Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
51
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в
котором будет храниться документ. Отметка об использовании документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит и
дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию поставлять в виде штампа.
30. Идентификатором электронной копии документа является отмет-
ка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла на машинном носителе,
дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.
Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типо-
графским способом постоянной информацией (постоянными реквизитами).
Бланки документов можно изготавливать типографским способом,
с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с
помощью средств компьютерной техники при создании конкретного
документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.
В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие
виды бланков предприятия:
– общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);
– бланк для письма;
52
– бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка –
угловое и продольное. Образцы основных видов бланков организаций
представлены в прил. 3.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Что такое реквизит документа?
2. Что такое формуляр-образец?
3. Перечислите состав реквизитов документов согласно ГОСТ
Р 6.30-2003.
4. Каковы особенности оформления реквизита «текст документа»?
5. Каковы особенности оформления реквизита «отметка о наличии
приложения»?
6. Каковы особенности оформления реквизита «адресат»?
7. Каковы особенности оформления реквизита «подпись»?
8. Что такое «бланк документа» и какие виды бланков вы знаете?
9. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов
вы знаете? Каковы особенности их оформления?
В основе как научной, так и практической документной деятельности используется системный подход, непосредственно связанный с
классификацией документов.
Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной
системой, независимо от характера содержащейся в нем информации –
массовой, специальной или личной – является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной
страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта
система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по
отношению к их структурным составляющим.
Такая системная классификация документированной информации,
базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для
решения практических задач. Именно она легла в основу построения и
функционирования систем документации в Российской Федерации.
Количество таких систем весьма велико и многообразно.
Поэтому рассмотрим их на примере специальной документации –
обширной по объему, разнообразной по своему составу и играющей
важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании
всех его сфер, структур, социальных институтов.
В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия
«система документации» стандартизовано. Согласно ГОСТ Р 51141-98,
системой документации называется «совокупность документов, вза-
имосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению».
В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные
(атрибутивные).
Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило,
неизменными в течение длительного времени.
К функциональным системам относятся такие комплексы докумен-
тов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:
Системы документации
53
54
– система организационно-распорядительной документации;
– система плановой документации;
– первичная учетная документация;
– отчетно-статистическая;
– документация по труду;
– система бухгалтерской документации;
– система финансовой и расчетно-денежной документации;
– система статистической и ведомственной отчетности и др.
В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность
целого ряда организаций и учреждений.
По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и
функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных
систем документации. Это системы проектно-конструкторской документации; документации оперативного управления; медицинской;
учебной и другой документации.
Корпоративная система документации представляет собой сово-
купность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности,
отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства
либо предпринимательской структуры). К ней же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных.
В корпоративной системе документации может быть объединен ряд
функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационнораспорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Определенный
набор функциональных подсистем документации и видов документов
в совокупности называется документальным фондом.
Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная
иерархия может быть присуща и функциональным системам.
Таким образом, для систем документации характерны не только
взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проник-
55
новение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.
Одной из первых систем документации, выделившихся из общего
документного массива еще в древних Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные, гражданские, семейные отношения, то есть документы административного
характера и правовой практики. Документы этой системы содержали
реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе
информации юридическую силу.
Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система
документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления, утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные те системы документации,
которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.
В числе первых выделилась система общего делопроизводства. Она
стала складываться уже в XVI в. одновременно с процессом становления центральных органов управления – приказов и местных учреждений российского государства. В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления.
В дореволюционной России сложилась система дипломатической
документации. Ее подсистемами были: документирование договорных
отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции,
протоколы); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы,
инструкции, отчеты, дневники, записки, обзоры прессы и др.).
Вскоре после образования централизованного государства стала
формироваться система военной документации, получившая широкое
развитие в период существования Российской империи. К этой системе
относились такие виды документов, как именные списки, ведомости,
табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и другие.
В XVI–XVII вв. возникла система бухгалтерского учета, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных
56
операций, расписками и других, а впоследствии пополнившаяся более
сложными видами документов, включавшими счета, приходнорасходные книги и т.д. Тогда же появляется система статистического
учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и
уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII в. к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины XIX в., – материалы первой всероссийской
переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы
земской статистики. В дореволюционной России сложились системы
документации вотчинных хозяйств, монастырей, предприятий. Во второй половине XIX в. начала складываться система коммерческой документации – контракты, соглашения, акции, облигации и т.п.
После 1917 г. в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы наполнились фактически новым содержанием (система ОРД). Некоторые
системы документации исчезли (к примеру, коммерческая система).
Вместе с тем появились совершенно новые – система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей
коммунистической партии.
Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием
жизнедеятельности социума, основой информационного обеспечения
управления.
Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как
усложняются и развиваются функции общества и государства, которые
они отражают, изменяется технология управления, его техническая
оснащенность. На современном этапе развитие систем документации
идет в двух направлениях.
Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы об-
щей документации, отделение и развитие новых самостоятельных систем документации. Их появление обусловлено новыми функциями
государства и общества. Так, в последние два десятилетия появился
ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и другие), а многие старые системы претерпели
существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация
по труду и др.). Иначе говоря, чем более развито общество, тем боль-
57
ше может быть выделено классификационных группировок по функциональному признаку.
Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информацион-
ных технологий идет процесс интеграции различных видов документации, относящихся к разным системам, их приспособление для комплексной обработки.
Система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и
функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц. Образцы документов, входящих в
систему ОРД представлены в прил. 4 и 5.
Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:
Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и
другие аспекты.
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов.
Согласно действующему законодательству организации, учреждения и
частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное
расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.
Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия,
организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат
положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.
Виды организационных документов:
Устав предприятия – свод правил, регулирующих деятельность
организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Устав – это сложный документ, структура и содержание которого
определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации
и имеет установленную структуру текста.
58
Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ
ч.1. Устав должен содержать следующие реквизиты:
– наименование организации;
– наименование вида документа;
– дата документа;
– место составления или издания документа;
– гриф утверждения документа;
– текст устава;
– подпись лица, утверждающего документ.
Положение – это правовой акт, определяющий порядок образова-
ния, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском
учете и т.д.). Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.
Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.
Положение оформляется на общем бланке организации и содержит
следующие реквизиты:
– наименование организации;
– наименование структурного подразделения;
– наименование вида документа;
– дата;
– гриф утверждения документа.
Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организациейразработчиком. Текст Положения включает следующие разделы:
– Общие положения.
– Основные задачи.
– Функции.
– Права.
– Организация работы.
Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях
установления правил, регулирующих организационные, научнотехнические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений,
организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее
59
требования. (Например, Инструкция по делопроизводству). Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до
замены новой).
Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО и т.д. Инструкция содержит следующие реквизиты:
– наименование организации;
– наименование вида документа;
– дата;
– место издания;
– заголовок к тексту;
– гриф утверждения;
– текст;
– подпись.
На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция – документ, в котором определяются задачи, функции, права
и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной
инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:
– общие положения;
– должностные обязанности;
– права;
– ответственность.
В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.
Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые
специалистом.
В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для
выполнения возложенных на него обязанностей.
В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность
специалист.
Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и
численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием
60
перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание содержит следующие реквизиты:
– наименование организации;
– наименование вида документа;
– дата;
– место издания;
– гриф утверждения;
– текст;
– визы;
– подпись.
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя,
согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем
предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.
Структура и штатная численность – организационный документ,
в котором указываются все структурные подразделения предприятия,
вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц
по каждой из должностей (составляется и подписывается также как и
штатное расписание).
Правила внутреннего трудового распорядка – организационный
документ, в котором отражаются следующие вопросы:
– организация работы предприятия;
– взаимные обязанности работников и администрации;
– предоставление отпусков;
– командирование сотрудников;
– внутриобъектный режим.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются
путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется
юристом и утверждается руководителем предприятия.
Подсистема распорядительной документации (системы ОРД)
включает в себя распорядительные документы, образующиеся в деятельности организаций. Распорядительные документы играют очень
важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.
Распорядительные документы – документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное
назначение распорядительных документов – регулирование деятельно-
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]