Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
71
необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.
Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.
Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным
направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы,
готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не
нуждаются в утверждении.
Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:
– план мероприятий по выполнению постановления;
– план социально-экономического развития коллектива организации;
– план работы совета директоров;
– бизнес-план;
– план работы отдела;
– индивидуальный план работы и др.
Документы, входящие в систему отчетной документации, – это
документы, с помощью которых реализуется управленческая функция
контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом
или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего
рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при
планировании.
Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты
принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом
отношении, система отчетной документации является весьма сложной
по составу – включает, несколько самостоятельных систем: систему
государственной статистической отчетности, системы ведомственной
отчетности, систему бухгалтерской отчетности и внутриучрежденче-
72
скую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:
– отчет о научно-исследовательской работе;
– отчет о командировке;
– отчет о работе структурного подразделения;
– отчет о проведении рекламной кампании и др.
В процессе осуществления своей деятельности любая организация
вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти
взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и
задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами
(организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель
(подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им
должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного
названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями.
Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданскоправовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры:
– Договор купли-продажи.
– Договор поставки.
– Договор аренды (договор субаренды).
– Договор подряда (договор субподряда).
– Договор комиссии.
– Договор перевозки и др.
Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой
службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно-справочными документами, в ее состав входят также учетные документы (личная карточка, личный листок по учету кадров и др.).
Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:
– документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет,
диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;
73
– документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика справка (с подтверждением
места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск,
командировочное удостоверение и т.п.;
– документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес
администрации или профсоюзной организации с целью установления,
изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений:
заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;
– служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для
передачи этому работнику: представление к назначению на должность,
аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, докладные и служебные записки и т.п.
Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные
специфические комплексы документов, выступающие по отношению к
ней как подсистемы кадровой документации:
– документация по получению гражданином среднего и высшего
образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет,
зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);
– документация по присуждению ученых степеней и ученых званий
(стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора,
кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.);
– документация по прохождению воинской службы;
– документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т.д.
Система научно-исследовательской документации возникает в
процессе проведения научных исследований и выполнения научнотехнических разработок. К основным видам документов этой системы
относятся:
– отчеты о результатах НИР, ОКР, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ;
– отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических
командировках специалистов;
– программы научно-исследовательских работ;
– технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;
– заключения, отзывы, рецензии, аннотации;
– монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные
публикации и отзывы на них;
74
– депонированные рукописи;
– первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей
экспериментов и т.п.).
Система проектно-конструкторской документации. Во всех
группах технической документации значительный удельный вес занимают чертежи, имеющие, в свою очередь, множество разновидностей,
обусловленных:
– характером изображаемого предмета (чертежи предметов промышленного производства, объектов капитального строительства);
– степенью подробности изображения (генеральные планы, габаритные чертежи, собственно чертежи);
– полнотой изображения (чертежи общего вида, чертежи сборочных единиц, чертежи деталей) и др. В конструкторской документации,
к примеру, чертеж детали, наряду со спецификациями (содержат сведения о составе сборочной единицы, комплекса или комплекта), является основным видом документов.
Кроме того, существуют теоретические, монтажные, электромонтажные, упаковочные чертежи.
К важнейшим видам технических документов относятся также:
– схемы – документы, в которых основные части изделий и связи
между ними показаны в виде условных изображений или обозначений;
– ТУ (содержат требования к изделию, его изготовлению, контролю
и т.п.);
– пояснительные записки (содержат описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, обоснование принятых при
его разработке технических и технико-экономических решений);
– расчеты (содержат расчеты параметров и величин для обоснования конструктивных решений);
– инструкции и др.
К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие
рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие
оценивается не только с технической, но и с художественной стороны
(рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры
домов и т.д.).
Технические описания – содержат информацию об особенностях
изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, работе отдельных частей. К текстовым техническим документам относятся
также пояснительные записки. В них приводятся сведения об устрой-
75
стве и принципе работы изделия, дается обоснование технических и
технико-экономических решений. К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчеты, инструкции, схемы, графики и т.д.
Система технологической документации включает документы, яв-
ляющиеся результатом документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и тому подобных, а о
способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса.
Основным технологическим документом является технологическая
карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия, а именно: о
названии проводимых операций, о схеме установки и обработки изделия, об используемом оборудовании и инструментах, о режиме работы, времени обработки, стоимости каждой операции.
На предприятиях с непрерывным производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных и тому подобных) важнейшим технологическим документом являются заводские регламенты, содержащие сведения об основных физико-химических процессах, их обеспечении для получения конечного продукта.
В систему технологической документации входят также графики
работ цехов и бригад; технические условия на обработку деталей,
сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других
производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов.
К технологическим документам относится и эксплуатационная документация, регламентирующая порядок использования оборудования,
содержащая правила техники безопасности и т.п.
Система документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств. В
эту систему входят:
– паспорта технических изделий, руководства по эксплуатации и пр.;
– промышленные каталоги;
– прейскуранты (прайс-листы);
– рекламные чертежи, рисунки и т.д.
Система документов, фиксирующих информацию о природе как
объекте человеческой деятельности. В составе этой многочисленной
группы документов выделяют:
– картографическую документацию;
– инженерно-геологическую документацию;
76
– топографо-геодезическую документацию;
– почвенную документацию;
– гидрологическую документацию;
– аэрокосмосъемочную документацию.
К числу важнейших видов документов, входящих в эту систему,
относятся карты, кадастры, аэрофотоснимки и другие, имеющие, в
свою очередь, многочисленные разновидности. В частности, карты
(карта – чертеж поверхности Земли, небесного тела или звездного
неба) могут быть общегеографическими и специальными (физикогеографическими, социально-экономическими, историческими и т.п.).
Они различаются по охвату территории, по масштабам, краскам и т.д.
Кадастры (содержат инвентаризацию природных ресурсов) представлены земельными, водными, ветровыми разновидностями.
Патентная документация и стандарты – составляют особую подси-
стему научно-технической документации. Особенность этих документов заключается, прежде всего, в том, что они имеют правовое значение.
Патентная документация представляет собой совокупность сведений о результатах научно-технической деятельности. Это документы,
устанавливающие официальное признание наличия изобретений, промышленных образцов и полезных моделей. Они играют важную роль в
процессе создания и освоения новой техники, являются одним из основных источников знаний о технической мысли, воплощенной в полезные модели и промышленные образцы, в современные технологии
производства.
По мере ускорения научно-технического прогресса значение патентной информации возрастает. Связано это с принципиальной особенностью патентной документации, заключающейся в том, что свыше
80 % содержащейся в ней информации не публикуется в каких-либо
других источниках. Кроме того, эта информация прошла экспертную
проверку на новизну и содержит практические рекомендации по ее
реализации.
Исторически далекими предшественниками патентной документации являлись охранные грамоты и привилегии. В России это были жалованные грамоты – привилегии, которые предоставлялись главным
образом монастырям и реже – отдельным лицам. Первый специальный
патентный закон – «статус о монополиях» был принят в первой половине XVII в. в Англии.
Основными видами патентной документации в нашей стране являются:
– авторское свидетельство;
– патент (от лат. patens — свидетельство, грамота).
77
До начала 1990-х гг. в СССР выдавались только авторские свидетельства. В настоящее время в Российской Федерации выдаются патенты – документы, удостоверяющие официальное признание чеголибо изобретением и право изобретателя на него. Их выдача осуществляется государственным патентным ведомством (Федеральная
служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным
знакам). Патент на изобретение в Российской Федерации действует в
течение 20 лет. Он является объектом купли-продажи, то есть товаром.
Формой реализации имущественных прав, вытекающих из собственности на патент, является лицензия.
К патентной документации примыкают документы на товарные
знаки. Важнейшим из них является свидетельство на товарный знак,
удостоверяющее исключительное право владельца на соответствующий товарный знак.
Кроме рассмотренных, существует еще несколько десятков функциональных систем документации, состоящих из большого по объему
и разнообразного по видовому составу количества документов, предназначенных удовлетворять соответствующие потребности общества.
Эти процессы, по мнению некоторых документоведов, объективно
регулируются законом соответствия содержания, количества и видового состава документов потребностям общества.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. В чем состоит отличие функциональных и корпоративных си-
стем документации?
2. Назовите основные этапы эволюции систем документации.
3. Охарактеризуйте систему организационно-распорядительной доку-
ментации. Назовите основные виды документов, входящих в ее состав.
4. Какие документы входят в состав информационно-справочной
системы документации?
5. Каковы особенности системы отчетной документации?
6. Какие документы входят в состав кадровой информационно-
документационной системы? Какие подсистемы входят в ее состав?
7. Дайте краткую характеристику систем научно-исследова-
тельской документации, проектно-конструкторской, и технологической документации.
78
Общие основы деловой корреспонденции
Деловое (или служебное) письмо – обобщенное название широко
применяемого вида официальных документов, служащих средством
общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории деловых писем относится также переписка
между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.
Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов
управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут
пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.
Деловое письмо выполняет ряд важных функций
Прежде всего, это информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.
Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма
обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает
коммуникативная функция письма.
Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание
используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.
Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку
требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации – автора документа.
Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом
носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов – передачу, прием, обработку, хранение, поиск,
размножение.
Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или
национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на
79
русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором
между деловыми партнерами.
Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.
Подготовка письма включает следующие стадии:
– изучение существа вопроса;
– сбор необходимых сведений, в том числе из предыдущей переписки;
– подготовка проекта письма;
– согласование проекта (при необходимости);
– подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр
составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство
выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости
как информационно-справочный материал. Составление текста письма и
его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и
каждый специалист должен быть не только компетентным в своей обла-
сти деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.
Письмо должно иметь реквизиты:
1) наименование организации и ее справочные данные;
2) дата, регистрационный номер;
3) ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
4) адресат;
5) заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);
6) текст;
7) отметка о наличии приложений;
8) подпись;
9) отметка об исполнителе.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не
превышает одной страницы. Факты и события должны представляться
объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с
достаточной полнотой, кратко и ясно.
80
В переписке используется следующие формы изложения:
1) от первого лица единственного числа (прошу);
2) первого лица множественного числа (просим);
3) третьего лица единственного числа (организация просит);
4) третьего лица множественного лица (трудовой коллектив просит).
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во
вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма,
сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
«Согласно контракту № 38 нами получена 26.01.2013 партия № 2 телевизоров «Sony», в которой обнаружен 1 (один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от ... № ...)...». В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба,
гарантия и тому подобное), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор».
Служебная переписка включает много видов и разновидностей
служебных писем.
Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило,
начинается со слов:
1. Просим оказать содействие…
2. Прошу Вас…
3. Просим принять участие…
4. Прошу довести до сведения…
5. Просим выслать в наш адрес…
Письмо-запрос – представляет собой обращение с просьбой дать
информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:
1. Просим предоставить…
2. Просим отразить следующие вопросы…
Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать.
Используются выражения:
1. Прошу высказать Ваше мнение о…
2. Прошу Вас дать поручение разработать…
3. Просим Вас выразить письменную поддержку…
4. Надеемся на плодотворное сотрудничество…
Сопроводительное письмо – сообщает факт отправки прилагаемых
к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно
начинается со слов:
1. Направляем информацию…
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]