Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Технологии документационного и инновационного обеспечения управления. Учебное пособие
.pdf
Очень часто письмо-извещение выполняет функции и
письма-приглашения, которое отличается от письмаизвещения оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Особенностью
письма-приглашения является его персонифицированость, что выражается в форме обращения: «Уважаемый...», «Уважаемая...».
10. Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность
письма – извещения. При оформлении могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент,
рисунки и т.п. Такие письма адресуются конкретному
лицу, в них используется формула личного обращения к
адресату: «Уважаемый…..!»
11. Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое
потенциальному партнеру с предложением различных
форм сотрудничества.
исьмо-напоминание – служебное письмо, используемое
12. П
в случаях, когда организация - партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
13. Письмо-требование – служебное письмо, цель которого –
заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
14. Письмо-благодарность - служебное письмо, направляе-
мое организации, должностному лицу или гражданину с
выражением благодарности за совершенные действия.
15. Письмо-поздравления – служебное письмо, составляемое
в торжественных случаях, связанных со значительными
событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Реквизиты служебного письма:
- реквизиты бланка документа;
адресат;
-
- резолюция;
-
заголовок к тексту;
51
- отметка о контроле;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа (визы согласования);
- оттиск печати;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в де-
ло;
- отметка о поступлении документа в организацию (только
для входящих писем).
з) Телеграмма (телетайпограмма) – это обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
Время доставки телеграммы зависит от ее категории:
· те
· срочная – доставляется в течение трех часов;
· обыкновенная – в течение не более шести часов.
Телеграммы подразделяются на следующие виды:
¦ с уведомлением о вручении;
¦ с доставкой в срок, указанный отправителем;
¦ заверенная оператором связи (с отметкой «заверенная»).
Реквизиты телеграммы:
- наименование вида документа;
- категория телеграммы;
- телеграфный адрес;
- текст;
подпись;
-
- № телеграммы;
(да
- подпись (по ГОСТу);
лее – разделительная черта)
леграмма – письмо (не более 24 часов) – для телеграмм, передаваемых между любыми населенными
пунктами, имеющими телеграфную связь;
52
- печать;
- телеграфный адрес отправителя;
- дата.
Реквизиты до черты печатаются прописными буквами через
два интервала. Между словами делается пробел в два удара.
Текст оформляется без абзацев, без переносов, особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов и знаков препинания.
Если знаки препинания необходимы, их пишут сокращенно
строчными буквами: «тчк» - точка, «зпт» - запятая, «двтч» двоеточие, «квч» - кавычки, «скб» - скобки. Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные, знаки «номер»,
«плюс», «минус», «проценты», «деление», вопросительный и
восклицательный знаки.
елефонограмма – это обобщенное название различных по
Т
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – устно по каналам телефонной связи – и
записываемых получателем.
Телефонограммы применяются в пределах действия местной
телефонной связи. Если телефонограмма передается нескольким
адресатам. То к ней прилагается список учреждений – адресантов с указанием номеров телефонов и фамилий, принявших телефонограмму.
Телефонограмма оформляется в одном экземпляре на специальных бланках или чистых листах.
Реквизиты телефонограммы:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата:
- номер;
дресат;
- а
- время приемы/передачи (часы, минуты);
- т
екст;
- подпись;
53
- должность и фамилия передающего/принимающего, номера
телефонов;
- отметка об исполнении и направлении документа в дело.
Телефакс (факс) – это получаемая на бумажном носителе
копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет,
однако текст должен быть понятен, и иметь все необходимые
реквизиты. Юридической силы факсимильный документ не
имеет.
Контрольные вопросы:
1. Раскройте значение понятия «протокол». Какова струк-
тура протокола и виды?
2. Чт
о такое письмо-извещение и справка? Их основное
назначение.
3. Основные виды записок и их особенности.
Тема 5
«ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРОВОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ»
План:
1. Общая характеристика и значение документации по трудо-
вым правоотношениям.
2. Кадровая документация (документация по личному со-
ставу)
а) трудовой договор
б) заявление
в) личная карточка
формы Т - 2
г) автобиография
д) личное
дело
54
е) трудовая книжка
ж) приказ по личному составу
и) резюме
к) анкета
1. Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании
статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый
порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности сотрудников, называется документацией
по личному составу. К таким документам относятся:
- трудовые контракты (договора), заключенные предприятием с
работником;
аявления по личному составу;
- з
- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе
сотрудника);
- трудовые книжки;
- личные карточки формы Т-2;
- личные дела (документы, входящие в состав личного дела);
- лицевые счета по заработной плате.
Документация по личному составу ведется с момента поступления работника на работу.
Прием на постоянную работу должен сопровождаться состав-
лением документов по следующей схеме:
Трудовой контракт (договор) с работником – приказ о приеме -
Запись в трудовой книжке – Личная карточка ф. Т-2 или личное
дело – Лицевой счет по заработной плате.
Увольнение работника производится по следующей схеме:
Заявление работника об увольнении – Приказ об увольнении - Запись в трудовой книжке – Запись в личной карточке ф. Т-2 или в
личном деле.
2. К к
ставу относятся:
адровой документации или документации по личному со-
55
а) Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор — соглаше-
ние между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по
обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда,
предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового
права, коллективным договором, соглашениями, локальными
нормативными актами и данным соглашением, своевременно и
в полном размере выплачивать работнику заработную плату,
а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
В силу этого запрещено требовать от работника выполнения не
перечисленных в договоре функций, кроме тех, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ и соответствующими федеральными законами. Положения договора могут быть изменены
только по соглашению сторон. Трудовой договор вступает в
силу со дня подписания, если не предусмотрено иное.
Согласно ст. 57 ТК РФ трудовой договор должен содер-
жать следующие основные положения:
• фамилию, имя, отчество работника и наименование
работодателя, заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность ра-
ботника и работодателя — физического лица;
• ИНН налогоплательщика (для работодателей, за ис-
ключением работодателей — физических лиц, не являющихся
индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем
трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дату заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор явля-
ются следующие условия:
• место работы, а в случае когда работник принимается
для работы в филиале, представительстве или ином обособлен-
56
ном структурном подразделении организации, расположенном
в другой местности, место работы с указанием обособленного
структурного подразделения и его местонахождения;
• трудовая функция (работа по должности в соответст-
вии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику
работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям,
специальностям связано предоставление компенсаций и льгот
либо наличие ограничений, то наименование этих должностей,
профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ;
• дата начала работы, а в случае когда заключается
срочный трудовой договор, также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения
срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной
ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты,
надбавки и поощрительные выплаты);
• режим рабочего времени и времени отдыха (если для
данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
• компенсации за тяжелую работу и работу с вредными
и (или) опасными условиями труда, если работник принимается
на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
• условия, определяющие в необходимых случаях харак-
тер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер
работы);
• условие об обязательном социальном страховании ра-
ботника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;
57
• другие условия в случаях, предусмотренных трудовым
законодательством и иными нормативными правовыми актами,
содержащими нормы трудового права.
Кроме того, по обоюдному желанию работника и работодателя могут быть конкретизированы положения об источниках
формирования дохода работника, то есть указаны различные
надбавки, премии, иного рода доплаты, размер которых также
может оговариваться.
В трудовом договоре не устанавливаются основания
увольнения работника, введение полной материальной ответственности работника, дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством.
Трудовой договор составляется в письменной форме в
двух подлинных экземплярах, один из которых передается работнику, а второй остается у руководителя. Заверяется договор
подписью руководителя и гербовой печатью.
Трудовой договор может быть:
1) сроч
(не более пяти лет), если иной срок не установлен ТК РФ, иными федеральными законами;
2) заключенным на неопределенный срок.
При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство.
Существует много разновидностей трудовых договоров,
особенности которых определяются спецификой различных
должностей.
Трудовые договоры включаются в состав личных дел либо
формируются в отдельное дело, в котором располагаются в алфавитном порядке (по фамилиям работников).
б) Заявление – это обращение граждан к кому-либо по поводу реализации личных прав и законных интересов, не связанных
с нарушением этих прав и интересов.
Выделяют д
заявление, которое оформляется при поступлении на
работу. Как правило, заявление о приеме на работу кандидат на
ным, то есть заключенным на определенный срок
ва вида заявлений по личному составу:
58
должность пишет от руки на стандартном листе размера А4 либо на бланке с трафаретным текстом.
В заявлении должны быть обязательно указаны должность
руководителя, его фамилия, имя, отчество, а также фамилия, имя,
отчество кандидата на должность, поставлены дата и подпись
заявление, оформляемое при переводе, предоставлении
отпуска, либо увольнении.
Реквизиты заявления:
- адресат – наименование должности лица, которому адре-
сован документ, его инициалы и фамилия в дательном падеже;
- адресант – фамилия, имя, отчество заявителя в родитель-
ном падеже, адрес места жительства (предлог «от» не пишется),
номер телефона;
- наименование в
- текст;
- дата;
- подпись. (Приложение 12).
в) Личная карточка — основной документ по учету
персонала предприятия, который отражает все необходимые
сведения о личности работника и его трудовой деятельности.
Личные карточки образуют картотеку личного состава и располагаются в ней в зависимости от количества работающих либо
в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям.
Карточка состоит из четырех страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы заполняются при поступлении на работу и содержат общие сведения о работнике, третья и четвертая — заполняются в процессе работы.
Личную карточку работника (форма Т-2) заполняет работник кадровой службы на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а); паспорта
или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой
книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных
и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документов
ида документа;
59
об образовании, о квалификации или наличии специальных
знаний при поступлении на работу, требующую специальных
знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может быть предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела
1 формы указывают степень знания языка: «владею свободно»,
«читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку
за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в
организации и др.) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий
стаж документов. При изменении сведений о работнике после его
назначения или перемещения по работе (изменение фамилии, семейного положения, образования и т.д.) в его личную карточку
вносят на основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, военный билет и т.д.) данные, которые работник
кадровой службы заверяет своей подписью.
При увольнении (освобождении) работника в его личной
карточке проставляют дату, номер приказа и причину увольнения (освобождения), после чего карточку сдают в архив. Срок
хранения составляет 75 лет.1
1
Согласно постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты» унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров (№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на
работу», № Т-2 «Личная карточка работника», № Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», № Т-З «Штатное
расписание», № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического
работника», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую
работу», № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую
работу», № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
№ Т-7 «График отпусков», № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении
60
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]