Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
21
Организация службы документационного
обеспечения управления
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение
управления любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления,
которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления
(службой ДОУ).
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения
управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может
иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий
отдел, канцелярия, секретариат и т.д.
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:
– совершенствование форм и методов работы с документами;
– обеспечение единого порядка документирования, организации
работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
– сокращение документооборота;
– унификация форм документов;
– разработка и внедрение нормативных и методических документов
по совершенствованию документационного обеспечения управления в
организации, ее структурных подразделениях;
– внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды ра-
бот, которые можно разделить на технологические, организационные,
методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести:
– осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки
входящих документов;
– регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
– ведение информационно-справочной работы по документам организации;
22
– машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
– копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
– разработка и проектирование бланков документов;
– подготовка документов к отправке.
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
– подготовка к докладу руководству поступающих документов;
– организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
– регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
– организация хранения документов в структурных подразделениях;
– организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
– повышение квалификации работников делопроизводственной
службы и архива;
– организация рабочих мест работников делопроизводственной
службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
– организация делопроизводства по обращениям граждан;
– разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм
и методов работы с документами.
К контрольным функциям относят:
– контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
– контроль за сроками исполнения документов;
– осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих
сдаче в архив;
– организация контроля за работой с документами в структурных
подразделениях;
– обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
– обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
23
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
– разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных
документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
– проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
– проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
Основная цель службы ДОУ – осуществить в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации:
руководство, координацию, реализацию.
Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами.
Практика выработала три формы работы с документами в любом
управленческом аппарате:
− централизованную;
− децентрализованную;
− смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех
функций ДОУ во введении одного структурного подразделения. Этим
подразделением или этим сотрудником выполняется полный цикл технологических операций от момента получения или создания документа до сдачи его в архив: прием; обработка поступающих документов;
регистрация; контроль за исполнением; отправка документов; справочно-информационная работа; систематизация и хранение документов; подготовка документов для передачи в архив.
Централизация позволяет наиболее эффективно использовать оргтехнику, добиться единства организационного и методического руководства ДОУ, но возможна централизация только в небольших фирмах
с объемом документооборота до 10 000 документов в год.
Децентрализованная форма представляет собой противоположность централизованной. Здесь каждое структурное подразделение
создает свою службу для работы с документами. Эта служба автономно выполняет весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов своего структурного подразделения. Такая форма
характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех организаций, у которых есть специфические особенности процесса документирования (например,
необходимость тщательной защиты информации).
24
Смешанная форма самая распространенная. Часть операций сосредотачивается в центральной службе (прием, регистрация, обработка,
тиражирование, хранение). А в каждом структурном подразделении
выполняется операция по созданию документов, их систематизация,
хранение и обработка перед сдачей в архив.
Иногда предполагается, что регистрация документов производится
для одних массивов документов централизованно, а для других децентрализовано. Разделение этих массивов может производиться по критерию адресования.
Вопрос выбора формы для работы с документами один из самых
сложных. Регламентация выбранной формы работы с документами
закрепляется в инструкции по делопроизводству. Все функции, задачи,
права, ответственность службы ДОУ закрепляются в положении о ней.
В своей деятельности служба документационного управления
предприятия руководствуется следующими нормативными документами:
1. Положением о службе ДОУ – это локальный нормативный акт,
регламентирующий его организационно-правовой статус в системе
управления предприятия, порядок его повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами
предприятия.
2. Положениями о структурных подразделениях – это локальный
нормативный акт, регламентирующий организационно-правовой статус данного подразделения (отдела, группы) в системе управления
службой ДОУ, порядок его повседневного функционирования, а также
подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с
другими подразделениями и должностными лицами службы ДОУ.
3. Инструкцией по ДОУ – локальный нормативный акт, устанавли-
вающий единый порядок осуществления ДОУ предприятием и применения в процессе его осуществления положений законодательных,
нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов
по вопросам данного вида обеспечения. Проект инструкции по документационному обеспечению управления предприятием целесообразно разрабатывать с учетом особенностей организационно-правовых
условий осуществления предприятием своей деятельности.
4. Инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельно-
сти службы.
В целях регламентации отдельных составляющих (видов, направлений) деятельности службы ДОУ могут разрабатываться, внедряться
25
и применяться иные локальные нормативные акты. Так, регламентация
электронного документооборота между структурными подразделениями предприятия может осуществляться на основании соответствующего положения.
5. Инструкцией по организации рабочих мест персонала службы.
6. Нормами времени на выполнение работ по ДОУ.
Нормы времени – нормативно-технический акт, содержащий, наряду с правовыми нормами, технические показатели осуществления
определенной деятельности. Так, в целях надлежащего нормирования
времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные постановлением
Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72. Таким образом, на основе
нормативов (норм) времени:
– определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;
– устанавливаются должностные обязанности работников служб ДОУ;
– распределяются работы между работниками (категории «технический исполнитель»).
7. Документами планирования и отчетности.
Основной обязанностью руководителей службы ДОУ является
обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и
правильной подготовки соответствующих документов – планов, отчетов. Стоит также отметить, что при планировании и отчетности к подготовке документов привлекаются начальники структурных подразделений.
План работы представляет собой документ, определяющий состав и
содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им подразделение), сроки, места и
ответственных за их проведение (выполнение) в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т.д.).
Для планирования на предстоящий календарный год сотрудники
службы ДОУ должны руководствоваться следующими показателями:
– развитие предприятия по финансовым и экономическим показателям;
– результаты деятельности службы ДОУ за период, предшествующий планируемому периоду;
– данные, вытекающие из долгосрочного и среднесрочного планирования.
На основании вышеперечисленных показателей в проекте плана
определяются приоритетные направления работы службы ДОУ в пред-
26
стоящем периоде, а также виды, объемы, сроки и исполнители работ
по документационному обеспечению управления.
8. Должностными инструкциями персонала службы.
Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и тому подобное) предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных
правовых актов, а также локальных нормативных актов предприятия.
Примеры должностных инструкций секретаря и главного бухгалтера
приведены в прил. 4.
Количество сотрудников службы ДОУ зависит от потребности
предприятия. При этом стоит отметить, что квалификация данных сотрудников будет зависеть от вида работ по ДОУ, выполнение которых
предполагает наличие соответствующей квалификации. Рекомендуется
определять численность состава службы ДОУ на основании соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить
исходя из реальных потребностей предприятия в документированной
информации на основе данных о нормативных затратах времени на
выполнение тех или иных видов работ.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Какие названия может иметь служба ДОУ и какие основные
функции она призвана выполнять?
2. Перечислите основные задачи службы ДОУ.
3. Назовите основные функции службы ДОУ.
4. Какие существуют формы организации работы с документами?
5. Чем регламентируется работа службы ДОУ и деятельность ее ра-
ботников?
6. Назовите основные положения, которые содержатся в должност-
ных инструкциях.
7. На основании каких критериев определяется количественный и
квалификационный состав работников службы ДОУ?
8. Перечислите организационные функции, выполняемые службой
ДОУ.
9. Перечислите технологические и контрольные функции, выпол-
няемые службой ДОУ.
27
Нормативно-правовое регулирование
документационного обеспечения управления в России
В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось
так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо
не только специалистам в области делопроизводства, но и всем тем,
кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой
документации.
Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов,
нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации
или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Нормативно-методическая база ДОУ включает:
1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информа-
ции и документации;
2) постановления и распоряжения Правительства Российской Фе-
дерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств,
комитетов, служб, агентств и других), регламентирующие вопросы
документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
3) государственную систему документационного обеспечения управ-
ления («Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения», одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33);
4) правовые акты органов представительной и исполнительной вла-
сти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
5) правовые акты нормативного и инструктивного характера, мето-
дические документы по ДОУ различных организаций;
6) государственные стандарты на документацию;
7) унифицированные системы документации;
8) общероссийские классификаторы технико-экономической и со-
циальной информации;
28
9) нормативные документы по организации и охране управленче-
ского труда служащих службы ДОУ;
10) нормативные документы по организации архивного хранения
документов.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является
Конституция РФ: «Каждый имеет право свободно искать, получать,
передавать, производить и распространять информацию любым законным способом» (п. 4, ст. 29).
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский
кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс РФ устанавливает
виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации
актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.
Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса
устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматриваются санкции за нарушение правил хранения, комплектования,
учета и использования архивных документов.
Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской
Федерации «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ
(глава 3) устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного обеспечения
управления.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает,
что информационные ресурсы (документы и массивы документов)
являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом
устанавливается правовой режим создания, хранения и использования
информационных ресурсов.
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от
21.07.1993 № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с
29
отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и
защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативнорозыскной деятельности, распространение которых может нанести
ущерб безопасности Российской Федерации.
В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском
учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Законы РФ «О языках народов РФ», «Об участии в международном
информационном обмене», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной подписи», «О коммерческой тайне» и другие
содержат нормы, которые должны учитываться при составлении и
оформлении деловых документов.
Все эти законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах:
1. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 (ред. от 26.09.2013) «Об
утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».
2. Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 (ред.
от 03.10.2002) «О перечне сведений, которые не могут составлять
коммерческую тайну».
3. Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об
утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
4. Постановление Правительства РФ от 10.11.2003 № 677 (ред. от
18.09.2013) «Об общероссийских классификаторах технико-экономи-
ческой и социальной информации в социально-экономической области».
5. Других нормативных правовых документах.
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1991 г.
«Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)». Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных
положениях Единой государственной системы делопроизводства
(ЕГСД), созданной в СССР в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
30
ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих
единые требования к документированию управленческой деятельности
и организации работы с документами в органах государственного
управления, на предприятиях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание
наиболее благоприятных условий для применения технических средств и
современных технологий сбора, обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции
ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в
организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в
том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел).
Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.
Как уже подчеркивалось выше, большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления
характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих
ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Одни
из основных направлений совершенствования документации являются
унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой си-
стеме, форме, единообразию. Унификация документов производится в
целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении
однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и
обработку документов, достижения информационной совместимости
баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Можно выделить четыре ступени унификации документов:
К первой ступени отнесем унификацию форматов бумаг (от латинского forma – размер листа карточки). Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, ящиков
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]