Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
А-0 – 841 x 1189
А-1 – 594 x 841
А-2 – 420 x 594
А-3 – 297 x 420
А-4 – 210 x 297
А-5 – 148 x 210
А-6 – 105 x 148
А-7 – 74 x 105
А-8 – 52 x 74
А-9 – 37 x 52
А-10 – 26 x 37
А-11 – 18 x 26
А-12 – 13 x 18
А-13 – 9 x 13
31
письменных столов, учитываются при конструировании как пишущих
машин, так и машин, обрабатывающих документы.
Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов.
Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают,
но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а
в США – североамериканские форматы бумаг.
Немецкие форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е гг.
Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м x 1,189 м. Каждый последующий
формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три
основных ряда – А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем
последовательного деления основного формата пополам.
Форматы потребительских бумаг
В североамериканских форматах бумаг самый распространенный
формат, аналог А-4, равен размеру 21,59 x 27,94 см (Letter 8S x 11 i№.).
В компьютерных программах, даже локализованных (на русском
языке), в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным
стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, – А-4 – в
качестве используемого для всех создаваемых документов.
Помимо форматов бумаг, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей:
32
левое поле – 20 мм;
правое поле – 10 мм;
верхнее поле – 20 мм;
нижнее поле – 20 мм.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются,
так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а
для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить
левое поле 35 мм.
Ко второй ступени унификации документов можно отнести унификацию форм документов (от латинского forma – внешний вид,
наружность). В словарях слово «форма» определяется как внешние
очертания, наружный вид предмета, установленный образец чего-либо,
шаблон. К унификации форм относятся как закрепление расположения
реквизитов документа на листе бумаги и требования к ним, проводимое путем разработки стандартов на системы документации, так и разработка унифицированных форм документов, в которых определена
информация, излагаемая в тексте документа.
В начале 1980-х гг. в СССР фактически впервые в отечественной и
зарубежной практике была создана уже упоминаемая нами ранее система ДОУ с целью установления единого порядка документирования
управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила
условное название ЕГСД–1973. В общей сложности в СССР на ее основе было разработано 16 унифицированных систем документаций (УСД).
Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая
информацию, необходимую для управления в определенной сфере
деятельности.
Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных
технико-экономических и социальных показателей.
УСД способствует:
– сокращению затрат ручного труда в информационных процессах
(в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения
или прочтения документов);
– широкому использованию ПК, поскольку унифицированные
формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной сов-
33
местимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);
– упорядочению информационных потоков;
– сокращению количества документов;
– дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом
информационной культуры.
Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах,
сокращаются ручные операции, повышается творческий характер
управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с
документами.
Формой юридического закрепления результатов унификации является
стандартизация. Суть стандартизации заключается в возведении в нор-
му, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по
разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и
стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть
как стандарты на отдельные виды документов (например «ГОСТ
7.32-2001. Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научноисследовательской работе. Структура и правила оформления» (введен
постановлением Госстандарта России от 04.09.2001 № 367-ст), так и на
унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов» входит в состав унифицированной системы
организационно-распорядительной документации (УСОРД).
УСД представляет собой комплекс государственных стандартов,
определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.
Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.
В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие
категории:
– общероссийские;
– отраслевые (ведомственные);
– формы документов субъектов РФ;
34
– формы документов объединений, предприятий, организаций.
Разработка унифицированных форм документов проводится как на
общегосударственном уровне, так и на уровне конкретных организаций. Общегосударственные формы документов утверждаются нормативно-правовыми актами, например формы паспорта и удостоверения
личности военнослужащего введены постановлениями Правительства
РФ. Например, постановлением Правительства РФ от 08.07.1997
№ 835 «О первичных учетных документах» на Госкомстат России
совместно с Минфином России и Минэкономики России возложена
разработка альбомов унифицированных форм первичных учетных документов, обязательных для учреждений любой организационноправо-вой формы.
Альбомы унифицированных форм документов или отдельные формы могут разрабатываться и на уровне организации, где они утверждаются и вводятся приказом руководителя и становятся обязательными для работников данной организации.
С 1 января 2013 г. требование о применении унифицированных
форм при составлении первичных учетных документов в Законе
№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отсутствует, но их использование
привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а
применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.
Запрета на использование унифицированных форм в Законе № 402ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.
Обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании
(например, формы кассовых документов).
В настоящее время в Российской Федерации действует восемь
УСД, в том числе:
– унифицированная система организационно-распорядительной документации;
– унифицированная система банковской документации;
– унифицированная система отчетно-статистической документации;
35
– УСД по труду;
– УСД Пенсионного фонда РФ;
– унифицированная система внешнеторговой документации и др.
Стандартизация охватывает не только управленческую, но и техническую документацию. В частности, разработаны и широко используются в нашей стране: Единая система конструкторской документации
(ЕСКД) (к ней, например, относится ГОСТ 2.105-95 ЕСКД «Общие требования к текстовым документам»); Единая система технологической
документации; Система проектной документации для строительства.
Работа по унификации и стандартизации документов ведется и за
рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ, КНР и
других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и др.
УСД непосредственно связаны с классификаторами техникоэкономической и социальной информации, которые являются важными средствами информационного обеспечения. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный
свод наименований объектов, представленных как классификационные
группировки, и присвоенные им коды.
В настоящее время действуют более 30 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность
классификаторов, а также научно-методических и нормативнотехнических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования техникоэкономической и социальной информации.
В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах,
задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах
деятельности, экономических и социальных показателях: Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); Общероссийский классификатор продукции (ОКП); Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); Общероссийский классификатор
единиц измерения (ОКЕИ).
36
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности
(ОКВЭД).
3. Классификаторы информации о населении и кадрах: Общерос-
сийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Третья ступень унификации документов – унификация текста документа, если нет утвержденной унифицированной формы, то есть
определение, какую информацию, в какой последовательности изложить в документе. Здесь, в свою очередь, можно выделить несколько
направлений. Прежде всего, это определение в законодательных и
нормативно-правовых актах, какую информацию должен содержать
документ. Например, в Трудовом кодексе излагаются требования к
тексту трудового договора, дается примерный перечень вопросов правил внутреннего трудового распорядка; в Законе «Об акционерных
обществах» содержатся требования к тексту устава; в Постановлении
Правительства РФ от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и
утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления
государственных услуг» дана не только типовая структура текста административного регламента, но и указана информация, которая
должна быть изложена в каждом разделе.
Другой способ получить необходимую информацию в нужной последовательности – заполнение анкеты.
Анкеты – «опросные листы для получения определенных сведений». Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о
тех, кто их заполняет.
Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Анкеты легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно
продуманных и сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет
крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты
наименования признаков характеризуемого объекта выражать именем
существительным в именительном падеже или словосочетанием с гла-
37
голом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).
Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с
наименованиями признаков.
Переменная информация в анкете может быть выражена заранее
подготовленным ответом типа «да/нет», развернутым ответом, числовыми показателями.
Как правило, анкеты разрабатываются индивидуально для сбора
информации в каждом конкретном случае.
Еще один способ унифицировать информацию в тексте документа –
составление таблиц.
Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде.
Таблица строится по строго установленной форме. В ней имеется
два уровня деления текста: вертикальный – графы и горизонтальный –
горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) – боковике – перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.
Унифицировать текст документов, создаваемых по часто повторяющимся ситуациям, позволяет разработка трафаретных текстов (шаблонов).
Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию,
отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или
их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная
часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы
документов называются template и переводятся словом «шаблон».
38
Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных
клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.
Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб
или однородных фирм.
Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения,
фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и
предприятий разных ведомств.
Особенно возрастает значение унификации текстов документов в
настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.
К унификации текста документа можно отнести также разработку и
применение наборов стандартных фраз и выражений (стандартизированные формулы, клише, сложившиеся словосочетания). Яркий пример – утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003
№ 69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек», где даны типовые формулировки записей в трудовую книжку увольнения работника.
Стандартные речевые конструкции типа «на основании приказа...», «в
связи с выходом Постановления Правительства РФ...» вводятся в память машины.
К четвертой ступени унификации документов можно отнести понятийную унификацию, то есть упорядочение терминологии.
Интеграция научных знаний, необходимость привлечения к разработке определенных проблем специалистов разных научных направлений и взаимное проникновение в языки иностранных слов потребовали
однозначности употребляемых понятий, без чего невозможно прийти к
единому пониманию вопроса и договоренности.
Понятийная унификация проводится в двух направлениях. Прежде
всего, следует отметить, что с начала 1990-х гг. в федеральных законодательных актах дается определение терминов той сферы, которую
они регулируют.
Например, так как вопросы документирования нашли отражение во
многих законодательных актах, в них соответственно закреплены и
определения терминов, используемых в сфере документационного
обеспечения управления.
39
Прежде всего, потребовалось определение терминов в новой сфере –
автоматизированных технологиях. К таким законам в первую очередь
относился Закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», где были закреплены двенадцать терминов. Многие из них были повторены в Федеральном законе от
04.07.1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном
обмене». В новом Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и защите информации»
отсутствуют многие термины Закона 1995 г., введены новые термины,
но главное – ряд терминов получил новые, уточненные толкования.
Для лиц, работающих с конфиденциальными документами, важны
понятия из Закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Здесь определяются понятия: коммерческая тайна; информация, составляющая коммерческую тайну; режим коммерческой тайны; обладатель информации, составляющей коммерческую тайну; передача
информации, составляющей коммерческую тайну; контрагент; представление информации, составляющей коммерческую тайну; разглашение информации, составляющей коммерческую тайну.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»
закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по
личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации;
особо ценный документ; уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации; архив; государственный архив;
муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного
фонда Российской Федерации; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; экспертиза ценности документов; упорядочение
архивных документов; владелец архивных документов; пользователь
архивными документами.
Второе направление унификации понятий – разработка стандартов
на термины и определения.
Для секретаря и работника службы делопроизводства на первом
месте стоит ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», имеющий уже третью редакцию (ГОСТ
16487-70 и ГОСТ 16487-83). ГОСТ Р 51141-98 – Термины и определения – хорошо известен, содержит основные понятия, используемые в
делопроизводстве и архивном деле. Он используется при разработке
инструкций по делопроизводству, постоянно цитируется в учебниках и
учебных пособиях.
40
В 2007 г. был принят ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Стандарт предназначен для специалистов
в области ДОУ, для руководителей организаций любой организационноправовой формы и для всех работающих с документами. Этот стандарт
дополняет терминологию ГОСТ Р 51141-98. В нем даны определения:
архивное учреждение (archival authority); система управления докумен-
тами (records system); документ (record); доступ (access); индексирова-
ние (indexing); классификация (classification); конвертирование
(conversion); контроль (tracking); метаданные (metadata); обеспечение
сохранности (preservation); отбор и передача (disposition); перемещение
(transfer) (в отношении места хранения); передача (transfer) (в отноше-
нии способа хранения); отчетность (accountability); регистрация
(registration); уничтожение (destruction); управление документами
(records management). При этом следует обратить внимание, что в скоб-
ках даны английские термины, что значительно помогает при работе с
англоязычными документами и литературой.
Основными требованиями к разработке унифицированных форм
документов являются:
1. Унифицированные формы документов разрабатываются при
необходимости формирования новых показателей для решения задач
управления. Не допускается дублировать показатели в различных
формах документов.
2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-
образца, построенного с учетом рационального использования двух
сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются
типографским способом. Вторая и последующие страницы должны
быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине
верхнего поля листа арабскими цифрами.
3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в
соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную
часть документа в виде текста.
4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов
должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских
классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).
5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых
классификаторов или принятую для них идентификацию.
6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило,
предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]