Думой д) Росархивом е) Росстатом

13. Общее методическое руководство по ведению документационного обеспечения управления в организациях осуществляет…

а) Правительство РФ б) Госстандарт РФ

в) Государственная Дума РФ г) Росархив д) Росстат

14. Организация документационного обеспечения управления на предприятиях наличие нормативно-методических актов…

а) предполагает б) не предполагает

15. Процесс приведения бланков управленческих документов к единой форме, единому типу, образу называют…

а) стандартизация б) унификация

в) документирование

16. Каждой унифицированной форме документа присваивается код…

а) ОКВЭД б) ОКУД в) ОКПО г) ОКОНХ

д) все вышеперечисленные.

17. Код ОКУД представляет собой … цифровой код:

а) семизначный б) восьмизначный в) девятизначный г) десятизначный

18. Нормативно-методический акт, представляющий собой образец, эталон или модель оформления управленческого документа называют…

а) классификатором б) каталогом в) выпиской

14

г) стандартом

19. К стандартам в области документирования относят…

а) ГОСТы б) РСТы в) СТП г) ОСТы д) УСТы

20. Основополагающими стандартами в области документирования управленческих процессов на современном этапе являются…

а) ГОСТ Р 51141-98 б) ГОСТ Р 6.30-2003

в) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 г) ГОСТ Р ИСО 9001-2001 д) ГОСТ Р ИСО 14001-98

е) Международный стандарт ИСО 15489-1:2001

21. Требования к оформлению управленческой документации, предусмотренные ГОСТ Р 6.30-2003, применяются в организациях и предприятиях…

а) торговли б) производственной деятельности

в) федеральных административных и исполнительных органов власти г) во всех организациях и учреждениях независимо от вида и целей деятельно-

сти

22.Управленческая информация, отражаемая в официальных документах, должна отвечать требованиям…

а) оперативности б) системности в) доступности г) достаточности д) адресности е) логичности ж) ясности

з) достоверности

23.Формуляр-образец документа – это…

а) последовательность расположения реквизитов в документе б) набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в

определенной последовательности в) правила оформления отдельных реквизитов документа

г) свойства официального документа, сообщаемые ему действующим законодательством и установленным порядком оформления

15

Тема 2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контрольные вопросы:

1.Общие правила оформления документов.

2.Бланк документа и его виды.

3.Состав и назначение реквизитов документа.

Задание 1. Из предложенного списка выберите нормативно-методический акт, устанавливающий общие правила оформления управленческих документов в РФ:

1.Указ Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 «Об утверждении Положения о государственном гербе в Российской Федерации».

2.Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

3.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ.

4.Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. Об акционерных обществах».

5.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

6.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Задание 2. Из предложенного списка выберите понятие, соответствующее термину «реквизит документа»:

1)порядок формирования управленческого документа;

2)обязательный элемент оформления официального документа;

3)регламент работы с документами.

Задание 3. Перечислите общие требования, предъявляемые к оформлению современных управленческих документов в России:

1)___________________________________________________________________

__________________________________________________________________; 2)___________________________________________________________________

___________________________________________________________________; 3)___________________________________________________________________

____________________________________________________________________; 4)___________________________________________________________________

____________________________________________________________________;

16

5)___________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

Задание 4. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» на современном этапе определены 30 реквизитов документа. Исходя из их значения, произведите классификацию реквизитов (таблица 7).

17

Задание 5. Раскройте содержание нижеперечисленных реквизитов докумен-

та:

1.Код организации (ОКПО)_________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2.ОГРН___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

3.ИНН/КПП_______________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

4.Наименование организации______________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

5.Справочные данные об организации___________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

____________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

6.Гриф утверждения______________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

18

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

7.Подпись_________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

8.Оттиск печати_________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Задание 6. Перечислите виды бланков управленческих документов и признаки их классификации:

1)По автору документов:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________;

2)По ?______________________________________________________________

____________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________;

3)По ?_____________________________________________________________

____________________________________________________________________

__________________________________________________________________

____________________________________________________________________.

Задание 7. Оформите общий бланк организации на основании исходных данных. Недостающие реквизиты внесите самостоятельно.

Исходные данные:

1.Общество с ограниченной ответственностью «Алькор» (ООО «Алькор»).

2.Юридический адрес: 350000, г. Краснодар, ул. Суворова, 16.

3.ИНН 2310944562/КПП 231001001.

4.Реквизиты банка: расчетный счет 40702510400000555667 в КБ «Кубань кредит ООО», корреспондентский счет банка 30101810200000000722, БИК

040349722.

19

5.Тел. (fax) 8 (861) 255 64 32.

6.Электронная почта: www.alkor.mail.ru.

08(наименование организации)

09 (юридический адрес)

09 (реквизиты банка)

09 (Тел.(fax.),e.mail

Поле для оформления текстовой части документа

20