Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технологии документационного и инновационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, или
герб муниципального образования (в зависимости от характера
распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на
изображение герба);
• эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
• наименование организации;
• название вида документа;
• дату и номер документа;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом
аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отличается от констатирующей словом «Предлагаю» или «Обязываю», которое,
так же как и в приказах, печатается отдельной строкой прописными буквами, либо без какого-либо слова, то есть непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Распоряжение подписывает руководитель или по его поручению заместитель руководителя предприятия.
Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года (Приложение 4).
в) Указание — распорядительный документ, составляемый в целях решения вопросов, связанных с исполнением приказов, поручений, инструкций и т. п.
Текст указания делится на две части — констатирующую
и распорядительную, последняя начинается со слова
«ПРЕДЛАГАЮ», которое печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.
Указание подписывает руководитель предприятия либо
его заместитель в пределах компетенции.
41
Указаниям присваивают порядковые номера в пределах
календарного года (Приложение 5).
г) Постановление - правовой акт, применяемый высшими и
некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также
представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными
органами, и установления стабильных норм и правил.
д) Решение — документ, принимаемый коллегиальным ор-
ганом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Решение имеет такую же структуру, как приказ и распоряжение, то есть делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части излагается состояние
вопроса и формулируется конкретная задача. В распорядительной части предлагается определенный перечень действий по
решению данной задачи, а также назначаются исполнители и
определяются сроки исполнения. Исполнителями могут быть
как структурные подразделения, так и конкретные должностные лица. Распорядительная часть решения начинается словом
«РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»). Текст решения может
быть разделен на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то их следует оформить в качестве приложений (Приложение 6).
Контрольные вопросы:
акова классификация документов?
1. К
2. Что такое штатное расписание?
3. Что такое положение о структурном подразделении и
какова его структура?
айте определение должностной инструкции и рас-
4. Д
кройте особенности ее составления.
5. Чт
ставления?
о такое приказ, какова его структура и правила со-
42
6. Раскройте понятие «распоряжение» и обозначьте ос-
новные его реквизиты.
7. Что такое решение и указание?
Тема 4
«ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ »
План:
1. Виды информационно – справочных документов
а) справка
б) докладная записка
в) объяснительная записка
) служебная записка
г
д) протокол
е) акт
ж) служебные письма
з) телеграммы, телефонограммы, факсы
1. К информационно - справочным документам относятся следующие виды документов:
а) Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий
сведения биографического, служебного характера и т.д. (Приложение 7).
Справки бывают двух видов: справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера, и справки,
выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для
удостоверения тех или иных юридических фактов.
Справки в зависимости от их адресной направленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на бланке предприятия, а внутреннюю – на стандартном
листе бумаги А4. Справка содержит те же реквизиты, что и записка.
43
Текст справки состоит из двух частей:
• фактов, служащих основанием для составления;
• конкретных сведений, отражающих сущность вопроса.
Текст может быть оформлен в виде таблицы, если справка
содержит однородную систематизированную информацию, или
разбит на разделы, пронумерованные арабскими цифрами.
Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения, внешние – руководитель организации, а
при необходимости и главный бухгалтер.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на унифицированных бланках с использованием трафаретного текста и
подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером либо руководителем и заведующим отделом кадров).
б) Докладная записка – документ, а
дителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте,
каком-либо вопросе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть подана как по
инициативе работника, так и по инициативе руководителя. Цель
инициативной докладной записки – побудить руководство принять определенное решение.
Текст докладной записки делится на две части:
• описание сложившейся ситуации (констатирующая
часть);
• выводы, предложения, просьбы.
Докладные записки могут быть как внутренними (направленными в структурное подразделение), так и внешними (направленными в вышестоящую организацию). Докладная записка
обычно оформляется на простом листе бумаги формата А4 и содержит следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, должность и
фамилию адресата, дату, подпись составителя. Заголовок этого
документа, как правило, начинается с предлога («об»). Если записка адресована руководству учреждения, то достаточно под-
дресованный руково-
44
писи составителя, а если она направляется в вышестоящие инстанции, то необходима подпись руководителя учреждения – отправителя (Приложение 8).
в) Объяснительная записка – документ, поясняющий
пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо факта, происшествия.
Объяснительная записка адресуется конкретному лицу,
оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит те же реквизиты, что и внутренняя докладная записка.
Можно выделить две группы объяснительных записок: сопровождающие и составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведением отдельных работников.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в
первой отражаются факты, события, явившиеся поводом для ее
составления, во второй – причины, объясняющие сложившуюся
ситуацию.
Объяснительную записку подписывает составитель (Приложение 9).
г) Служебная записка — документ, составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического характера, информационного или хозяйственного обеспечения и адресуемый руководителю или специалисту другого структурного подразделения.
Служебная записка оформляется на листе формата А4 и
содержит те же основные реквизиты, что и внутренняя докладная и объяснительная записки.
Текст такого документа состоит из двух частей: объяснения и предложения, просьбы, заявки.
Служебную записку подписывает составитель или руководитель подразделения (Приложение 10).
д) Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях,
совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.
45
Он оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги и содержит следующие реквизиты:
• наименование вида документа;
• наименование организации;
• место издания;
• дату и регистрационный номер протокола;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи.
Заголовок в протоколе представляет собой название коллегиального органа, заседание которого состоялось. Заголовок
формулируется в родительном падеже и печатается полностью
строчными буквами.
Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.
Во вводной части указывают фамилии председателя и
секретаря, фамилии участников заседания и приглашенных
(в случае если участников и приглашенных больше 15, указывают их общее количество, список прилагают к протоколу и
делают отметку «Список участников прилагается»). Фамилии
присутствовавших лиц должны быть записаны в протокол
в алфавитном порядке с указанием места работы и должности.
В протоколах заседаний совета директоров должны быть указаны фамилии всех присутствовавших, независимо от общего их
количества. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсуждение вопросы, расположенные по степени сложности и важности. Вопросы формулируют
в именительном падеже, указывают фамилию и должность основного докладчика по каждому из них.
Основная часть содержит по каждому вопросу повестки
дня разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ). В первых двух разделах указывают соответственно фамилии докладчика и выступивших по каждому
вопросу и приводят содержание основного доклада и выступлений по нему (в полной форме протокола).
46
Решение по каждому вопросу повестки дня приводят полностью (его строят по образцу распорядительной части приказа). Составляют отчет о голосовании, где указывают количество
голосов, поданных «за» и «против», число воздержавшихся, а
также приводят список лиц, не участвовавших в голосовании. О
наличии особого мнения делают запись в протоколе после записи решения.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Протоколы правления акционерного общества или совета
директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими
на собрании. В особо важных частях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются на левом поле документа).
Протокол датируют тем числом, когда происходило описанное событие. Если оно продолжалось с перерывами в течение нескольких дней, то через тире указывают даты его начала
и окончания.
До сотрудников предприятия принятые решения доносят в
виде протокола либо в виде выписки, содержащей раздел
«ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).
Существуют два вида протоколов: полные и краткие.
В полных содержание доклада и выступлений, включая вопросы к докладчику, приводятся полностью (если доклад представлен в письменном виде, то текст доклада прилагается).
В кратких содержание доклада формулируется тезисами, а в
разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются только фамилии выступающих. Возможен также вариант краткой формы, включающий сведения о председателе и секретаре, количестве участников, перечень рассмотренных вопросов и формулировку принятых решений (Приложение 11).
Протоколы имеют постоянный срок хранения.
е) Акт – это документ, составленный несколькими лицами,
который подтверждает установленные факты и события.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
47
В вводной части указываются основания для составления акта
(номер и дата документа на основании которого создана комиссия). Далее перечисляется состав комиссии: председатель
(должность, инициалы, фамилия), члены комиссии (должность,
инициалы, фамилия).
В констатирующей части текста излагаются цели, задачи.
Сущность и характер проделанной работы; фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта.
Текст акта может делится на пункты и подпункты, может содержать таблицы, диаграммы, графики. Акт подписывают председатель и члены комиссии.
Реквизиты а
- наименование организации;
- наименование вида документа (с двойной разрядкой («А К
Т»);
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- гриф утверждения;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подписи.
ж) Служебные письма – это обобщенное название большой
группы различных по содержанию документов, выделяемых в
связи со способом передачи текста (по почте, телеграфу, факсу),
которые служат средством общения с учреждениями и частными
лицами.
При составлении и оформлении служебных писем должны
соблюдаться следующие требования:
· пи
А5 и подписывается руководителем организации;
кта:
сьмо оформляется на бланке письма формата А4 и
48
· письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно,
без грубых помарок и исправлений;
· независимо от содержания письмо должно быть изло-
жено официально – деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы.
В зависимости от типа письма и его содержания текст может
быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной –
двух частей: вступления и заключения. Сложные письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил, какой либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В
заключении формулируется основная цель письма (просьба,
предложения, напоминание, требование, мнение и т.д.).
о содержанию и назначению служебные письма могут
П
быть:
1. Сопроводительное письмо – служебное письмо, исполь-
зуемое для отправки документов, не имеющих адресной
части. Обязательным реквизитом сопроводительного
письма является отметка о наличии приложения.
2. Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – по-
лучение информации, услуг, товаров, необходимых организации – автору.
3. Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с це-
лью получения каких – либо официальных сведений или
документов.
исьмо-ответ – служебное п
4. П
вет на письмо – просьбы или письмо – запрос. Ответ мо-
исьмо, составляемое как от-
49
жет быть положительным или отрицательным (письмо –
отказ).
5. Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор
информирует адресата о каких –либо событиях, фактах,
представляющих взаимный интерес.
6. Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором
адресат подтверждает получение сведений, документов
или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Письмо – подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
7. Информационное письмо – служебное письмо, в котором
адресату сообщаются сведения официального характера.
8. Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее
обязательство или подтверждение. Гарантийные письма
адресуются организациям. Гарантироваться может оплата
работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. Подписываются всегда двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, и удостоверяются печатью.
исьмо-извещение – письмо, целью которого является
9. П
информирование о проведении таких мероприятий, как
конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:
• информацию о месте и времени проведения меро-
приятия, условиях участия
• приложения с картой и анкетой участника, про-
граммой мероприятия;
Так как эти письма рассылаются в соответствии со спи-
• другие сведения организационного характера.
ском, графа «Адресат» оформляется обобщенно или вообще не оформляется. Так же как и другие письма, письмо-извещение подписывает руководитель организации
или ответственное за проведение данного мероприятия
лицо.
50
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]