Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
111
как счет-фактура отсутствует, поэтому, как правило, бухгалтерская
отчетность и соответствующие налоговые декларации составляются
без учета таких сумм.
В отношении документов, создаваемых организацией самостоятельно, следует напомнить, что бухгалтерские документы являются
официальными, поэтому при их составлении организация должна соблюдать требования, предъявляемые к правилам составления официальных документов и порядку их оформления.
Общие требования к использованию и оформлению бухгалтерских
документов установлены Законом «О бухгалтерском учете» № 402 ФЗ.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской
Федерации.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе
и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной
подписью.
При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Напомним, до 1 января 2013 г. применять самостоятельно разработанные формы первичных документов
можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в
альбомах унифицированных форм первичной учетной документации
(п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Однако запрета на использование унифицированных форм в Законе № 402-ФЗ не содержится, поэтому их попрежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Необходимо так же обратить внимание на то, что первичный бухгалтерский документ только
тогда обладает юридической силой документа, когда он составлен по
надлежащей форме, все его реквизиты заполнены, он подписан надлежащим образом, а в необходимых случаях еще и скреплен печатью
организации. Кроме того, необходимо учитывать общие правила
оформления документов, которые зафиксированы в Государственном
стандарте РФ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».
Группа бухгалтерского делопроизводства должна определить и составить перечень первичных учетных документов, которыми в дальнейшем организация будет пользоваться в своей деятельности, табель
112
форм документов, который впоследствии утверждается руководителем
организации.
Одним из комплекса мероприятий, связанных с управлением бухгалтерскими документами, является разработка номенклатуры дел,
представляющей собой систематизированный перечень наименований
дел, заводимых в бухгалтерской службе организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Так как практическое применение номенклатуры дел непосредственно связано с требованием бухгалтерского и налогового законодательства о сохранности бухгалтерской документации в течение определенных сроков, то ее разработка и утверждение являются обязательными для делопроизводителей бухгалтерской службы.
Бухгалтерское законодательство требует от организаций сохранять
бухгалтерские документы в соответствии с правилами организации
государственного архивного дела, но не менее пяти лет, на что указано
в ст. 29 Закона № 402-ФЗ. В налоговом учете в соответствии со ст. 23
НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать
сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Номенклатура дел бухгалтерской службы разрабатывается в соответствии со сводной номенклатурой дел, применяемой в организации
по той же типовой форме, и утверждается главным бухгалтером.
Так как номенклатура дел организации применяется с 1-го января
каждого календарного года, то номенклатуры дел всех структурных
подразделений организации, в том числе и бухгалтерии, должны разрабатываться в четвертом квартале предыдущего года.
Бухгалтерской службе как структурному подразделению компании
присваивается определенный код, поэтому все наименования дел, заносимые в бухгалтерскую номенклатуру под своими индексами, отражаются с присвоенным бухгалтерии кодом.
При разработке номенклатуры бухгалтерской службы следует руководствоваться разд. 3.4 «Номенклатура дел» Основных правил работы архивов
организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
113
Правилами предусмотрено, что в номенклатуру дел включаются заголовки дел (томов, частей), причем их расположение определяется
степенью важности документов и их взаимосвязью. Наименование
бухгалтерских дел должно четко отражать содержание и состав документов дела. По окончании года в номенклатуре дел заполняется итоговая запись о количестве дел, заведенных в бухгалтерии, причем записи по делам постоянного и временного хранения указываются отдельно. Информация, содержащаяся в итоговой записи номенклатуры
дел, сообщается в архив организации, о чем на самой номенклатуре
дел делается соответствующая надпись с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, сделавшего данную отметку.
Помимо разработки номенклатуры дел бухгалтерии в обязанности
делопроизводственной группы входит и разработка графика документооборота. Причем результативного управления бухгалтерскими документами можно достигнуть только посредством строгого соблюдения указанного графика всеми его исполнителями.
Работу по составлению данного графика организует главный бухгалтер, а непосредственной его разработкой занимаются делопроизводители во взаимодействии с общей службой делопроизводства компании и архивом.
График документооборота является регламентом, закрепляющим оптимальный режим (сроки и очередность) обработки всей бухгалтерской
документации, поступающей в организацию. При его разработке следует помнить, что он должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять
минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом он должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации,
усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
Оформляется график документооборота в виде таблицы, схемы или
в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов,
выполняемых каждым исполнителем, с указанием их взаимосвязи и
сроков выполнения работ. Утверждает график документооборота руководитель организации.
Как правило, ознакомление с утвержденным графиком документооборота каждого его исполнителя осуществляется посредством вручения ему выписки из графика, в которой перечислены все документы,
относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также
указаны адреса и сроки представления документов.
114
Ответственность за соблюдение графика движения документов
несут его исполнители, а контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер компании.
Он же осуществляет и контроль за исполнением бухгалтерских документов, причем контрольные мероприятия включают в себя как сроки
исполнения бухгалтерских документов, так и качество их исполнения.
После надлежащего исполнения документа он помещается в соответствующее дело.
Порядок формирования дел бухгалтерской службы также разрабатывается группой бухгалтерского делопроизводства и утверждается
главным бухгалтером. Та как формирование дел в первую очередь
направлено на обеспечение сохранности бухгалтерских документов,
поэтому к правилам формирования бухгалтерских дел группа делопроизводства должна подходить крайне ответственно.
Работа по формированию дел включает в себя следующие этапы:
распределение исполненных документов в дела, расположение документов внутри самого дела, а также формирование обложки.
Формирование бухгалтерских документов в дела производится по
месту их обработки в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской
службы. Причем в каждое дело включаются только исполненные документы, относящиеся к одному вопросу. Документы, имеющие временные и постоянные сроки хранения, помещаются в дела раздельно. В дела
включаются документы одного календарного года. Единственным исключением из этого правила являются так называемые переходящие
дела, в которые могут включаться документы за несколько лет.
Документы в деле располагаются в следующем порядке: в начале дела
помещается основной документ со всеми приложениями к нему, если таковые имеются, далее в хронологическом порядке располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса. Следует иметь в виду, что
исполненные документы, помещенные в дело, должны строго соответ-
ствовать требованиям государственных стандартов и иных нормативных
актов, поэтому документы, содержащие дефекты оформления, должны
возвращаться исполнителям на доработку. Количество листов в деле не
должно превышать 250, а его толщина не должна превышать 4 см (включая обложку), в противном случае дело делится на тома.
Сброшюрованные документы не подлежат помещению в дела, кроме того, не помещаются в дела и подлинники документов, подлежащие
возврату.
Формирование дел является мероприятием текущего хранения документов в бухгалтерии, по окончании календарного года дела подле-
115
жат передаче в архив. Причем хранение организацией своей документации может осуществляться ею как в специализированной организации, так и в собственном хранилище.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Кто является ответственным за организацию делопроизводства в
бухгалтерии?
2. Каким документом утверждается график документооборота в
бухгалтерском учете?
3. От чего зависит выбор формы организации делопроизводства в
бухгалтерии?
4. Назовите основные этапы работы с бухгалтерскими документами.
5. Какой нормативный акт устанавливает требования к использова-
нию и оформлению бухгалтерских документов?
6. Каковы особенности использования унифицированных форм
первичных учетных документов в системе бухгалтерского учета?
7. Для каких целей составляется график документооборота?
116
Заключение
Учебное пособие составлено в соответствии с программой подготовки бакалавров по направлению 080100 «Экономика», профиля «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» и содержит материалы в рамках учебного
курса «Основы документационного обеспечения управления».
В пособии обобщены и систематизированы вопросы теории и практики современного документоведения и делопроизводства; рассмотрена нормативно-методическая база документационного обеспечения
управления, основные понятия и терминология, общие правила работы
с документами; раскрыты способы и методы документационного обеспечения управления; представлена информация, необходимая для подготовки документов и ведения переписки, а так же решения иных вопросов, возникающих в работе с документированной информацией.
В учебном пособии приводятся практические примеры оформления
организационно-распорядительной, информационно-справочной документации и деловых писем, особое внимание уделено правилам
оформления служебных документов в соответствии с требованиями
ГОСТ Р 6.30-2003.
Учебное пособие содержит контрольные вопросы для текущего
контроля знаний студентов.
Учебное пособие призвано способствовать закреплению знаний в
области документационного обеспечения управления, развитию у студентов умения работать с законодательными и нормативными актами
при подготовке служебных документов и организации документооборота.
К учебному пособию прилагается список использованной и рекомендованной литературы, перечень основных законодательных и нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы документационного
обеспечения управления, образцы оформления бланков документов и
отдельных видов документов, входящих в системы организационнораспорядительной и информационно-справочной документации.
117
Словарь
АВТОБИОГРАФИЯ – описание жизни автора, включая обучение и
трудовую деятельность.
АВТОР ДОКУМЕНТА – организация или лицо, подписавшее документ.
АДРЕСАНТ – лицо или организация, отправитель документа.
АДРЕСАТ – лицо или организация, получатель документа.
АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – указание получателя документа
путем проставления реквизита «адресат».
АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты, события, действия.
АКЦЕПТ – принятие предложения о заключении контракта одной
из сторон.
АННОТАЦИЯ – краткая характеристика содержания книги, отчета,
статьи, документа.
АРХИВЫ – (от лат. ARCHIVUM, от греч. ARCHEION – присутственное место) – самостоятельные учреждения или отделы в организациях, хранящие документальные материалы, а так же совокупность
документов, образовавшихся в результате деятельности организаций,
обществ и отдельных лиц.
АРХИВАРИУС – хранитель или сотрудник архива.
БЕЗОПАСНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ – состояние защищенности
информации, при котором обеспечены ее конфиденциальность, доступность и целостность.
БЛАНК ДОКУМЕНТА – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для информации переменной.
ВЕДОМОСТЬ – перечень (список) каких-либо данных расположенных в определенном порядке.
ВИЗА – подпись должностного лица на документе, подтверждающая факт ознакомления и согласия с его содержанием.
ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный другими организациями (лицами), или полученный от них.
ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный организацией
и предназначенный для внутреннего пользования.
ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в организацию от сторонней организации.
ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА – заверенная копия части документа.
118
ГРИФ – печать, штемпель с образцом подписи или каким-либо другим текстом, а также оттиск этой подписи или текста на документе.
ДЕЛО (в делопроизводстве) – совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку
(видам документа, вопросам, корреспондентам и тому подобное), помещенных в обложку.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.
ДОВЕРЕННОСТЬ – документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от
лица доверителя.
ДОГОВОР (КОНТРАКТ) – документ, фиксирующий соглашение
сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий их.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководству и
содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
ДОКУМЕНТ (от лат. DOCUMENTUM – доказательство, свидетельство) материальный объект содержащий информацию в зафиксированном виде, для передачи ее во времени и пространстве.
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) –
процесс производства, передачи и переработки документированной
информации, необходимой для управления предприятием.
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ – зафиксированная на
материальном носителе информации с определенными реквизитами.
ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов в организации с
момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение.
ДУБЛИКАТ – копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника. Выдается в случаях утери владельцем подлинного документа.
ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ – журнал, составленный по
определенной форме и содержащий записи о документах и операциях
с ними.
ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА – совокупность реквизитов «эмблема», «наименование организации», «юридический адрес»,
«название вида документа», «дата», «номер», «ссылка на номер и дату
документа», «заголовок к тексту».
ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ – деятельность, направленная на
предотвращение утечки защищаемой информации, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемую информацию.
119
ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение.
ИНДЕКС – условие цифровое (или буквенно-цифровое) обозначение документа.
ИНДЕКСАЦИЯ – присвоение документам индексов при регистрации.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) –
документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания
документов и порядок работы с ними в организациях.
ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный в данной организации и отправленный адресату, копия которого, как правило,
остается в деле.
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА – организационно-упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных
технологий.
ИНФОРМАЦИЯ – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях
и процессах независимо от формы их представления.
КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА – документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей, которую предприниматель относит к конфиденциальной.
КОНТРАГЕНТ – одна из сторон контракта, договора.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ – документированная
информация, доступ к которой ограничивается в установленном порядке.
КОПИЯ – повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке.
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА – документ, составляемый на работника и
содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).
ЛИЧНОЕ ДЕЛО – совокупность документов, содержащих сведения
о работнике, его образовании, трудовой и общественной деятельности,
семейное положение.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – систематизированный список дел, журналов, карточек, заводимых в организации с указанием сроков их хранения.
НОРМАТИВНЫЙ ПРАВОВОЙ АКТ – документ, изданный уполномоченным на то органом и содержащий нормы права, то есть предписания постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА - первый подлинный экземпляр документа.
120
ОТПУСКИ – полные копии отосланных документов, подшиваемых
в дела организации, создаются, как правило, одновременно с подлинником.
ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА – изменяемая
часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
ПЕЧАТЬ – элемент удостоверения наиболее важных документов
организации, свидетельствующий об их подлинности.
ПОДЛИННИК – первый или единственный экземпляр официального документа.
ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, информация которого соответствует действительности.
ПОДПИСЬ – реквизит документа, придающий ему юридическую
силу.
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ – субъект, обращающийся к
информационной системе или посреднику за получением необходимой
ему информации и пользующийся ею.
ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа,
наносимая при его изготовлении.
ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.
ПРАВО ПОДПИСИ – полномочие должностного лица на подписание документов.
ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
ПИСЬМО (ДЕЛОВОЕ) – документ, который служит средством общения с организациями и частными лицами и содержит сообщение
чего-либо, уведомление о чем-либо.
РАСПИСКА – документ, подтверждающий получение каких-либо
материальных ценностей.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА – фиксация факта создания или поступления документа путем присвоения ему порядкового номера с
последующей записью необходимых сведений о документе в журнале,
карточке или на ПЭВМ.
РЕЕСТР (от позднелат. REGESTRUM – список, перечень):
1 – список, перечень, опись;
2 – книга для регистрации дел, документов и т.п.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]