Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
91
ния проекта; докладные записки, справки и тому подобные документы
поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.
Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаряреферента), а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.
Отдельного внимания заслуживает рассмотрение работы с конфиденциальными документами.
К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера. Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие
служебную и коммерческую тайну.
Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому
кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансовоэкономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований
для свободного ознакомления с нею.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретаремреферентом, на средних и крупных – начальником канцелярии.
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:
– работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;
– выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись
сотрудника;
– передача документов с грифом «конфиденциально» в другое
учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение)
производится только с разрешения соответствующего руководителя.
Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых
92
помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях – под охраной и с соответствующей сигнализацией).
По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.
Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных
правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все
сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.
Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных
органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.
Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в
организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть
приняты, учтены, централизованно зарегистрированы в день их поступления.
При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.
После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан,
должно быть основано на требованиях законодательства, изучения
обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления. Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.
Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от
сложности поставленных в них вопросов.
Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно
93
быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение
в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.
Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в
письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.
Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить
анализ этой категории документов.
Отдельного внимания заслуживают вопросы организации электронного документооборота.
Применение электронного документооборота в управленческой деятельности представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции». При этом не просто осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту, но и значительно изменяются процессы управленческого взаимодействия. В
настоящее время внедрение технологий электронного документооборота
в сочетании с решением задач по созданию «электронного правительства» и «информационного общества», развитием государственных
услуг, оказываемых в электронной форме, становится важным направлением совершенствования деятельности как государственных органов
(в целях повышения оперативности, результативности и прозрачности),
так и предприятий и организаций различных отраслей деятельности.
Системы электронного документооборота (СЭД) существенно оптимизируют скорость протекания бизнес-процессов и повышают конкурентоспособность организации. В России в настоящее время наступил
качественный перелом: получило общественное признание положение о
том, что управление электронным документооборотом – одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Внедрение
системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но и является сильным экономическим фактором.
За последние 15–20 лет развитие систем автоматизации документооборота прошло несколько стадий:
– автоматизация процессов работы службы ДОУ;
– автоматизация документооборота в рамках организации в целом;
– применение элементов электронного документооборота в рамках
корпоративной системы одной организации и в территориальнораспределенной системе учреждений;
94
– взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;
– создание комплексных технологий электронного документооборота и хранения документов, в том числе технологий межведомственного взаимодействия и других форм внешнего документооборота.
Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично
развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Основным
потребителем СЭД является государственный сектор. Но, несмотря на
это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство
законодательной базы, человеческий фактор и другие), автоматизация
документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.
Первые системы делопроизводства представляли собой одно рабочее место секретаря. Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в
систему, ведение журналов входящих/исходящих документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных
отчетов по документообороту для руководства. В то время, когда речь
заходила об автоматизации документооборота, часто в эту сферу попадало множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, – текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты.
Первые СЭД (системы электронного документооборота) были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на
предприятиях. Такая система, разработанная в самой организации,
обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. Стоимость производственных
систем документооборота (так в то время назывались системы по
управлению документооборотом) была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию. Для тех же, кто вынужден продвигать бумаги и информацию в малых объемах, производственный документооборот
остался чересчур дорогим и недоступным.
95
Российский рынок систем электронного документооборота зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные СЭД.
Деятельность по разработке программного обеспечения по автоматизации делопроизводства была очень популярна, и на российском рынке было представлено более двух десятков подобных программ. Связано это с тем, что в данной области отсутствовала конкуренция со
стороны западных фирм (несмотря на то, что предложений с их стороны было много). Дело в том, что в России сложилась определенная
методика работы с документами, отличная от западной. Документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на
Западе он стремится к горизонтальному, где документ должен сразу
попадать к исполнителю, минуя руководство. Кроме того, западные
системы не выполняли часть функций управления документами, которые являются неотъемлемой частью традиционного российского делопроизводства (регистрационная система, контроль исполнения, подготовка отчетов, документационное обеспечение работы коллегиальных
органов и т.д.).
Повышение требований к функциональности СЭД и развитие информационных технологий привели к существенному расширению
функциональных возможностей систем. Также усложнилась терминология в области автоматизации деятельности предприятий и организаций – управление документами. Названия таких систем варьируется:
СЭД (системы электронного документооборота), СУЭД (системы
управления электронным документооборотом), САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота).
Официального определения СЭД, утвержденного стандартом, нет.
Подобные определения можно встретить только в нормативных документах отдельных ведомств или предприятий. СЭД можно охарактеризовать, например, как «систему автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также
процессов взаимодействия между сотрудниками». Или «систему, позволяющую автоматизировать основные процедуры делопроизводства
предприятия, охватывающую процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и
коллективной работы над документами и предназначенную для эффективного управления современным предприятием».
Сейчас документооборот перестал быть единственным предметом
автоматизации. Задача ставится значительно шире: управление знаниями (информацией, содержанием) и управление бизнес-процессами.
96
Современные технологии стали предлагать подходы для решения задач коллективной работы с документами. В связи с этим понятие СЭД
стали заменять названиями различных классов систем, при этом используется в основном западная терминология. И, хотя в западной
терминологии отсутствует понятие «документооборот» (там используется термин Record Management – «управление записями» – практика
ведения записей организации с момента их создания до окончательного уничтожения), используют наиболее близкие к СЭД термины.
Во-первых, это ECM (Enterprise Content Management), управление
информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. ECM-системы состоят из приложений, которые
могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. ECM-системы реализуют следующие ключевые компоненты:
– управление документами (Document management) – экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых
документов;
– управление записями (Records management) – долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам
регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и
отраслевым нормам;
– управление образами документов (Document capture) – захват,
преобразование и управление бумажными документами;
– документоориентированное взаимодействие (Document-based
collaboration) – совместное использование документов пользователями
и поддержка проектных команд;
– управление потоками работ (Workflow) – поддержка бизнеспроцессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
Несмотря на множество функций и возможностей, система не поддерживает функции российского делопроизводства. Основное отличие
ECM и СЭД в том, что системы электронного документооборота
направлены на документационное обеспечение управления, а ECMсистемы – электронные хранилища информации, не ориентирующиеся
на специфику делопроизводства.
Следующий класс систем, связанный с СЭД, – это EDMS (Electronic
Document Management Systems, Система управления документами).
Изначально термин EDMS включал только электронные документы,
созданные на компьютере, или образы бумажных документов. В
настоящее время значение расширилось, включив такую информацию,
97
как электронная почта, факсы, мгновенные сообщения, голосовые сообщения, совместные записи программного обеспечения и мультимедиа и т.д.
Системы EDMS реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Как видно, главное назначение таких систем – это организация
хранения электронных документов, а также работы с ними. В данной
системе также не предусмотрены основные функции российского документооборота (регистрационная система, контроль исполнения и т.д.).
В западной терминологии наиболее близким понятием к понятию
СЭД является ERMS (Electronic Records Management System, электронная система управления документацией). ERMS – система, состоящая
из программного обеспечения, аппаратуры, принципов и технологий
для автоматизации подготовки, организации, контроля и распределения информации (документов) независимо от видов носителей. Управление всей электронной документацией на предприятии обеспечивает
система управления электронной документацией и информацией
(EDRMS, Electronic Document and Records Management System). Данная
система сочетает в себе функции EDMS и ERMS.
Еще один класс систем, с которым часто связывают СЭД, – это системы workflow, управление потоками работ. Workflow – это автоматизация (полностью или частично) бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. В первую очередь, процесс управления сосредоточен на процессах, а не на документах. СЭД является частным
случаем бизнес-процессов организации.
В российской терминологии также часто применяют название
docflow в отношении СЭД. Системы docflow поддерживают жизненный цикл нормативно-методических документов компании. В системе
прописываются маршруты движения документов в соответствии с
процедурой управления нормативно-методическими документами
внутреннего происхождения. Также система обеспечивает хранение
всех версий документов, рассылку нормативных документов сотрудникам и т.п. Системы docflow также рассматривают СЭД как частный
случай управления бизнес-процессами, ориентированный на передачу
только документов, но постепенно системы документооборота по
функциональности приближаются к workflow-системам.
Также можно отметить системы управления документами, относящиеся к классу DM (Document Management). DMS (англ. Document
98
management system) – компьютерная система (или набор компьютер-
ных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или изображений бумажных документов. Наряду с
термином DM употребляется термин DLM (Document Lifecycle
Management) – управление жизненным циклом документа.
Как видно из вышесказанного, в области управления электронной
документацией отсутствует общий понятийный аппарат у разработчиков и пользователей. Внедрение единого понятийного аппарата на
предприятии гораздо важнее, чем это кажется на первый взгляд. Проблема состоит не только в том, что специалисты не понимают друг
друга из-за различий в терминологии. И из-за этого много времени
уходит на согласование позиций в период разработки. Очень часто
неверно примененные термины приводят к неверному решению
управленческой задачи. Сегодня такие нормы либо отсутствуют вообще, либо фрагментарно и эпизодически разбросаны по многим нормативно-правовым актам. Необходим отдельный нормативно-правовой
документ, в котором будут определен понятийный аппарат и совершенствована правоприменительная практика в данной области.
Если история электронного документооборота начинается в 1980-х
гг., то нормотворческая деятельность в этой области началась намного
позже. Предпосылкой для принятия любого закона обычно является
определение круга вопросов и проблем, нуждающихся в правовом урегулировании. Такая необходимость возникла только в 1995 г., и первым нормативным документом, непосредственно связанным с электронными документами, стал Федеральный закон от 1995 г. № 24-ФЗ
«Об информации, информатизации и защите информации». Следующий значительный Закон в этой области был принят лишь в 2002 г.: от
10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Нормативная база, связанная с электронными документами и электронным документооборотом, постепенно пополнялась. В первую очередь это:
– Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
– Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»;
– Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
– Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»;
– Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
– Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных
данных»;
99
– ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Но этих документов было недостаточно, и, так как в течение многих лет государство не предъявляло никаких единых требований к системам электронного документооборота, каждое ведомство, каждый
орган власти создавал для себя такую систему электронного документооборота, какую считал нужной. В результате электронный документ,
подготовленный в одной системе, не мог быть не только автоматически обработан в другой, но иногда даже прочитан, в силу того что использовались различные текстовые редакторы. Можно сказать, что
межведомственный документооборот в России до сих пор бумажный.
Каждое ведомство распечатывает и размножает бумажные документы,
подготовленные в СЭД, а затем отправляет их по почте. А при приеме
эти документы снова переводят в электронную форму путем сканирования и вводят в собственную СЭД.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Дайте определение понятия «документооборот».
2. Каковы основные принципы организации документооборота?
3. Какие характеристики потоков входящих, исходящих и внутрен-
них документов учитывают при организации документооборота?
4. Какие документы составляют документопоток входящих доку-
ментов? Какую обработку проходят входящие документы?
5. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов?
6. Каковы особенности работы с документами конфиденциального
характера?
7. Назовите особенности работы с письмами и обращениями граждан.
8. Каковы проблемы и перспективы использования электронного
документооборота в деятельности организаций.
100
Формирование и хранение дел
В систему документационного обеспечения управления кроме документирования информации и организации документооборота также
входит хранение и использование документов в текущей деятельности
предприятия.
Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при
этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:
– хранение документов в процессе их исполнения;
– хранение исполненных документов.
Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на
архивное хранение.
Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: «На исполнении», «Срочно», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его
телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф
или стол. После окончания работы с документом он передается для
помещения в дело.
Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и
до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.
Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел
и удобство их использования.
Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить
внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных
хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей
деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных
хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения
заданий и должностных обязанностей.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]