Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технологии документационного и инновационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Казанский государственный технологический
университет»
А.Р. Идрисова А.Э. Ахметова
Технологии документационного
и инновационного
обеспечения управления
Учебное пособие
КГТУ
Казань
2010
УДК 651(075.8)
ББК 60.844я73
Идрисова, А.Р.
Ахметова, А.Э.
Технологии документационного и инновационного обеспечения управления: учебное пособие / А.Р. Идрисова, А.Э. Ахметова; Федер. агентство по
образованию, Казан. гос. технол. ун-т. – Казань: КГТУ, 2010. – 180 с.
ISBN 978-5-7882-0940-1
Подготовлено в соответствии с требованиями ГОС ВО по специальности 080504.65 «Государственное и муниципальное управление», законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими вопросы документоведения и документационного обеспечения управленческой деятельности организации.
Представлены необходимые сведения о порядке оформления широкого
спектра управленческих документов, о технологии регистрации, учета, контроля, исполнения и хранения документации.
Значимое место занимает раздел, посвященный механизации и компьютеризации процессов документационного обеспечения управления.
Предназначено для студентов, обучающихся по специальности
080504.65 «Государственное и муниципальное управление».
Подготовлено на кафедре государственного, муниципального управления и социологии КГТУ.
Печатается по решению редакционно-издательского совета Казанского
государственного технологического университета.
Рецензенты: доц. каф. менеджмента ТГГПУ Р.Х. Саубанов
ст. преп. каф. менеджмента КИ РГТЭУ О.В. Сараева
ISBN 978-5-7882-0940-1 © Идрисова А.Р., Ахметова А.Э., 2010
© Казанский государственный
технологический университет, 2010
2
СОДЕРЖАНИЕ
Предисловие ....................................................................6
Содержание лекционного курса……………………..8
Конспект лекций…..……………………………….....10
I. Документ и его основные виды в документационном обеспечении управления ………………10
Тема 1. Основные понятия и нормативная база де-
лопроизводства.............................................................10
1. Значение и содержание курса ............................... …11
2. Этапы становления делопроизводства в России….12
3. Нормативно-правовая база делопроизводства……13
Контрольные вопросы………………………………....15
Тема 2. Подготовка и оформление документов......15
1. Общие нормы и правила оформления документов.15
2. Правила оформления управленческих документов.18
3. Комплекс реквизитов и стабильный порядок их рас-
положения……………………………………………...18
4. Составление бланков документов………………….26
Контрольные вопросы…………………………………27
Тема 3. Классификация документов. Организаци-
онно-распорядительные документы ........................27
1. Классификация документов………………………..27
2. Классификация организационно-распорядительных
документов……………………………………………..30
3. Организационные документы...................................31
4. Распорядительные документы..................................38
Контрольные вопросы....................................................42
Тема 4. Информационно-справочные
документы...................................................................... 43
3
1. Виды информационно-справочных документов..... 43
Контрольные вопросы....................................................54
Тема 5. Документы по кадровому обеспечению.....54
1. Общая характеристика и значение документации по
трудовым правоотношениям……………………….....55
2. Кадровая документация (документация по личному
составу)............................................................................56
Контрольные вопросы....................................................66
Тема 6. Технология и организация делопроизводст-
ва в управлении ............................................................66
1. Формы регистрации и учета документов.................67
2. Документы не подлежащие регистрации.................69
3. Контроль сроков исполнения документов............... 69
Контрольные вопросы....................................................70
Тема 7. Систематизация документов и формирова-
ние дел.............................................................................70
1. Номенклатура дел…………………………………...71
2. Формирование и хранение дел предприятия………73
Контрольные вопросы…………………………………76
II. Современное делопроизводство.......................76
Тема 8. Механизация и компьютеризация
процессов документационного обеспечения
управления.....................................................................77
1. Классификация организационных
технических средств.......................................................77
2. Средства для составления, хранения, поиска, передачи, обработки документов. Копировальномножитель-
ная техника и техника управленческой связи ............. 78
3. Персональный компьютер – основной
инструмент современного делопроизводства ............. 88
4
4. Автоматизация документационного обеспечения
управления ....................................................................102
Контрольные вопросы..................................................105
Тема 9. Электронный документооборот - инновационная технология управления…………………….106
1. Основные понятия электронного документооборота…………………………………...…………………..106
2. Системы управления электронным документооборотом…………………………..…………………………107
3. Электронный документооборот органов власти…110
Контрольные вопросы………………………………..115
Глоссарий.....................................................................117
Список литературы....................................................136
Приложения ..................................................................140
5
ПРЕДИСЛОВИЕ
Делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» появился предположительно в XVII веке для обозначения процесса решения вопросов – «дело водить (производить)», то есть закреплять результаты решений. Само слово «дело» в отношении собрания документов появилось в конце XVI века.
Современное делопроизводство называется документационным обеспечением управления (ДОУ). Этот термин появился
в связи с тем, что в современном делопроизводстве используются компьютерные технологии с их специфической терминологией – программное обеспечение, аппаратное обеспечение.
Термин «документирование» означает процесс создания
документа. Стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным
правилам».
Результатом документирования является документ – зафиксированный на материальном носителе с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.
На сегодняшний день перед каждой организацией (учреждением, предприятием) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за
внесением изменений и дополнений в нормативные правовые
акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба,
в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
6
Цель данного пособия – научить и показать на примерах,
как необходимо оформлять те или иные документы.
Пособие содержит образцы документов, наиболее часто используемых в различных сферах документооборота:
– организационно-распорядительных;
– информационно-справочных;
– по персоналу предприятия;
– других.
7
Содержание лекционного курса
Тема 1. Нормативная база делопроизводства
Объем и содержание курса. Общая характеристика предмета. Государственные стандарты. Требования к тексту документов.
Тема 2. Подготовка и оформление документов.
Общие нормы и правила оформления документов. Правила оформления управленческих документов. Перечень реквизитов и стабильный порядок их расположения. Составление
бланков документов.
Тема 3. Классификация документов. Организационно
аспорядительные документы.
- р
Структура и штатная численность. Штатное расписание
предприятия. Устав. Должностная инструкция. Положение о
структурном подразделении. Приказы. Выписка из приказа. Распоряжения и указания. Постановления. Решения.
Тема 4. Информационно – справочные документы.
Протокол. Выписка из протокола. Структура доклада и
отчета (на совещании, заседании, конференции). Работа с заявлениями, предложениями, жалобами граждан. Письма – сопроводительное, приглашение, информационное, рекламное, извещение, подтверждение, напоминание, гарантийное, претензия,
ответ, иностранному партнеру. Справки. Доклад. Телеграмма.
Международные телеграммы. Телефонограмма. Факс. «Электронная почта».
Тема 5. Документы по кадровому обеспечению.
Требования к оформлению документов по личному составу. Приказ по личному составу. Заявление. Трудовой контракт. Трудовая книжка. Личное дело. Личная карточка.
8
Тема 6. Технология и организация делопроизводства в
управлении.
Организация документооборота в учреждении. Организация службы документационного обеспечения. Три основных потока документации. Обработка документов. Регистрационные
формы. Журнал, РКК (регистрационно–контрольные карточки).
Обязательный состав реквизитов документов. Регистрация внутренних документов. Контроль исполнителя документов, сроки
исполнения, служба контроля (содержание работы и задач).
Тема 7 . Систематизация документов и формирование
дел.
Номенклатура дел. Форма номенклатуры дел. Подготовка
документов к архивному хранению. Признак заведения дел: номинальный, предметно – вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический. Требования при формировании дел. Отбор документов на хранения Э.К. (экспертная
комиссия) предприятия (организации). Правила уничтожения
дел. Описи дел.
Тема 8. Механизация и компьютеризация документа-
ционного обеспечения управления.
Классификация организационных технических средств.
Средства для составления, хранения, поиска, передачи, обработки документов. Копировальномножительная техника. Техника
управленческой связи. Персональный компьютер – основной инструмент современного делопроизводства. Автоматизация документационного обеспечения управления.
Тема 9 Электронный документооборот – инновационная
технология управления
Электронный документооборот – инновационная технология
управления. Системы управления электронным документообо-
ротом. Электронный документооборот органов власти.
9
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
I. ДОКУМЕНТ И ЕГО ОСНОВНЫЕ ВИДЫ В
ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ
УПРАВЛЕНИЯ
Тема 1
«ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА»
План:
1. Значение и содержание курса
2. Этапы становления делопроизводства в России
ормативно-правовая база делопроизводства
3. Н
1. Управление можно представить как процесс получения ин-
формации, ее обработки, принятия решения и доведения его до
исполнителя. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая
часть информации (до 98%), используемой в управлении,
оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности и т.д. Документ в управлении выступает одновременно
и как предмет труда управленца, и как его результат.
Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения,
учета и хранения. В настоящее время вместо термина делопроизводство применяют равнозначный ему термин документаци-
онное обеспечение управления.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказа-
10
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]