Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Исследование систем управления. Учебно-методическое пособие
.pdf
2.2. Исследования в практике управления
к необходимости исследований, косвенно ответили именно так
на этот вопрос. Но, кроме проведения исследований собственными силами, многие фирмы все чаще прибегают к помощи сторонних организаций, которые предлагают услуги по так называемому управленческому консультированию.
Цель исследований – изучить нынешнее состояние организации и ее системы управления, выявить все слабые места (с точки зрения целей управления и соответствия системы управления
этим целям) и построить ее информационную модель. На основе данной модели строится модель будущей системы управления,
которая должна быть более эффективной, и определяются этапы
реализации построения такой системы.
Исследование как вид деятельности в процессе управления
организацией включает в себя следующие работы:
● выявление проблем и проблемных ситуаций;
● определение причин их происхождения, свойств, содержа-
ния, закономерностей проведения и развития;
● установление места этих проблем и ситуаций (в системе
как научных знаний, так и практического управления);
● нахождение путей, средств и возможностей использования
новых знаний о данной проблеме;
● разработку вариантов решения проблем;
● выбор оптимального варианта решения (проблемы по кри-
териям результативности, оптимальности, эффективности).
Основные виды исследований систем управления: маркетинговые, социологические, экономические, а также социально-экономические эксперименты, аудит как исследование, прогнозные
и плановые исследования, отчетные, контрольные исследования,
проектирование объектов испытаний, исследование качества продукции; исследования, проводимые в разных функциональных подсистемах менеджмента.
31
2. Теоретический материал по основным темам курса…
2.3. Методология исследования
систем управления
…Наука движется толчками, в зависимости от успехов,
делаемых методикой…
И. П. Павлов,
русский физиолог, лауреат Нобелевской премии
В отличие от чисто научного (фундаментального) исследования, когда ученый рассматривает некое явление природы (как
в естественно-научных дисциплинах) либо изучает какое-то историческое событие по соответствующим документам, материалам
раскопок и т. п. (в исторических, археологических и прочих науках) и целью такой деятельности является нахождение новых научных принципов и в конечном счете дополнение существующей
научной теории или построение новой, исследования систем управления являются исследованиями прикладными. Это означает, что
они проводятся с вполне конкретной, сугубо практической целью
(как правило, это задача улучшения работы организации) и сроки
проведения их жестко ограничены (так как от их результатов зависит благополучие организации). Такая конкретность исследований, несмотря на общую сложность менеджмента и стоящих перед
ним задач, позволяет достаточно четко обозначить смысл проведения исследований (т. е. поставить задачу) и сформулировать основные этапы этой работы.
Этапы проведения исследования:
1. Выявление потребностей в проведении исследования. Анализ
проблем, вызывающих эти потребности.
2. Выявление объекта и предмета исследования.
3. Выбор методологии проведения исследования.
4. Анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования.
5. Выбор метода проведения исследования.
32
2.3. Методология исследования систем управления
6. Организация проведения исследований.
7. Анализ результатов исследования. Выработка рекомендаций.
Рассмотрим подробнее каждый этап.
Первый этап. Необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность
и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулированной! Важной предпосылкой
успешного решения проблемы служит ее правильная постановка.
Под проблемой понимается несоответствие фактического со-
стояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному).
Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение
самих целей или нормативов. Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руководство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключении на
другой вид продукции, это может радикально изменить целевые
установки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить планы, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т. д.
Типичные проблемные формулировки:
● нет денег;
● отсутствие «специалистов с головой»;
● проблемы с персоналом.
Вот пример конкретной формулировки, при которой не требуется дополнительных пояснений: «У нашей компании нет имиджа на рынке».
Наиболее типичными проблемами в исследовании управления являются низкие прибыли, большие издержки, конфликты,
33
2. Теоретический материал по основным темам курса…
проблемы совершенствования организации управления, технологии управления (разработки управленческих решений), системы эффективных мотиваций деятельности, разработка стратегий
и инноваций и др. И каждую из этих проблем можно решить только на основе ее исследования, т. е. на основе определения ее истоков, содержания, роли в развитии управления, последствий нерешения и возможностей решения и пр.
При определении проблемы возникает чисто логическая труд
ность выделения причин и следствий. Перед менеджером в той
или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько про
блем. Очень важно установить их иерархию, т. е. определить, какая из них главная, а какие – подчиненные, производные от нее.
Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.
Каждая проблема в своей эволюции проходит стадии:
● скрытого развития;
● очевидного развития;
● превращения в отрицательное явление;
● превращения в факторы нарушения равновесия системы.
Задачи менеджера – выявление, оценка и ранжирование проблем не позднее чем на фазе ее скрытого развития.
-
-
Матрица Кепнера – Трего
по определению проблем
Метод Кепнера и Трего используется для принятия решений.
Данный метод обеспечивает эффективную основу для сбора, систематизации и оценки информации, чтобы впоследствии на ее
основании принять решение. Метод был разработан Чарльзом
Кепнером и Бенджамином Трего в 1960-х годах.
Наиболее простой метод определения проблем представлен
в форме матрицы, представленной в табл. 1.
34
2.3. Методология исследования систем управления
Таблица 1
Матрица Кепнера – Трего по определению проблем
№ п/п Симптомы проблемы В чем есть проблема?
1 Описание Что проявлялось?
2 Изменение Где?
3 Симптомы (признаки, показатели) Когда?
4 Размеры Каковы размеры проблемы?
1. Описание.
«Что проявлялось?» В чем именно суть настоящей проблемы,
к какой категории ее отнести (экономической, социологической,
технической и пр.)? Для этого необходимо подробное ее описание.
Например, растущие издержки производства, низкая эффективность использования оборудования, большое время простоя,
плохой психологический климат, большая текучесть кадров и т. п.
Причем важно определить количественные оценки, т. е. растущие издержки производства по сравнению с чем, с какими издержками. Далее – абсолютная и относительная величины.
Насколько важна проблема в абсолютных величинах (например,
каков объем увеличения издержек производства, каковы в часах
потери рабочего времени и пр.)? Насколько важна та же проблема
в относительном выражении? Насколько она важна для организации в целом и как она влияет на подразделение, в котором обнаружена, и на людей, на которых она распространяется? Что получит организация от ее решения?
2. Изменение.
«Где?» (организационное и физическое местонахождение).
В каких именно организационных подразделениях возникла проблема (участки, отделы, филиалы)? Где именно физически
35
2. Теоретический материал по основным темам курса…
она была выявлена (т. е. конкретно какой цех, отдел, участок)?
Насколько широко она распространена в организации?
3. Симптомы (признаки, показатели).
«Когда?» Временная перспектива. С какого времени существует данная проблема? Наблюдалась ли она один раз, несколько раз или возникает периодически? Какова тенденция (усиливается, уменьшается, стабилизируется)?
4. Размеры.
«Каковы размеры проблемы?» Сколько составных частей ею
затронуто? Распространение проблемы. Какие работники организации (специалисты, менеджеры, рабочие) затронуты данной
проблемой и кто из них более всего заинтересован в ее решении?
Является ли проблема открытой (т. е. известной всем) либо закрытой (известной ограниченному кругу лиц)?
Виды проблем:
● функциональные проблемы – проблемы, решения которых
можно добиться с помощью изменения образа действий персонала;
● системные проблемы – проблемы, решение которых тре-
бует коренной реструктуризации предприятия.
Существует взаимосвязь одной проблемы с другими проблемами. Таким образом, можно выделить:
● корневые проблемы – вызывают обострение других проблем;
● узловые – зависящие от некоторых проблем, но одновре-
менно вызывающие другие проблемы;
● результирующие – являющиеся следствием других проблем;
● автономные – достаточно значимые, но никак не связан-
ные с другими проблемами.
При разрешении проблем необходимо все силы направить на
разрешение корневой проблемы!
При этом не следует забывать, что не все проблемы целесообразно устранять!
Иногда затраты на выявление и устранение корневой причины
могут существенно превышать ущерб от существующей проблемы.
36
2.3. Методология исследования систем управления
Алгоритм анализа
проблемного поля
1. Индивидуальная работа: формирование первичного (сыро-
го) списка проблем.
1.1. Самостоятельная формулировка проблемы.
1.2. Составление общего списка проблем.
2. Групповая работа: составление проясненного списка проблем (после уточнения смысла проблемы отсеиваем повторяющиеся и выбираем наиболее корректные формулировки).
3. Работа в подгруппах: структурирование проблемного поля
(группировка проблем по смысловым блокам, выбор в каждом
блоке ключевых проблем, например работа с персоналом, работа с клиентами и пр.).
4. Групповая работа: формируем список ключевых проблем
(общий).
Из данного деления следует, что все силы необходимо напра-
вить на поиск корневой проблемы.
Одним из главных этапов в процессе выявления корневой проблемы является этап построения и структурирования проблемного
поля. После того как проблемное поле организации сформировано
и имеются данные проведенного SWOT-анализа, можно перей ти
к поиску корневой проблемы.
Важно заметить, что поиск должен осуществляться некоторой проблемной группой, специально созданной для этих целей,
либо группой специалистов предприятия, привлеченных к данному процессу.
Полученные на первом этапе данные обрабатываются, систематизируются, строится сводная таблица индивидуальных
оценок проблемного поля организации, макет которой представлен в табл. 2.
37
2. Теоретический материал по основным темам курса…
Таблица 2
Индивидуальные оценки проблемного поля организации
Участники команды разбиваются на группы по 5–6 человек.
Каждой группе предлагаются проблемы по блокам, характеризующим основное содержание проблем, с формулировкой названия
каждого из полученных блоков. Например, можно создать блок
с названием «Ухудшение управляемости предприятия вследствие
его недостаточной компьютеризации».
Среди полученных блоков определяется корневой блок, а внутри корневого блока определяется корневая проблема – для избежания (снижения вероятности) ошибки предлагается проделать
дополнительный шаг структурирования. Выделенным подгруппам
необходимо выявить субкорневые проблемы, т. е. корневые проблемы всех сформированных в подгруппах блоков. Следующим
шагом является поиск взаимосвязей между субкорневыми проблемами. Результатом этого шага становится выявление вновь корневой проблемы.
38
2.3. Методология исследования систем управления
Например, если у предприятия есть следующие проблемы:
● завышенная себестоимость;
● пропажи имущества;
● беспорядок в оперативном учете;
● неконтролируемый расход материалов;
● производственные убытки;
● нехватка персонала;
● постоянная потребность в инвестициях,
то необходимо браться за их решение по очереди (например, заняться борьбой с пропажами имущества). А можно проанализировать
влияние проблем друг на друга и прийти к выводу, что большинство из них вызываются беспорядком в оперативном учете. И если
навести порядок в учете, то часть проблем исчезнет, а у оставшихся снизится острота.
Второй этап. Здесь происходит выявление объекта и предмета исследования (рис. 2). Содержание второго этапа – закономерное продолжение первого.
Рис. 2. Объект и предмет исследования
39
2. Теоретический материал по основным темам курса…
Третий этап. На этом этапе необходимо выбрать методологию проведения исследования, под которой понимаем совокуп
ность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет
традиций организации.
Цель исследования – определение его общей направленности,
разработка плана действий.
Задачи представляют собой совокупность конкретных целевых установок, направленных на анализ и решение проблемы.
На основе имеющихся знаний исследователь пытается построить предварительное объяснение проблемы, т. е. формулирует гипотезы. Гипотеза – научно обоснованное предположение о причинах появления обнаруженной проблемы.
Четвертый этап. Здесь нужно проанализировать ресурсы, необходимые для проведения исследования.
К таким ресурсам относятся:
● материальные;
● трудовые;
● финансовые;
● оборудование;
● информация.
Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов.
-
Пятый этап. Выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования.
Шестой этап. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность
40
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]