Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
11
Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства,
накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.
Приказное делопроизводство
В управленческой сфере практическое документоведение стало
оформляться в особую систему одновременно с процессом становления российского централизованного государства в 15–16 столетиях.
Система государственного делопроизводства начинает складываться только в середине ХV в., с развитием Московского княжества в государство. Тогда были созданы первые приказы – центральные органы
государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского
управления, и приказные избы – органы государственного управления
на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа
с документами, получившая название приказное делопроизводство.
Приказное делопроизводство – работа с документами, проводившаяся в
приказах. В приказах постепенно формировался слой профессиональных
чиновников из незнатных служилых людей, знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов.
Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись
дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом,
надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. В наследство
от приказного делопроизводства получили мы слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50–80 м, документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.
Характерная особенность документов этого периода – безмерное
возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных
титулов, званий и полномочий.
Именно на этом этапе постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. В середине ХVII в. принимаются неко-
12
торые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются
отдельные законодательные акты о порядке документирования.
Коллежское делопроизводство
Взамен устаревшей системы приказов в 1717–1718 гг. Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена
должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности в России.
Коллежское делопроизводство – организация работы с документами
в коллегиях (с 1717 г.). Доминирующее значение в этих учреждениях
получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, как правило, президентом, вице-президентом, 2–3 советниками.
В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные
дела, затем – частные. На решение государственных дел полагалась
неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение
шести месяцев. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.
При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком
и законностью решения дел. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра
дата документа. Самостоятельным элементом формуляра становится и
наименование документа. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не
справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы
организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив».
ХVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением
законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии
и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.
13
Министерское делопроизводство
Начало ХIХ в. ознаменовалось новой реформой государственного
управления и делопроизводства, которая затронула главным образом
верхний уровень управления. В данный период появилась новая система
управления – министерская, основанная на принципе единоначалия.
Первыми министерствами, созданными в 1802 г. были: министерство военно-морских дел, иностранных дел, финансов, народного просвещения и др. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь помощника.
Следует отметить, что само понятие делопроизводства появилось
во второй половине ХVIII в. и обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но и весь аппарат учреждения в целом.
Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном значении этого слова, а рассматриваемый и
решаемый вопрос, то есть решение дела.
Все поступающие в министерство дела делились на три категории:
текущие дела (донесения, ведомости, переписка и другие); чрезвычайные дела (дела по обнаруженным злоупотреблениям); дела, «не терпящие времени» или срочные. Документы, создававшиеся в процессе
«производства дела» можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки, регистрационные журналы), и документы, поступавшие в учреждение из
других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.
Изменения в системе управления, соответствующая перестройка
системы документирования деятельности новых учреждений привели
к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств
появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов.
Бланки печатались типографским способом или писались от руки.
На протяжении всего ХIХ и начала ХХ вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и
местных учреждений.
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу ХIХ в. требовались более
гибкие формы делопроизводства. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой.
Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий докумен-
14
тов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился
объем документов в учреждениях. Появление телеграфа вызвало к жизни
новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм – письменной записи переданного по телефону сообщения.
В конце ХIХ–начале ХХ вв. все большее внимание обращается на
систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет централизации. Особенностью организации делопроизводства в этот период
является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы.
Появляются первые сборники образцов документов. Предназначались
такие сборники широкому кругу чиновников и частных лиц, которым
приходилось обращаться в госучреждения.
Делопроизводство в ХХ в.
Основной предпосылкой к развитию следующего этапа системы
документационного обеспечения управления стало очередное изменение системы государственного управления (ХХ в.). В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового.
Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие,
солдаты, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.
Тем не менее, работы по совершенствованию системы делопроизводства продолжались вестись. При рационализации технологии
управления использовался опыт работы предшественников. В период
становления советского государственного аппарата много внимания
уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
Период 20-х годов можно считать наиболее благотворным с точки
зрения организации исследований в области управления, научной организации труда и делопроизводства. В 1921 г. состоялась первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами организации труда в производстве были затронуты проблемы научной организации управленческого
труда и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. был создан Государственный институт
15
техники управления (ИТУ), который занимался совершенствованием
государственного аппарата.
Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:
1) документооборот учреждений и методы его оптимизации;
2) способы регистрации документов;
3) контроль исполнения документов;
4) хранение документов.
Однако низкая общая культура управления работников советских
учреждений стала причиной невостребованности многих направлений.
В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная
административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры,
занимавшиеся исследованиями вопросов научной организации труда и
делопроизводства, ликвидируется ИТУ.
Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему,
иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов
для каждой иерархической структуры.
Значительное сокращение исследований в области управления и
делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и
кадровой документации.
Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения
всех ресурсов нуждам военного времени. Разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены.
Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению народного хозяйства и оттеснил на второй план вопросы
документационного обеспечения управления. Лишь к началу 60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и техники управления. В 1966 г. в системе Главного архивного
управления СССР был образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
В 1969–1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию.
16
С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и
оформления организационно-распорядительных документов и единые
правила организации работы с документами.
В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», определяющий основные требования к
унифицированным формам организационно-распорядительных документов.
К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документации общесоюзного значения, 27 государственных стандартов и 26 общесоюзных классификаторов техникоэкономической информации.
Новый этап в развитии отечественного документирования начался
на рубеже 1980–1990-х гг. В России произошла смена политического и
экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в
мировое информационное пространство.
Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в
90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало
процедуры поиска, учета и хранения информации.
Таким образом, в развитии делопроизводства России в ХХ в. было
три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20–30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40–50-х гг., и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60–90-х гг.
Современное делопроизводство
В современных условиях – условиях кардинальной перестройки
экономики России резко возросла роль и значение документационного
обеспечения управления. Происходит интенсивная интеграция России
в мировое сообщество, что предполагает необходимость установления
и закрепления единых требований в области информационного обмена. Решением проблемы формирования единого информационного
пространства является соблюдение требований, закрепленных в международных стандартах, создаваемых международной организацией по
стандартизации (ISO), в том числе и в области документационного
обеспечения управления.
17
Появившийся термин – «управление документами», для российского делопроизводства является относительно новым понятием, которое
неразрывно связано с современными тенденциями в области работы с
документами на международном уровне.
В отечественном документоведении управление документами рассматривается как высший уровень работы с документами по сравнению с понятиями «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». В инструкции по делопроизводству 1991 г. – Государственной системе документационного обеспечения управления
(ГСДОУ) впервые было закреплено понятие «документационное обеспечение управления», которому отводилась роль вспомогательной
функции управления, что было связано с развитием качественно новых
возможностей работы с документами, с использованием компьютерных технологий. В современном информационном обществе основной
функцией менеджмента становится управление документами.
Понятие «управление документами» закреплено в международном
стандарте ИСО 15489 «Информация и документация – Управление
документами». Управление документами в стандарте рассматривается
как область управления, отвечающая за контроль создания, получения,
сохранения, использования и отбора документов на хранение в качестве информации о деловой деятельности и отдельных управленческих
операциях.
В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О
техническом регулировании» в России должны быть рассмотрены требования международных стандартов, на основании которых разрабатываются национальные стандарты и стандарты организаций. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст был утвержден новый Национальный
стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», в котором закреплены требования к управлению
документацией в организации.
В национальном стандарте об управлении документами дается следующее определение основного понятия: управление документами
(records management) – совокупность планомерных и эффективных
действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых
(управленческих) операций.
Функциональное назначение стандарта – регулирование процессов
управления документами государственных и негосударственных
(коммерческих) организаций, предназначаемыми как для внутреннего,
18
так и для внешнего пользования. Под термином «организация» понимают органы власти (управления), а также предприятия, учреждения.
Вместе с тем положения стандарта могут быть применены в интересах
документационного обеспечения управления деятельностью индивидуальными предпринимателями, а также общественными организациями (с учетом специфики осуществляемой ими деятельности). Положения стандарта носят в целом рекомендательный характер и охватывают комплекс вопросов:
– по созданию документов;
– включению их в систему документирования деятельности компании;
– управлению ими;
– обеспечению соответствия документов установленным стандартом характеристикам.
Стандарт предназначен для использования в работе по управлению
документами всеми сотрудниками компаний: руководителями, специалистами в области управления документами, информацией и технологиями, а также техническим персоналом, допущенным к обращению с
документированной информацией, то есть лицами, создающими или
использующими документы в своей профессиональной деятельности.
Действие стандарта распространяется на управление документами
(независимо от формата представления документа и (или) типа материального носителя, на котором зафиксирована информация), создаваемыми (получаемыми) государственными и негосударственными
(коммерческими) организациями в процессе их деятельности или лицом, на которое возложена обязанность их создавать и сохранять. Действие стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.
В соответствии со стандартом документы рассматриваются в качестве одного из важнейших ресурсов, необходимых для осуществления
компанией ее деятельности. Требуемой эффективности использования
документированной информации в интересах компании можно достичь
лишь на основе системного подхода к управлению документами и организации (реорганизации) корпоративной системы делопроизводства.
Система делопроизводства (система управления документами (документированной информацией)) (см. рис.1) обеспечивает:
– текущие потребности компании в документированной информации, в том числе в ее создании, систематизации, хранении, дублировании, обновлении и выдаче в пользование;
– защиту документированной информации от порчи, утраты и несанкционированного доступа;
Управление документами компании включает
Принятие политики и стан-
дартов в сфере управления документами
Установление и внедрение
процедур и соответствующих
руководств
Распределение ответствен-
ности и полномочий по управлению документами
Интегрирование управле-
ния документами в системы и
процессы деловой деятельности
Проектирование, внедрение
и администрирование специализированных систем управления
документами
Предоставление услуг, относящихся к управлению документами и их использованию
19
– формирование информационного ресурса компании, с одной стороны отражающего ее деятельность, а с другой – обеспечивающего
возможность продолжения этой деятельности.
Для нормального функционирования системы делопроизводства (системы управления документированной информацией) особое значение
имеет формирование соответствующей нормативно-правовой базы.
Основу такой базы образуют:
– законы и нормативные правовые акты, регулирующие как документирование деловой (управленческой) деятельности в целом, так и
управление соответствующей документированной информацией
(включая такие специфические вопросы, как организация ее архивного
хранения, обеспечение к ней доступа, организация защиты конфиденциальных документов и т.д.);
– нормативно-технические документы (стандарты);
– нормативно-методические документы, включающие локальные
акты компании по организации управления документированной информацией, а также методические рекомендации (указания), отражающие передовой опыт в области управления ею.
Рис. 1. Система управления документами
(документированной информацией)
20
Эффективное управление документированной информацией компании обеспечит решение ею различных управленческих задач. К числу наиболее важных из них относятся:
– принятие обоснованных управленческих решений;
– своевременную, полную и качественную реализацию управленческих решений в процессе осуществления компанией ее деятельности;
– в необходимых случаях – использование документированной информации (определенной ее части) для защиты законных интересов и
прав компании (ее отдельных сотрудников) в суде, а также в иных обстоятельствах, требующих наличия (представления) документальных
доказательств деятельности компании (соответствующих сотрудников).
Таким образом, суть нового подхода к работе с документами сводится к следующему. Организация, стремящаяся к соблюдению требований национальных и международных стандартов, принятых государством, должна выработать для своего дальнейшего развития политику,
процедуры и практику управления документами с целью формирования системы норм поведения и эффективного развития, основанную на
собственной нормативной базе, формирующей позитивные ожидания в
отношении поведения участников корпоративных отношений, а также
подтверждения информации о своей деятельности.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Дайте характеристику основных исторических этапов развития
делопроизводства в России.
2. Дайте характеристику делопроизводства в Древней Руси.
3. Дайте характеристику приказного делопроизводства.
4. Дайте характеристику коллежского делопроизводства.
5. Дайте характеристику министерского делопроизводства.
6. Дайте характеристику делопроизводства в первой половине ХХ в.
7. Дайте характеристику делопроизводства во второй половине ХХ в.
8. Охарактеризуйте современные тенденции развития ДОУ.
9. Кратко охарактеризуйте основные положения национального
стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]