Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технологии документационного и инновационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
- организационные (устав, учредительный договор, структура
и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
- распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания, постановления);
- документы по личному составу предприятия (приказы по
л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
- финансово-бухгалтерские (главная книга, годовые отчеты,
бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы,, счета, кассовые
книги и др.);
- информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки,
телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.)
От государственных и муниципальных организаций могут
поступать на предприятие документы, регулирующие различные
вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и
т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - норматив-
ные документы вышестоящих органов.
В самостоятельную г
контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
3. Организационные документы
руппу можно выделить коммерческие
а) устав
б) положение
в) правила внутреннего трудового распорядка
г) структура и штатная численность
д) штатное расписание
е) инструкция
ж) регламент
К организационным документам относятся следующие виды
документов:
а) Устав - правовой акт, определяющий порядок образования,
компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия,
организации, учреждения. Устав регулирует деятельность орга-
31
низаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности.
Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включается:
1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).
2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).
3. Регламент организации (формы и методы управления,
права и обязанности должностных лиц).
4. Финансово – материальная база (определение размеров
основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).
5. О
6. Порядок ликвидации организации
В оформлении уставов должны присутствовать следующие
реквизиты:
На титульном листе проставляется отметка о регистрации,
которая состоит из наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию вновь созданной организации, даты
регистрации, государственного регистрационного номера, подписи, печати регистрируемого органа. Также на титульном листе
оформляется гриф утверждения и проставляется печать. Устав
тчетная и ревизионная деятельность.
· наименование организации;
· наименование вида документа – УСТАВ;
· дата документа;
· регистрационный номер документа;
· место издания документа;
· гриф утверждения документа (если пред-
приятие частное, указывают, кем документ
зарегистрирован);
· текст;
· подпись.
32
государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной – общим собранием акционеров или учредителями.
б) Положение о структурном подразделении (коллеги-
альном или совещательном органе) – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности, ответственность
структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.
Положения разрабатываются как для постоянно действующих, так и для временно действующих (коллегиальных, совещательных) органов.
Положения о подразделении могут быть типовыми (на их
основе разрабатываются положения для однотипных структурных подразделений) и индивидуальными (для конкретных
структурных подразделений, комиссий и т.д.).
Положение оформляется на общем бланке предприятия
(учреждения, организации), утверждается руководителем организации, подписывается руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа. Положение содержит о подразделении следующие
обязательные реквизиты: наименование предприятия (организации, учреждения), гриф утверждения, место издания, название вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы. Положение о подразделении визируется руководителем
службы кадров, юристом, заместителем руководителя предприятия, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное
структурное подразделение взаимодействует в работе (прил. 1).
Текст положения о подразделении стоит из следующих
разделов:
1) общ
наименование подразделения и указываются дата, номер и наименование правового акта, на основании которого действует
данное подразделение);
ие положения (приводится полное официальное
33
2) основные задачи (формулируются цели, которые дан-
ному подразделению необходимо достичь в своей работе);
3) функции (устанавливаются конкретные виды работ);
4) права и обязанности (указываются действия, которые
обязано выполнять подразделение для осуществления своих
функций);
5) ответственность (устанавливается дисциплинарная,
административная и уголовная ответственность, которую может понести руководитель подразделения);
6) взаимоотношения (указываются другие подразделе-
ния, с которыми данное подразделение тесно сотрудничает; дается краткое описание данного сотрудничества).
в) Правила внутреннего трудового распорядка - право-
вой акт, регламентирующий организацию работы организации,
взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный
режим и другие вопросы.
равила оформляются на общем бланке организации с указа-
П
нием вида документа, подписываются руководителем кадровой
службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и
утверждаются руководителем организации.
г) Структура и штатная численность - правовой акт, уста-
навливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда.
Структура и штатная численность предприятия определяются
в соответствии с его Уставом и закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из них.
Документ составляется на общем бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия.
Гриф утверждения заверяется печатью.
34
д) Штатное расписание — правовой акт, регламенти-
рующий штатную численность организации, состав должностей
и размер оплаты. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
унифицированная форма № Т-З «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной
численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных
подразделений, наименования должностей, специальностей,
профессий с указанием квалификации, сведения о количестве
штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением),
подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
е) Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый руководителем
организации) в целях установления правил, регламентирующих
организационные, научно – технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.
Инструкция по ДОУ – это нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики деятельности.
Выделяют следующие виды инструкций по ДОУ:
повые – разрабатываются министерствами для подведом-
- ти
ственных однотипных учреждений соответствующей отрасли;
- примерные – составляются с учетом требований типовой
инструкции, но без учета особенностей конкретной организации;
- индивидуальные – разрабатываются на основе типовой и
примерной инструкции применительно к конкретным условиям
деятельности данной организации.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый
в целях регламентации организационно-правового положения
35
работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Наличие должностных инструкций дает возможность равномерно распределить обязанности между сотрудниками, ввести более глубокую специализацию и персональную ответственность. Должностные инструкции составляют на основе квалификационных характеристик, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и
других служащих, утвержденном постановлением Минтруда
России от 21 августа 1999 г. № 37 (в ред. от 12 ноября 2003 г.).
Кроме того, при составлении инструкций по должностям государственных служащих необходимо руководствоваться Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти (письмо
Минтруда России от 13 марта 1996 г.).
Должностная инструкция оформляется на общем бланке
организации (учреждения, предприятия) и содержит следующие
реквизиты: наименование организации (учреждения, предприятия), гриф утверждения, название вида документа, заголовок
к тексту, текст, место составления, подпись, визы (прил. 2).
Инструкцию подписывает руководитель структурного
подразделения, утверждает руководитель предприятия или его
заместитель, курирующий соответствующее подразделение.
На основании должностной инструкции составляют трудовой договор с работником.
Должностная инструкция должна содержать следующие
основные разделы.
1. Об
• порядок назначения работника на должность и осво-
бождения от нее;
• наименование должности с обозначением структурно-
го подразделения;
• должностное лицо, которому непосредственно подчи-
няется работник;
щие положения:
36
• область деятельности работника;
• квалификационные требования (уровень образования,
стаж работы);
• перечень нормативных документов, которыми должен
руководствоваться работник;
• требования в области специальных знаний, навыков.
2. Должностные обязанности (устанавливается кон-
кретное содержание деятельности работника):
• участок работы;
• виды работ;
• обязанности по соблюдению сроков выполнения кон-
кретных действий.
3. Права (устанавливаются полномочия работника, обес-
печивающие реализацию его обязанностей):
• право принимать решения, давать указания по кон-
кретным вопросам;
• право принимать участие в совещаниях, на которых
рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
• право обращаться с предложениями к вышестоящему
руководителю и т.д.
4. От
сет ответственность данный работник).
5. Взаимоотношения. Указывается:
• от кого, в какие сроки и какую информацию может по-
лучить работник;
• с кем согласовывать проекты подготавливаемых доку-
ментов;
• с кем осуществлять совместную подготовку документа.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен» (дата, подпись). Инструкция составляется в
трех экземплярах: первый хранится в кадровой службе, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника.
ветственность (указывается, за что конкретно не-
37
Должностные инструкции хранятся по месту разработки – постоянно, в других организациях – три года.
ж) Регламент – это правовой акт, устанавливающий поря-
док деятельности руководства организации, коллегиального или
совещательного органа.
4. В состав распорядительных документов входят:
а) Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руко-
водителем органа власти, организации, предприятия в целях
разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных
вопросов их деятельности.
Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу.
Проекты приказов, касающиеся основной деятельности,
разрабатываются по поручению руководителя учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.
Приказ оформляется на специальном бланке и содержит
следующие реквизиты:
• герб (государственный, субъекта Российской Федера-
ции или муниципального образования); изображается в том
случае, если в соответствии с действующим законодательством
организации это право предоставлено;
• эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
• наименование организации;
• название вида документа (приказ);
• дату и номер документа;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы.
Приказы, издаваемые в организации не должны противоречить Конституции Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента РФ, постановлениям и распоряжениям
38
Правительства РФ, международным обязательствам Российской Федерации, уставу организации и ранее изданным приказам данной организации.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он
должен быть сформулирован четко, кратко, выражать основное
содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?», например:
- О проведении аттестации персонала организации;
- Об увеличении уставного капитала общества.
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей дается
обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный правовой акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение
совета директоров, нормативный документ государственных
или муниципальных органов). Если предписываемые действия
не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не
приводить. В распорядительной содержатся поручения. Каждое
поручение выделяется в самостоятельный пункт, включающий
следующее: наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя (или исполнителей); содержание поручения; срок
выполнения поручения. Эта часть начинается словом
«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами,
без разрядки, с абзаца.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы, то
они оформляются в виде пронумерованного приложения к нему, а в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка «прилагается». На последнем листе каждого приложения ставит визу готовивший его руководитель подразделения или вышестоящий руководитель. Приложение должно
иметь соответствующее название («Список...», «Перечень...»,
«План...», «График...» и т. п.). В его правом верхнем углу печатаются слово «Приложение», номер (в том случае если прило-
39
жений несколько), а также номер и дата приказа, к которому
оно относится (Приложение 3).
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, инструкция), то в соответствующем пункте
распорядительной части должно быть указание на это. В правом
верхнем углу приложения размешается гриф утверждения документа, содержащий слово «Утвержден(а)», номер и дату приказа.
Если регламентированные приказом действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа, то срок исполнения обычно не указывают и количество исполнителей по
каждому пункту (подпункту) не ограничивают.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указана конкретная дата.
) Распоряжение — это:
б
1. Правовой акт, издаваемый единолично главой государ-
ства – Президентом, а также главами исполнительной власти
субъектов Российской Федерации – губернаторами, мэрами и др.
2. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем
коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например распоряжение Правительства РФ.
3. Правовой акт, издаваемый руководителем учреждения,
организации, предприятия, действующим единолично.
Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут
быть изданы заместителями руководителя организации в пределах их компетенции, руководителями самостоятельных
структурных подразделений, а также главными специалистами
организации, что закрепляется в учредительных документах
предприятия, организации.
Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
40
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]